新編秘書實訓(xùn)

前言

　　隨著時代的發(fā)展，用人單位對秘書人才的知識、技能與素質(zhì)提出了更新、更高的要求，從而對作為秘書人才主要培養(yǎng)基地——高職高專秘書專業(yè)的人才培養(yǎng)模式、教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法提出了轉(zhuǎn)變和革新的要求。實訓(xùn)課程的開發(fā)及實施，作為當(dāng)前教學(xué)改革中的一個熱點和難點問題，越來越引起廣大專業(yè)教學(xué)工作者的關(guān)注?！　∶貢鴮嵱?xùn)課程是秘書專業(yè)學(xué)生在學(xué)習(xí)專業(yè)核心課程的過程中或之后，對秘書職業(yè)工作涉及的各個關(guān)鍵技能模塊進行強化訓(xùn)練。通過這種訓(xùn)練，有助于縮短學(xué)校專業(yè)教育與職業(yè)工作實踐之間的距離，提高學(xué)生的就業(yè)技能。正因為如此，秘書實訓(xùn)在整個專業(yè)課程體系中的地位日益突出，業(yè)已成為當(dāng)前高職高專院校秘書專業(yè)教學(xué)改革的切入點和抓手。因此，為高職高專秘書專業(yè)編寫一本新型的秘書實訓(xùn)教材具有重要的現(xiàn)實意義和探索價值?！　∽x者會發(fā)現(xiàn)，在這本書中，有不少是編寫團隊原創(chuàng)的東西，是我們實訓(xùn)教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)，我們把她奉獻出來，與國內(nèi)的同行朋友交流，共同為促進我國秘書職業(yè)教育略盡綿薄之力?！　∫?、編寫歷程　　這本《新編秘書實訓(xùn)》教材建立在我們多年來對秘書專業(yè)學(xué)生進行技能訓(xùn)練的基礎(chǔ)上。我們在訓(xùn)練過程中編寫了《秘書實務(wù)實訓(xùn)指導(dǎo)書》、《辦公自動化實訓(xùn)指導(dǎo)書》、《商務(wù)禮儀實訓(xùn)指導(dǎo)書》、《檔案管理實訓(xùn)指導(dǎo)書》等，在使用的過程中，我們不斷地改進完善。但在實施訓(xùn)練的過程中，我們也發(fā)現(xiàn)了一些問題。例如：（1）我們給出一些訓(xùn)練的題目，學(xué)生需要再到教材及相關(guān)書籍中去查找相關(guān)的知識，占用了他們很多的時間；（2）教師在安排實訓(xùn)時非常辛苦，要把實訓(xùn)的目的、要求與分?jǐn)?shù)計算等事項一遍遍地重復(fù)，學(xué)生仍然不得要領(lǐng)；（3）由于各門課程的相關(guān)性，不同的實訓(xùn)課程需要一定的整合。例如，在“秘書實務(wù)”課程中訓(xùn)練學(xué)生的“接待工作”時，他們就需要用到握手禮儀、介紹禮儀、方位禮儀等“商務(wù)禮儀”知識。他們要么出錯，要么費很多時間搜集相關(guān)的知識，使實訓(xùn)的效率下降。為了解決上述問題，我們將這些實訓(xùn)課程進行了有效整合，實訓(xùn)過程中，也感覺比較順利，學(xué)生反映也很好，畢業(yè)生及用人單位反饋的信息，對我們的實訓(xùn)給予了肯定?！　”M管如此，對于這樣一本集合了我們?nèi)w作者多年的心血，將秘書專業(yè)技能訓(xùn)練進行了多方探索和有效整合的實訓(xùn)教材，我們反復(fù)斟酌，數(shù)易其稿，仍然不敢向出版社交稿。原因在于，《秘書實訓(xùn)》與其他已有數(shù)年傳統(tǒng)的核心課程教材有所不同，它無好的先例可循，缺少一個可資評判的標(biāo)桿。尤其是，在2005年底申報普通高等教育“十一五”國家級規(guī)劃教材并于2006年評審?fù)ㄟ^后，我們更是不敢懈怠，唯恐對不起秘書界專家給予我們的信任，辜負(fù)了“十一五”國家級規(guī)劃教材的“名號”。所以，我們再次拿著我們的書稿聽取了部分高職院校及用人單位對秘書實訓(xùn)教學(xué)及實訓(xùn)教材建設(shè)的意見和建議，做了進一步的修改、完善，方才交稿。

內(nèi)容概要

　　《新編秘書實訓(xùn)》從現(xiàn)代秘書職業(yè)崗位（群）的行動領(lǐng)域分析出發(fā)，參考秘書職業(yè)資格鑒定標(biāo)準(zhǔn)，吸收現(xiàn)代企業(yè)對秘書人才的素質(zhì)、知識和能力要求，提煉了12個方面的職業(yè)技能進行模塊化訓(xùn)練，具體包括：禮儀訓(xùn)練，接待訓(xùn)練，溝通訓(xùn)練，會議訓(xùn)練，商務(wù)活動訓(xùn)練，日常事務(wù)訓(xùn)練，檔案管理訓(xùn)練，文書處理訓(xùn)練，調(diào)研訓(xùn)練，信息處理訓(xùn)練，常用辦公設(shè)備訓(xùn)練，常用辦公軟件訓(xùn)練。

書籍目錄

模塊一 禮儀訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、秘書人員的基本禮儀 二、商務(wù)交際禮儀 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 頭發(fā)護理和發(fā)型設(shè)計 訓(xùn)練二 皮膚護理和化妝 訓(xùn)練三 服飾搭配 訓(xùn)練四 舉止行為 模塊二 接待訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、接待的準(zhǔn)備工作 二、接待工作的基本程序 三、制訂接待計劃 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 日常接待的準(zhǔn)備工作 訓(xùn)練二 日常接待工作 訓(xùn)練三 重要賓客及團體的接待工作 模塊三 溝通訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、影響溝通的障礙因素 二、溝通協(xié)調(diào)的步驟 三、溝通協(xié)調(diào)的方式方法與策略技巧 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 訓(xùn)練二 溝通工作 訓(xùn)練三 協(xié)調(diào)工作 模塊四 會議訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、會議籌備階段的會務(wù)操作 二、會議進行階段的會務(wù)操作 三、會議結(jié)束階段的會務(wù)操作 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 會議籌備階段的工作 訓(xùn)練二 會議進行階段的工作 訓(xùn)練三 會議結(jié)束階段的工作 模塊五 商務(wù)活動訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、會見與會談 二、開放參觀與簽字儀式 三、慶典活動與剪彩儀式 四、新聞發(fā)布會 五、宴請活動 六、商務(wù)旅行 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 會見與會談活動 訓(xùn)練二 開放參觀活動 訓(xùn)練三 簽字儀式 訓(xùn)練四 慶典活動與剪彩儀式 訓(xùn)練五 新聞發(fā)布會 訓(xùn)練六 宴請活動 訓(xùn)練七 商務(wù)旅行 模塊六 日常事務(wù)訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、辦公室環(huán)境管理 二、安排領(lǐng)導(dǎo)日程 三、接打電話與處理郵件 四、印信與保密工作 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 辦公室環(huán)境管理 訓(xùn)練二 安排領(lǐng)導(dǎo)日程 訓(xùn)練三 接聽與撥打電話 訓(xùn)練四 處理郵件 訓(xùn)練五 印信與保密工作 模塊七 檔案管理訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、文件歸檔 二、確定全宗及立檔單位 三、檔案管理 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 文件歸檔技能訓(xùn)練 訓(xùn)練二 卷內(nèi)文件整理訓(xùn)練 模塊八 文書處理訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、公文的基礎(chǔ)知識 二、文書的種類 三、文書處理的內(nèi)容和程序 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 行政公文技能訓(xùn)練 訓(xùn)練二 商務(wù)文書技能訓(xùn)練 訓(xùn)練三 文書處理技能訓(xùn)練 模塊九 調(diào)研訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、調(diào)查研究的內(nèi)涵 二、調(diào)查研究的基本類型 三、調(diào)查研究的內(nèi)容 四、調(diào)查研究的主要方法 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 文獻調(diào)查與訪談法的訓(xùn)練 訓(xùn)練二 問卷與網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法的訓(xùn)練 模塊十 信息處理訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、信息的收集 二、信息的整理 三、信息的傳遞 四、信息的存儲 五、信息的開發(fā) 六、信息的利用 七、信息的反饋 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 信息的收集與整理 訓(xùn)練二 信息的傳遞與存儲 訓(xùn)練三 信息的開發(fā)與利用 模塊十一 常用辦公設(shè)備訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、計算機 二、傳真機 三、復(fù)印機 四、打印機 五、掃描儀 六、照相機 七、攝像機 八、投影儀 九、刻錄機 十、碎紙機 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 傳真機與復(fù)印機的使用 訓(xùn)練二 打印機與掃描儀的使用 訓(xùn)練三 數(shù)碼相機與攝像機的使用 訓(xùn)練四 刻錄機與碎紙機的使用一 模塊十二 常用辦公軟件訓(xùn)練 第一部分 知識點介紹 一、Word 二、Excel 三、PowerPoint 四、Internet 第二部分 實踐訓(xùn)練 一、實訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 Word 訓(xùn)練二 Excel 訓(xùn)練三 PowerPoint 訓(xùn)練四 Internet 參考文獻

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：   插圖：   （三）處理郵件 1.代領(lǐng)導(dǎo)拆信的注意事項 （1）機要郵件和私人郵件秘書不應(yīng)拆封，除非領(lǐng)導(dǎo)特別授權(quán)。 （2）寫明領(lǐng)導(dǎo)親啟的信件應(yīng)直接交給領(lǐng)導(dǎo)處理。 （3）如果秘書無意拆開了，在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，將信件交給領(lǐng)導(dǎo)時要致歉。 2.郵件拆封的注意要點 （1）拿到信件后應(yīng)在桌子上磕幾下，使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊，以免在拆封時遭到損壞。 （2）用剪刀從信封的右側(cè)剪下一個小邊，注意不要損壞信封上的文字、郵戳或其他標(biāo)志。 （3）信拆開后，信封不能丟掉，應(yīng)該用回形針把它與信紙或附件等夾在一起，以供查閱、回復(fù)之需。 3.信件內(nèi)信與相關(guān)資料的處理 （1）信件拆封后，首先要取出里面的所有東西，然后檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。然后檢查信封里的附件如貨單、發(fā)票、支票等是否與信里提到的內(nèi)容一致。 （2）秘書應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件。那些屬于“優(yōu)先考慮”、“緊急”的信件應(yīng)盡快呈送給領(lǐng)導(dǎo)，如緊急商務(wù)信函、國際電傳、傳真或特快專遞等。 （3）秘書在閱信時，可將信件的重點如會議通知中的時間、地點、內(nèi)容等，用記號筆做標(biāo)記，或?qū)⒅攸c摘錄下來再呈領(lǐng)導(dǎo)，可以提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。 （4）收到的廣告、宣傳單等，秘書可酌情處理，或棄或存或呈領(lǐng)導(dǎo)。 四、印信與保密工作 （一）印信的管理與使用 “印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。 1.印章的管理 （1）保管印章，必須指定政治上絕對可靠的專職或兼職秘書人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自委托他人代管。 （2）印章的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖。 （3）保持印章清晰，保管人員對所保管的印章應(yīng)定期清洗。 2.印章的使用 （1）審批檢查制度健全。 （2）用印都要進行詳細(xì)的登記。 （3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）。 3.介紹信或證明信的管理和使用 （1）介紹信的保管。正式介紹信通常專門印制并有編號；如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視。

編輯推薦

《普通高等教育"十一五"國家級規(guī)劃教材:新編秘書實訓(xùn)》可作為高等職業(yè)院校、高等?？茖W(xué)校、成人高校、民辦高校、本科院校舉辦的二級學(xué)院文秘專業(yè)的實訓(xùn)課程教材，也可供五年制高職教育、中等職業(yè)教育文秘類專業(yè)使用，并可作為社會職業(yè)培訓(xùn)的輔助教材。

圖書封面

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