(高職高專)辦公室事務(wù)

前言

我們已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的充滿機(jī)遇與挑戰(zhàn)的時(shí)代，我們已經(jīng)跨入了21世紀(jì)的門檻。20世紀(jì)與21世紀(jì)之交的中國，高等教育體制正經(jīng)歷著一場(chǎng)緩慢而深刻的革命，我們正在對(duì)傳統(tǒng)的普通高等教育的培養(yǎng)目標(biāo)與社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要不相適應(yīng)的現(xiàn)狀作歷史性的反思與變革的嘗試。20世紀(jì)最后的幾年里，高等職業(yè)教育的迅速崛起，是影響高等教育體制變革的一件大事。在短短的幾年時(shí)間里，普通中專教育、普通高專教育全面轉(zhuǎn)軌，以高等職業(yè)教育為主導(dǎo)的各種形式的培養(yǎng)應(yīng)用型人才的教育發(fā)展到與普通高等教育等量齊觀的地步，其來勢(shì)之迅猛，發(fā)人深思。無論是正在緩慢變革著的普通高等教育，還是迅速推進(jìn)著的培養(yǎng)應(yīng)用型人才的高等職業(yè)教育，都向我們提出了一個(gè)同樣的嚴(yán)肅問題：中國的高等教育為誰服務(wù)，是為教育發(fā)展自身，還是為包括教育在內(nèi)的大千社會(huì)？答案肯定而且惟一，那就是教育也置身其中的現(xiàn)實(shí)社會(huì)。由此又引發(fā)出高等教育的目的問題。既然教育必須服務(wù)于社會(huì)，它就必須按照不同領(lǐng)域的社會(huì)需要來完成自己的教育過程。換言之，教育資源必須按照社會(huì)劃分的各個(gè)專業(yè)（行業(yè)）領(lǐng)域（崗位群）的需要實(shí)施配置，這就是我們長期以來明乎其理而疏于力行的學(xué)以致用問題，這就是我們長期以來未能給予足夠關(guān)注的教育目的問題。如所周知，整個(gè)社會(huì)由其發(fā)展所需要的不同部門構(gòu)成，包括公共管理部門如國家機(jī)構(gòu)、基礎(chǔ)建設(shè)部門如教育研究機(jī)構(gòu)和各種實(shí)業(yè)部門如工業(yè)部門、商業(yè)部門，等等。每一個(gè)部門又可作更為具體的劃分，直至同它所需要的各種專門人才相對(duì)應(yīng)。教育如果不能按照實(shí)際需要完成各種專門人才培養(yǎng)的目標(biāo)，就不能很好地完成社會(huì)分工所賦予它的使命，而教育作為社會(huì)分工的一種獨(dú)立存在就應(yīng)受到質(zhì)疑（在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下尤其如此）?？梢詳嘌?，按照社會(huì)的各種不同需要培養(yǎng)各種直接有用人才，是教育體制變革的終極目的。

內(nèi)容概要

《辦公室事務(wù)》(第二版)是新世紀(jì)高職高專教材編審委員會(huì)組編的文秘類課程規(guī)劃教材之一。    本教材的編寫在內(nèi)容的選擇與安排上打破了以往教材常見的“辦文、辦會(huì)、辦事”的結(jié)構(gòu)框架，除了有重點(diǎn)地介紹了辦公室常規(guī)性事務(wù)外，還有選擇性地增加了一些企業(yè)行政與后勤方面的綜合性事務(wù)，如員工生活事務(wù)、車輛管理事務(wù)等，同時(shí)將對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)、客戶投訴處理等內(nèi)容整合進(jìn)來。這樣做的目的主要是考慮企業(yè)，尤其是中小企業(yè)在實(shí)際管理中，許多行政與后勤事務(wù)就是由綜合辦公室來完成或協(xié)助完成的。我們力求通過對(duì)課程教學(xué)內(nèi)容的選擇與拓展來適當(dāng)拓寬學(xué)生的就業(yè)面和就業(yè)能力，也反映了我們對(duì)秘書職業(yè)教育教學(xué)內(nèi)容的新思考。        在編寫體例上，每章以項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)的方式來呈現(xiàn)，目的是方便教師在教學(xué)中根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行重新選擇和組合，而不必拘泥于教材固有的內(nèi)容和順序。每個(gè)項(xiàng)目由“情景案例—學(xué)習(xí)任務(wù)—知識(shí)準(zhǔn)備—技能訓(xùn)練—實(shí)用工具／補(bǔ)充案例”構(gòu)成，力圖符合學(xué)生的接受特點(diǎn)。其中“知識(shí)準(zhǔn)備”不追求面面俱到，不追求深入論證，以相關(guān)知識(shí)基本夠用為主，以基本問題為度，例如對(duì)車輛管理事務(wù)的介紹即選擇了自常用車管理和車輛安全管理這兩個(gè)著餌艮點(diǎn)，教學(xué)中可以根據(jù)實(shí)際需要由教師進(jìn)行補(bǔ)充?！凹寄苡?xùn)練”強(qiáng)調(diào)培訓(xùn)學(xué)生的領(lǐng)悟力，不追求傳統(tǒng)的有固定答案的練習(xí)形式。“實(shí)用工具”則提供了每個(gè)項(xiàng)目中常用的表單等內(nèi)容，既是學(xué)生應(yīng)掌握的內(nèi)容，也是便捷的工具箱，同時(shí)也體現(xiàn)了辦公室事務(wù)管理的規(guī)范化。

書籍目錄

引言第一章  日常事務(wù)(一)　項(xiàng)目一　印信事務(wù)　項(xiàng)目二　郵件事務(wù)　項(xiàng)目三　值班事務(wù)第二章  日常事務(wù)(二)　項(xiàng)目一　資料整理　項(xiàng)目二　物品管理　項(xiàng)目三　現(xiàn)金管理第三章  日常事務(wù)(三)  項(xiàng)目一　前臺(tái)接待  項(xiàng)目二　約會(huì)安排  項(xiàng)目三　時(shí)間管理  項(xiàng)目四　差旅安排第四章　禮儀事務(wù)  項(xiàng)目一　宴請(qǐng)事務(wù)  項(xiàng)目二　慶典事務(wù)  項(xiàng)目三　喪儀事務(wù)第五章　團(tuán)體接待事務(wù)  項(xiàng)目一　接待的準(zhǔn)備  項(xiàng)目二　接待的實(shí)施第六章　對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)  項(xiàng)目一　與政府部門聯(lián)絡(luò)  項(xiàng)目二　與新聞媒體聯(lián)絡(luò)  項(xiàng)目三　與社區(qū)公眾聯(lián)絡(luò)第七章　員工生活事務(wù)  項(xiàng)目一　員工餐廳事務(wù)  項(xiàng)目二　員工宿舍事務(wù)第八章　車輛管理事務(wù)  項(xiàng)目一  日常用車管理  項(xiàng)目二　車輛安全管理第九章　環(huán)衛(wèi)消防事務(wù)  項(xiàng)目一　環(huán)衛(wèi)事務(wù)  項(xiàng)目二　消防事務(wù)第十章　危機(jī)事務(wù)處理  項(xiàng)目一　客戶投訴處理  項(xiàng)目二　突發(fā)事件處理參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：（2）盡量不要在周一上午或周五下午及節(jié)假日前后安排約會(huì)，因?yàn)檫@些時(shí)間上司往往要處理很多積壓的日常事務(wù)。（3）不要在周末、假日或?qū)Ψ叫菹⑷瞻才偶s會(huì)，否則會(huì)影響上司及對(duì)方的休息。（3）盡量不要在臨近下班時(shí)安排約會(huì)，否則可能會(huì)影響上司順利完成當(dāng)天的工作。在具體安排約會(huì)時(shí)，可以使用約會(huì)日程表，對(duì)約會(huì)的具體時(shí)間、地點(diǎn)、約見對(duì)象名單、參加人員名單等內(nèi)容簡(jiǎn)單清楚地予以呈現(xiàn)。約會(huì)日程表一般應(yīng)當(dāng)給上司一份，給有關(guān)科室和司機(jī)各一份，秘書人員自己留一份，但只有給上司和秘書人員自己的日程表才允許內(nèi)容詳細(xì)，以免泄密。3.約會(huì)提醒安排好約會(huì)后，對(duì)上司、對(duì)方及有關(guān)人員進(jìn)行適時(shí)的提醒是非常必要的。（1）如果為上司安排了一個(gè)外面的約會(huì)，在他離開辦公室之前，最后打電話再確認(rèn)一下。（2）特別重要的約會(huì)，在接近約會(huì)的時(shí)間前，應(yīng)該與對(duì)方再聯(lián)絡(luò)，確保約會(huì)順利進(jìn)行。（3）安排約會(huì)時(shí)要向?qū)Ψ秸f明約會(huì)的內(nèi)容、時(shí)間是得到上司同意的。（4）下班前將第二天的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，一張送交上司，一張交給司機(jī)，一張自己保存，以供提醒。（5）必要時(shí)需要電話與郵件的相互補(bǔ)充確認(rèn)。4.約會(huì)變更約會(huì)一經(jīng)確定后，除非萬不得已，不應(yīng)該輕易改變。但有時(shí)候確實(shí)存在難以預(yù)料的變化，導(dǎo)致預(yù)約好的約會(huì)不得不變更。尤其是由于己方的原因而變更約會(huì)，秘書人員更應(yīng)該妥善處理，一是要盡快通知對(duì)方，以免耽誤了對(duì)方的時(shí)間和工作；二是要委婉地說明變更的原因，請(qǐng)求對(duì)方的諒解，并有必要為變更約會(huì)而給對(duì)方帶來的麻煩表示誠懇的歉意。二：約會(huì)安排的注意事項(xiàng)1.注意上司的時(shí)間表秘書人員為上司安排約會(huì)時(shí)，不要隨便打亂上司的常規(guī)工作，要注意配合上司的工作規(guī)律和生活習(xí)慣等，心中要有上司的時(shí)間表，心中有數(shù)了才能夠安排妥當(dāng)。2.注意時(shí)間留有余地秘書人員為上司安排約會(huì)時(shí)，在時(shí)間上一定要留有充分而必要的余地，切不可約會(huì)與約會(huì)之間空隔時(shí)間太緊或太松，如果是外出約見客戶，還要留出足夠的路上所需時(shí)間。3.注意適當(dāng)保密比如制作分發(fā)上司約會(huì)日程表時(shí)，對(duì)于發(fā)給有關(guān)人員如司機(jī)的日程表，上面的內(nèi)容與其有關(guān)的部分寫詳細(xì)一點(diǎn)兒就可以，其余則不寫或略寫，以免不慎讓競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手看到而造成泄密。

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《辦公室事務(wù)(第2版)》：新世紀(jì)高職高專文秘類課程規(guī)劃教材

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