辦公室實務

前言

一年前，上海電視大學開設了“現(xiàn)代文員”專業(yè)，委托我們編寫一部《辦公室實務》，作為專業(yè)的基礎教材。我們欣然接受了。我們認為，“現(xiàn)代文員”這個專業(yè)名稱，既是創(chuàng)新，又有根據(jù)，概念科學，定位確切。1980年，上海大學文學院、江漢大學、南開大學分校，成都大學、西北建工學院等院校首先設置了“秘書專業(yè)”，開始培養(yǎng)這方面的人才。由于它適應了社會的急迫需要，這個專業(yè)得到了迅猛的發(fā)展，爾后開設本專業(yè)的學校如雨后春筍。到了2000年，全曰制高校設置秘書專業(yè)的已達205所，加上職工大學、電視大學、民辦高校、中專，這個數(shù)宇就更大了。20多年以來，有些院校至今仍沿用“秘書專業(yè)”這個統(tǒng)稱，有些再加以細分，如“行政秘書”、“企業(yè)秘書”、“科技秘書”、“電子商務秘書”、“法律秘書”、“涉外秘書”等。值得注意的是出現(xiàn)了“涉外文秘”專業(yè)，在“秘”之前加了個“文”字。“文”者，指“文書”，也指“文員”，是由來已久的，有根據(jù)的。在我國，20世紀70年代以前，政府機關和軍隊內幫助上司處理文書、事務的工作人員就有兩個正式職稱——“秘書”和“文書”。基層單位，如鄉(xiāng)政府、鎮(zhèn)政府、連隊稱“文書”（文書工作人員，即文員）；縣、團以上機關和大中型企業(yè)則稱“秘書”；法院、檢察院內則有“書記員”（相當于“文書”、“文員”）。

內容概要

本書是為上海電視大學、中央電視大學“現(xiàn)代文員”專業(yè)需要而編寫的專業(yè)基礎教材之一。全書由辦公室實務，文員實務，電話、電子通訊，郵件收發(fā)，接待實務，信訪實務，會議組織與服務，日程安排，差旅事宜，照料上司身邊瑣事，交際與禮儀，辦公室用語，印信、值班工作，文書與檔案實務，電子文檔實務等部分組成。具體而翔實地介紹了有關文員與秘書工作的程序、方法和技巧。本書的最大特點是極具務實操作的針對性，不僅適合有關專業(yè)的教學課程，而且也可廣泛地應用于相關人員的培訓速成。

書籍目錄

第一章 辦公室實務概述  1.辦公室的含義與職能  2.辦公室實務的范圍和內容  3.辦公室環(huán)境的布置和管理  4.辦公器械的使用  5.辦公用品的準備  6.辦公室和接待室的管理  7.辦公室零用現(xiàn)金管理第二章 文員實務  1.文員的工作順序  2.文員管理時間、費用的方法  3.文員的工作方法第三章 電話、電子通訊  1.電話接打  2.新型電子媒體的運用  3.新型電子工具的利用第四章 郵件收發(fā)  1.郵件的收取  2.郵件的分揀  3.郵件的拆封  4.郵件的處理  5.上司不在時郵件的處理  6.郵件寄發(fā)前的準備  7.郵件的寄發(fā)  8.電子郵件處理實務第五章 接待實務  1.文員與接待  2.接待的基本禮節(jié)  3.接待平時來訪者的實務  4.接待計劃中來賓的實務第六章 信訪實務  1.來信的受理與處理  2.來訪的接待與處理  3.來電的接聽與處理  4.企業(yè)信訪工作實例第七章 會議及會談實務  1.文秘人員與會議  2.會議的基本知識  3.會議的計劃和準備  4.會議中的實務  5.會議記錄的制作  6.會議后的實務  7.編寫會議簡報和會議紀要  8.為上司參加會議作安排  9.和同事一起開會  10.會見與會談實務  11.召開各種形式會議的方法  12.提高會議效率第八章 日程安排  1.日程安排與文秘人員  2.日程安排的意義  3.文秘人員在日程安排中的工作  4.日程安排計劃表的種類和管理  5.日程安排計劃管理第九章 差旅事宜  1.文秘人員的職責  2.與上司一起旅行  3.差旅的預訂工作  4.國(境)外旅行  5.旅行結束后的工作第十章 照料上司身邊瑣事  1.照料身邊瑣事的意義  2.照料身邊瑣事的準備  3.照料身邊瑣事的做法第十一章 交際與禮儀  1.日常舉止規(guī)范  2.握手禮儀與名片的使用  3.交際應酬的內容和信息收集  4.喜慶實務和宴會禮儀  5.喪事實務和吊唁禮儀  6.與社會團體擴大交往的準備  7.禮品和賀卡的處理  8.捐贈記錄的保存第十二章 辦公室用語  1.文員和口頭語言  2.敬語的使用  3.接待用語的使用  4.說話的方法  5.聽話的方法  6.社交話題的選擇第十三章 印信、值班工作  1.印章的制發(fā)和使用  2.介紹信的保管和使用  3.電子簽名和電子印章的制作及使用  4.保密工作的范圍和內容  5.值班工作的任務和要求第十四章 文書與檔案實務  1.公務文書的特點和作用  2.公務文書的種類和格式  3.文書處理的內容和方法  4.文書管理的內容和要求  5.檔案收集的對象和制度  6.立卷歸檔的標準和做法  7.檔案的保管和利用  8.文書歸檔新規(guī)則的內容和方法第十五章 電子文檔實務  1.電子文檔的特征和類型  2.電子文件的收集和積累  3.電子文檔的傳輸  4.電子文件的整理和著錄  5.電子文檔的存儲  6.電子文件的歸檔  7.電子文檔的利用與管理附一：調查表附二：實務測試主要參考書目

章節(jié)摘錄

插圖：第一章 辦公室實務概述1.辦公室的含義與職能1.1 辦公室的含義辦公室，一個常用的很普通的名詞，卻有著多種含義。顧名思義，辦公室是辦公的場所。辦公，是指管理人員和文職人員的日常工作，有辦公室、桌、椅，有文件、文具、電話、電腦和其他設備，工作的特點主要是腦力勞動；場所，是指室內，而不是露天操作，如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，也不是棚內操作，如貨運或養(yǎng)殖勞動等。如果具體分析，辦公室有以下幾種不同的含義。（1）廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學的教室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實驗室等等。（2）狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所。譬如：教師辦公室、護士辦公室、廠長辦公室、院長辦公室等。（3）特指的：黨和政府機關、企事業(yè)單位內的綜合辦事機構。級別高的又稱“辦公廳”。如：中共中央辦公廳、上海市人民政府辦公廳，中級的或基層的稱辦公室，如江蘇省昆山市人民政府辦公室、三星公司辦公室等。

編輯推薦

《辦公室實務》是陸瑜芳編寫的，由復旦大學出版社出版。

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