秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程四級秘書

內(nèi)容概要

　　為推動秘書職業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)技能鑒定工作的開展，在秘書從業(yè)人員中推行國家職業(yè)資格證書制度，中國就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心組織專家依據(jù)《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（2006年版）》（以下簡稱《標(biāo)準(zhǔn)》）編寫了《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程勢（以下簡稱《教程》）。
　　《教程》緊貼《標(biāo)準(zhǔn)》，在內(nèi)容上，突出了“以職業(yè)活動為導(dǎo)向，以職業(yè)能力為核心”的指導(dǎo)思想，結(jié)合了最新的秘書工作理論與實踐經(jīng)驗，突出了職業(yè)培訓(xùn)特色。在結(jié)構(gòu)上，針對秘書職業(yè)活動的領(lǐng)域，按照模塊化的方式，分五級秘書（國家職業(yè)資格五級）、四級秘書（國家職業(yè)資格四級）、三級秘書（國家職業(yè)資格三級）、二級秘書（國家職業(yè)資格二級）四個級別進行了編寫，《教程》的基礎(chǔ)知識部分內(nèi)容涉及《標(biāo)準(zhǔn)》的“基本要求”，各級別的內(nèi)容分別對應(yīng)于《標(biāo)準(zhǔn)》中各級別的“工作要求”。
　　《教程》對原版教程進行了較大范圍的調(diào)整，重新設(shè)計了框架結(jié)構(gòu)，對操作技能的指導(dǎo)也更加具體。具體說明如下。
　　基礎(chǔ)知識部分：基于辦公自動化手段的變化與更新，在工作基礎(chǔ)部分把現(xiàn)代辦公所必需的辦公自動化設(shè)備使用的內(nèi)容調(diào)整到辦公事務(wù)管理，突出了對秘書操作辦公設(shè)備的能力考?；基于用人單位對秘書溝通能力的重視與強調(diào)，將人際溝通調(diào)整到工作基礎(chǔ)部分。另外，對基礎(chǔ)知識部分原有的速記、企業(yè)管理和法律法規(guī)方面的知識也進行了部分增補和調(diào)整。
　　工作要求部分：基于秘書業(yè)務(wù)工作總體構(gòu)成的邏輯性和關(guān)聯(lián)性，本次修改的內(nèi)容以辦會、辦事、辦文三個主要部分構(gòu)成，而且三個部分都力求將能力要求細化、具體化，從而形成清晰的工作流程，以利于學(xué)員形成總體的“辦會、辦事、辦文”的業(yè)務(wù)能力。

書籍目錄

第一章　會議管理
　第一節(jié)　會前籌備
　　一、擬訂會議議程、日程
　　二、提?會議地點的備選方案
　　三、布置會場和安排座次
　　四、發(fā)布會議信息
　　五、安排會議食宿
　　六、邀請會議嘉賓
　　七、準(zhǔn)備會議資料、會議用品
　　八、安排會議禮儀服務(wù)
　　九、檢查會議常州視聽設(shè)備是否正常
　第二節(jié)　會中服務(wù)
　　一、安排會議值班
　　二、接待釆訪會議的新聞媒體
　　三、做好會議的記錄工作和簡報工作
　　四、收集會議信息
　　五、反饋會議信息
　第三節(jié)　會后落實
　　一、會議文件資料收集整理的要求
?　二、會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求
　　三、會議經(jīng)費結(jié)算的方法
　　四、跟蹤反饋落實會議精神
第二章　事務(wù)管理
　第一節(jié)　接待
　　一、制定接待工作計劃
　　二、安排迎送來訪團體
　　三、安排來訪者食宿、交通、行程
　　四、安排來訪者的參觀、娛樂活動
　第二節(jié)　辦公環(huán)境管理
　　一、合理布置辦公室
　　二、營造健康、安全的辦公環(huán)境
　第三節(jié)　辦公室日常事務(wù)管理
　　一、管理印章　和介紹信
　　二、安排值班工作
　　三、管理零用現(xiàn)金并辦理報銷手續(xù)
　　四、安排上司的差旅事務(wù)
　　五、完成上司臨時交辦事項
　　六、管理時間，提高工作效率
　第四節(jié)　辦公用品與設(shè)備的使用和管理
　　一、訂購、接收、管理辦公用品
　　二、數(shù)碼相機的使用
　　三、掃描儀的使用
　　四、光盤刻錄機的使用
　　五、投影儀的使用
　　六、攝像機的使用
　第五節(jié)　信息管理
　　一、信息的收集
　　二、信息的篩選
　　三、信息的分類
　　四、信息的校核
　　五、信息的傳遞
　　六?信息的存儲
第三章　文書擬寫與處理
　第一節(jié)　文書擬寫
　　一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知
　　二、報告
　　三、清示
　　四、問答函
　　五、簡報
　　六、意向書
　　七、訂貨單
　　八、商品說明書
　第二節(jié)　收發(fā)文處理
　　一、繕印文書
　　二、校對文書
　　三、用印
　　四、傳閱文書
　第三節(jié)　文檔管理
　　一、檔案的分類
　　二、檔案檢索工具的編制
　　三、檔案的鑒定
　　四、檔案庫房及存儲檔案的管理

章節(jié)摘錄

5.簽訂書面合同會議服務(wù)已經(jīng)成為許多旅館和會議中心的重要收入來源。大型會議幾乎每一個方面都可以談判：房租、宴會費用、會議場地、宣傳、郵件以及其他大量細節(jié)，都可以討價還價。一旦談妥一切細節(jié)就把口頭協(xié)議變成書面形式，分別詳列每項具體安排。最終合同或協(xié)議應(yīng)包括如下的細節(jié)：（1） 確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。餐桌座位安排、視聽器材以及其他設(shè)備的圖表。應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議書之后。（2） 確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會者大多數(shù)人員的到達和離去日期、房費起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。（3） 確定由旅館提供的免費商品和服務(wù)（例如，會議室及其布置、特別裝飾、歡迎會的音樂和酒、飛機場接機、特別的娛樂活動、工作人員伙食等）。（4） 說明特殊設(shè)備安裝或改裝，是否要增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支怎樣負擔(dān)。（5） 確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括組織方為賓客承擔(dān)財務(wù)責(zé)任的限度。（6） 列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費用。（7） 指定可以取消預(yù)訂而不向參會單位收費的‘段時間或最后期限。協(xié)議細節(jié)不管多么細微，寫成書面合同怎樣強調(diào)也不過分。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地管理部門保持聯(lián)系。人員、旅館裝修或其他變更都可能對會議計劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡(luò)就可以應(yīng)對各種變化。

編輯推薦

《秘書國際職業(yè)資格培訓(xùn)教程四級秘書》由中央廣播電視大學(xué)出版社出版。

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