秘書與辦公室工作

前言

　　秘書者，掌管文書并協(xié)助領導處理日常工作之人。秘書職業(yè)，也許可以追溯到悠遠的古代，但今天已經(jīng)面目全新，不僅注入了全新的現(xiàn)代內(nèi)容，而且具有廣泛的社會需求。據(jù)近幾年全國人才市場統(tǒng)計，秘書人才需求一直位列前十。全國千余所各類高校設有秘書專業(yè)，秘書教育呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展的勢頭?！　∶貢殬I(yè)雖然古老，秘書教育卻是年輕的專業(yè)，它的發(fā)展完善，需要不懈的積極探索，需要長期的學科積淀。秘書教育具有較強的實踐品格，高職高專教育應有較強的就業(yè)意識：緊緊跟蹤人才市場以獲取教育信息，及時適應人才市場以滿足社會需求。由中國高等教育學會策劃、秘書學專業(yè)委員會組織編寫的全國高職高專文秘專業(yè)規(guī)劃教材，盡力切合高職高專教與學的實際，努力滿足社會對秘書職業(yè)的基．本要求，在“培養(yǎng)目標的應用性，課程設置的職業(yè)性，教學方法的實踐性”等方面，進行了值得稱道的探索?！　∵@套教材有許多突出的特點。比如，教材不苛求學科理論體系的完備，以“夠用”、“適用”的原則組編教學內(nèi)容。教材由引例、應知應會、課堂練習、課外練習’和知識鏈接等部分組成，將最必要者寫入“應知應會”，其他內(nèi)容放進“知識鏈接”。這種編寫模式，減輕了課堂教學的壓力，適合課堂教學實際，便于教師使用教材和組織教學。又如，教材注意貼近秘書工作的實際，有大量源于秘書現(xiàn)實工作的示例與案例，設計了許多情境模擬訓練。通過課堂內(nèi)外的學習，讓學生獲得必要的秘書學知識；通過不同模式的訓練，讓學生生發(fā)出基本的職業(yè)技能。這為學生校外實訓和頂崗工作奠定了良好基礎，符合高等職業(yè)教育的發(fā)展方向?！　‘斎唬寄艿呐囵B(yǎng)，人才的造就，不可能在學校階段完成；學校教育只是人生起跑線上的踏板，今后的職業(yè)實踐在秘書生涯中也許更有意義。教材的完善，學科的成熟，實非一日之功；這套教材只是秘書專業(yè)課程發(fā)展的一種嘗試，但這種嘗試，也許就是新世紀學科前進的一塊重要的踏腳石。

內(nèi)容概要

本教材是由全國高等教育學會策劃、全國高教學會秘書學專業(yè)委員會組編的高職高專文秘專業(yè)規(guī)劃教材。        本教材主要有如下特點：    第一，本教材由具有豐富辦公室工作實踐經(jīng)驗的工作人員和秘書課程教學經(jīng)驗的高職院校教師參與編寫，是為了彌補現(xiàn)行同類教材的不足，對秘書遇到的各類辦公室工作進行的科學、合理、規(guī)范的分類和歸類，即，秘書與辦公室管理、辦公室日常事務、辦公用品的管理、文書處理、檔案管理、會務工作、辦公效率和時間管理、信息工作、郵件服務與管理、商務旅行等。    第二，本教材在教學內(nèi)容的取舍上，既參照了劍橋秘書證書的考試大綱（代表著國際秘書趨向與規(guī)范），又涵蓋了國家秘書職業(yè)資格考試中對秘書（三級、四級）在辦公室工作中的知識和技能要求；既注意了與國際秘書接軌，又突出了秘書的關鍵職業(yè)能力，很適合秘書辦公室工作關鍵技能的培訓。        第三，本教材在知識與技能的傳授上，不貪多求全，而本著必需、夠用、實用的原則，教給同學們辦公室各項工作的操作程序和規(guī)則，使同學們易懂、易學、易上手，切實提高同學們辦公室工作的實踐動手能力。    第四，本教材的每一章節(jié)，都精心設計了“引例”、“應知應會”、“課堂練習”、“課后練習”、“知識鏈接”五個板塊。這一全新的體例，既符合認識論的原理、人們思維的邏輯，又便于課堂討論、案例教學、啟發(fā)式教學，也便于學生實踐。

書籍目錄

前言第一章　秘書與辦公室管理　第一節(jié)　組織結構　第二節(jié)　辦公室職能　第三節(jié)　辦公室環(huán)境　　第四節(jié)　秘書人員第二章　辦公室日常事務　第一節(jié)　電話服務與管理　第二節(jié)　值班工作　第三節(jié)　接待工作　第四節(jié)　印信管理第三章　辦公用品的管理　第一節(jié)　辦公用品的采購、發(fā)放和管理　第二節(jié)　庫存控制　　第三節(jié)　常用辦公設備的使用和管理第四章　文檔管理　第一節(jié)　文書的形成與處理　第二節(jié)　檔案管理　第三陳　商務文書第五章　會務工作　第一節(jié)　會前的籌備　第二節(jié)　會中的職能　第三節(jié)　會后的工作第六章　辦公效率和時間管理　第一節(jié)　日程安排　　第二節(jié)　日志系統(tǒng)　　第三節(jié)　約會安排　　第四節(jié)　承辦周期制度第七章　信息工作　第一節(jié)　信息的收集　第二節(jié)　信息的處理第八章　郵件服務與管理　第一節(jié)　電子郵件的收發(fā)　第二節(jié)　電子郵件的管理第九章　商務旅行　第一節(jié)　旅行準備工作　第二節(jié)　旅行計劃與日程表主要參考文獻

章節(jié)摘錄

　　第二章　辦公室日常事務　　第一節(jié)　電話服務與管理　　一、引例　　先喜后悲　　總經(jīng)理一天三遍電話詢問秘書小王，了解南方市場的銷售情況。小王連續(xù)打了幾個長途電話，南方辦事處的員工都不在家，得不到答復。總經(jīng)理外出，臨行時叮囑小王只要一得到南方銷售情況的電話，就立即通知他，以便及時調整下個季度的生產(chǎn)任務?！　⌒⊥踔形缥葱菹?，終于打通了長途電話，接電話的正是南方辦事處的吳主任。吳主任說：“形勢大好啊，我正忙著與港商洽談10萬套西服的出口合同呢！面料、樣．式都和上次一樣?！薄　　澳翘昧?，能成功嗎？”小王問?！　　肮烙媶栴}不大，意向書已經(jīng)簽訂，今天下午四點進一步洽談有關細節(jié)，然后簽訂合同。”吳主任說?！澳俏宜臅r半再與您聯(lián)系，等著您的好消息！”小王說?！八狞c半我有個會，讓小李跟你聯(lián)系吧?！眳侵魅握f?！　⌒⊥鮿偡畔码娫?，總經(jīng)理秘書小劉來電話催問。小王回答說：“吳主任講了，形勢大好，正與港商洽談10萬套西服的出口合同?！薄俺晒Φ陌盐沾髥?？”小劉問?！敖裉煜挛缢臅r正式簽約，面料、式樣與上次完全一樣。”“那就是說只有簽約的手續(xù)了？”小劉還不放心?！笆堑模毙⊥蹩隙ǖ卣f，“我接到簽約的電話就立即告訴你?！薄　⌒⒃诳偨?jīng)理桌上的記事本上寫道：“辦公室小王接到南方辦事處吳主任電話，與港商洽談出口10萬套西服合同，面料、式樣同上次一樣。今天下午四點正式簽約。3月25日，小劉?！薄　∠挛缥妩c半，總經(jīng)理回到辦公室，看到留言條后非常高興，他撥通電話，要求采購員立即按上次要求進貨，通知設計部門做好準備，維護部門抓緊時間維護修理機器設備，生產(chǎn)部門立即招收一批熟練技工……時間就是金錢，總經(jīng)理超前做了安排。

圖書封面

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