申辦、舉辦大型國際科技會議實用指南

前言

在當今科學界國際科技會議越來越成為科學家之間進行交流、了解科學前沿研究進展、商談合作的一種有效形式。同時，國際組織也越來越多地利用國際會議擴大自身影響，發(fā)起重大國際合作計劃，就重大科技問題發(fā)表聲明。國際會議已成為國際科技合作與交流中應(yīng)用最廣泛、效果最為顯著的形式之一。在全球范圍內(nèi)，每年召開的國際科技會議，大概在20000個左右，其中各個學科領(lǐng)域重要的國際會議大概有4000個。這些會議大多在美國和歐洲等主要科技強國舉行。近年來，隨著我國綜合國力及科研實力的不斷增強，由我國科學界主辦或承辦的國際科技會議愈來愈多，呈逐年上升的態(tài)勢。以中國科學院為例，2007年達到330個，平均每天都有一個國際會議。大型國際科技會議數(shù)量也在逐步增長，一方面是科研機構(gòu)根據(jù)自身優(yōu)勢領(lǐng)域積極組織舉辦大型國際會議，另一方面國際組織的系列會議也越來越多地選擇我國的相應(yīng)機構(gòu)作為會議的承辦方。舉辦大型國際科技會議給我國科學界提供了一個國際合作與交流、擴大國際影響、培養(yǎng)和推出優(yōu)秀人才、促進相關(guān)領(lǐng)域研究發(fā)展的最佳舞臺；同時如何保證會議的學術(shù)水平、會務(wù)組織與管理的高效與有序?qū)ξ覀冇质且粋€新的挑戰(zhàn)。一個大型國際科技會議的成功與否，一是看它的學術(shù)水平，二是看它的會務(wù)組織水平，而無論是會議的學術(shù)水平還是會務(wù)組織水平都與會議的組織管理密切相關(guān)，可以說，大型國際科技會議的組織管理水平直接關(guān)系到會議的成功與否。為進一步加強對我國科研單位申辦和舉辦大型國際科技會議的指導(dǎo)，提高會議整體規(guī)劃水平和會議管理水平，保證更多的大型高水平國際科技會議在華成功舉行，促進對外科技合作與交流，我們組織編寫了《申辦、舉辦大型國際科技會議實用指南》一書，力求系統(tǒng)地介紹會議申辦、會議組織（學術(shù)和會務(wù)）、會議評估與總結(jié)的有關(guān)要求與流程。

內(nèi)容概要

大型國際科技會議的組織與管理是一個系統(tǒng)工程，其涵蓋的內(nèi)容極其廣泛，涉及法律法規(guī)、外事規(guī)章制度、媒體宣傳、外匯與財勢管理、對內(nèi)對外公關(guān)活動、安全保障及應(yīng)急預(yù)案、宗教信仰、知識產(chǎn)權(quán)與涉密問題、考察與旅游、出版物出版、公眾科普、項目流程管理等各個方面，本書正是為這一系統(tǒng)提供全面解決方案的指南。

書籍目錄

前言第一章  大型國際科技會議概述  第一節(jié)　國際會議的定義和類型    一、國際會議的定義    二、國際會議的類型  第二節(jié)　國際科技會議的作用  第三節(jié)  大型國際科技會議組織與管理的重要性第二章  申辦大型國際科技會議　第一節(jié)　基本程序    一、建立申辦機構(gòu)    二、申辦審批程序    三、制定申辦計劃    四、編制申辦預(yù)算并籌措申辦資金  第二節(jié)  申辦書的準備    一、會議的主題    二、會議的時間    三、大會組織機構(gòu)    四、學科領(lǐng)域介紹    五、會議的初步學術(shù)交流安排    六、會議地點及會場的選擇    七、飯店、交通通信的介紹    八、對舉辦國及城市的介紹    九、會后參觀景點介紹    十、會議大致經(jīng)費預(yù)算    十一、相關(guān)單位的大力支持  第三節(jié)　現(xiàn)場申辦    一、現(xiàn)場陳述申辦報告　　二、申辦公關(guān)活動    三、其他申辦材料的現(xiàn)場發(fā)放    四、申辦成功后的事宜　第四節(jié)　注意事項    一、加強溝通、及時聯(lián)絡(luò)    二、合理預(yù)算、理性申辦第三章　舉辦大型國際科技會議基本程序　第一節(jié)　基本程序及概論    一、國際會議基本程序——以工作內(nèi)容分類    二、國際會議基本程序——以時間流程分類  第二節(jié)　國際會議的報批及經(jīng)費申請    一、國際會議的報批    二、國際會議的經(jīng)費申請第四章　大型國際科技會議學術(shù)部分的組織與實施　第一節(jié)　會議機構(gòu)的設(shè)立    一、國際組織委員會(Organizing Committee)      二、大會主要領(lǐng)導(dǎo)(VIP)    三、學術(shù)委員會(scientific Program Committee)    四、顧問委員會(Advisory committee)    五、地方組織委員會(Local Organizing Committee)    六、會議秘書處(Secretariat)　　七、確定會議對外聯(lián)絡(luò)人(Contact Person)  第二節(jié)　會議主題與專業(yè)內(nèi)容的確立    一、會議主題及分會主題／議題的確立    二、大會特邀報告人及特邀嘉賓的邀請    三、大會報告的確立    四、分會召集人的確立    五、墻報(Poster)      六、會議初步日程的確立(Drafft conference Agenda)      七、征文通知(Announcement)    八、系統(tǒng)演示(Demo)      九、學術(shù)參觀考察(Field Trip)  第三節(jié)　論文評審　　……第五章　大型國際科技會議會務(wù)部分的組織與實施第六章　評估與總結(jié)第七章　常見問題與解答附錄一　與國際會議相關(guān)的規(guī)章制度附錄二　與國際會議相關(guān)的文件樣本附錄三　北京涉外會議定點場所——政府采購名錄附錄四　中英文對照詞表

章節(jié)摘錄

一、國際會議的定義國際會議是國際關(guān)系發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物，它經(jīng)歷了一個發(fā)展、演變的過程。隨著人類社會的不斷發(fā)展，國際會議已成為世界各國進行交往和聯(lián)系的一種重要形式，在國際社會致力于解決世界各國共同關(guān)心問題的努力中占據(jù)越來越突出的地位。真正具有現(xiàn)代意義的國際會議，源于17世紀中葉在德國召開的威斯特伐利亞會議。這次會議旨在解決30年戰(zhàn)爭（1618一1648年）問題。當時歐洲大陸的多數(shù)國家，如神圣羅馬帝國、瑞典、法國、西班牙等，都派代表參加了會議。威斯特伐利亞會議開創(chuàng)了近代國家間通過舉行大規(guī)模國際會議這種形式來解決重大國際問題的先河。這次會議雖在組織及程序上還不完善，但仍解決了許多技術(shù)性問題，如禮賓禮儀規(guī)定、代表的位次、代表的全權(quán)證書等，會議中出現(xiàn)了大量的磋商和斡旋。威斯特伐利亞會議之后，國際會議的實踐不斷豐富。國際會議在第二次世界大戰(zhàn)后更加頻繁，進入了高速發(fā)展的時期。第二次世界大戰(zhàn)后40余年來舉行的國際會議，其數(shù)量遠遠超過了被譽為“國際會議世紀”的19世紀。國際會議已成為國際社會進行多邊交往和解決眾多國際問題的一個重要手段。之所以有如此變化，原因主要有兩個方面：首先，第二次世界大戰(zhàn)后新興的獨立國家如雨后春筍，國際社會隨之不斷擴大，而交通、通訊方面發(fā)生的驚人革命又使國際社會聯(lián)系更加緊密。世界經(jīng)濟、貿(mào)易、科技、文化的巨大發(fā)展，使世界各國的關(guān)系更加豐富、復(fù)雜，互相依賴性不斷加深。與此同時，人類社會面臨的諸如人口過多、糧食短缺、環(huán)境污染、可持續(xù)發(fā)展等一系列問題的威脅不斷加劇。這一切都需要國際社會進行持續(xù)不斷的共同努力。國際會議自然成為世界各國一道致力于解決共同關(guān)心的問題和調(diào)整相互關(guān)系的重要形式之一。

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《申辦、舉辦大型國際科技會議實用指南》由知識產(chǎn)權(quán)出版社出版。

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