辦公室事務(wù)管理

內(nèi)容概要

　　《辦公室事務(wù)管理》圍繞秘書在辦公室事務(wù)管理中的各項(xiàng)工作展開論述，涵蓋了秘書的基礎(chǔ)工作，即辦公室事務(wù)管理的基本內(nèi)容。全書共七章，包括緒論、辦公室環(huán)境、常規(guī)辦公室工作、辦公用品管理、辦公效率及時(shí)間管理、辦公室信息資源管理和檔案管理?！掇k公室事務(wù)管理》一般每章的開頭都由導(dǎo)入案例提出問(wèn)題，從而引出正文，章后配有本章小結(jié)、關(guān)鍵概念、思考與練習(xí)、案例評(píng)點(diǎn)等，方便學(xué)生學(xué)習(xí)。

書籍目錄

第一章 緒論
　第一節(jié) 辦公室及其功能
　第二節(jié) 辦公室管理的實(shí)施維度
第二章 辦公室環(huán)境
　第一節(jié) 辦公環(huán)境及其優(yōu)化
　第二節(jié) 辦公環(huán)境的維護(hù)和管理
第三章 常規(guī)辦公室工作
　第一節(jié) 辦公室電話通信
　第二節(jié) 印章和介紹信管理
　第三節(jié) 值班管理
　第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理
第四章 辦公用品管理
　第一節(jié) 常用辦公設(shè)備管理
　第二節(jié) 庫(kù)存控制
　第三節(jié) 辦公資源采購(gòu)和管理
第五章 辦公效率及時(shí)間管理
　第一節(jié) 時(shí)間管理一般方法
　第二節(jié) 日常工作時(shí)間安排
　第三節(jié) 管理日志
　第四節(jié) 約會(huì)安排
第六章 辦公室信息資源管理
　第一節(jié) 辦公室常用信息概述
　第二節(jié) 信息資源管理流程
　第三節(jié) 做好辦公室信息工作
第七章 檔案管理
　第一節(jié) 檔案管理概述
　第二節(jié) 檔案管理程序
　第三節(jié) 檔案管理制度和原則
　第四節(jié) 檔案利用和服務(wù)
主要參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁(yè)：插圖：四、正確處理突發(fā)事件作為一個(gè)合格的秘書，還要能應(yīng)對(duì)辦公區(qū)內(nèi)可能發(fā)生的一些緊急情況，如火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病、暴力攻擊和炸彈威脅等，并能夠充分利用各種條件處理緊急情況，盡可能減輕緊急情況的后果的嚴(yán)重程度，做好緊急情況的發(fā)生和處理的記錄。（一）緊急情況的應(yīng)對(duì)策略緊急情況是指發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或者突發(fā)的，并可能帶來(lái)危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。每一個(gè)組織有責(zé)任保證在其辦公地點(diǎn)的工作人員和來(lái)訪者的安全。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于緊急情況，需要注意采取以下的預(yù)防措施：（1）以書面形式確定緊急情況處理程序，其中應(yīng)清楚地記錄諸如火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或者發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)時(shí)的具體處理程序。（2）用上述處理程序培訓(xùn)所有的人員，如健康、安全培訓(xùn)，急救培訓(xùn)，保安人員的特殊培訓(xùn)等。（3）張貼有關(guān)的緊急程序，讓所有的人員了解、明確各級(jí)管理人員的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，要確定相關(guān)的責(zé)任人。（4）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報(bào)警裝置等。一旦發(fā)生緊急情況，秘書人員首先要保持冷靜，然后針對(duì)不同的情況分別處理：（1）火災(zāi)。如果遇到火災(zāi)應(yīng)該立即拉響警報(bào)鈴，并立即使用疏散程序，以保證最大的安全；疏散時(shí)，所有窗戶和門以及防火門應(yīng)該關(guān)閉，以減少火勢(shì)蔓延；工作人員應(yīng)該留下提包和個(gè)人物品迅速疏散，保證人身安全；電梯在疏散時(shí)不應(yīng)該使用；根據(jù)火情選擇相應(yīng)的消防設(shè)備滅火。（2）炸彈威脅。如果發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)，應(yīng)該立即拉響炸彈威脅警報(bào)鈴；立即采取相應(yīng)的疏散程序，以保證最大的安全；疏散時(shí)，所有的窗戶和門應(yīng)該完全打開，以減少碎玻璃飛濺的危險(xiǎn)；工作人員在可能的情況下應(yīng)該拿走自己的個(gè)人物品，以能夠檢查余下的可疑物品；根據(jù)情況用掃描設(shè)備檢查險(xiǎn)情。（3）人員傷害或者疾病。如果發(fā)生人員傷害或者疾病，應(yīng)該立即呼叫急救員或者急救中心；向有關(guān)人員報(bào)告并進(jìn)行力所能及的救助；保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)等待有關(guān)人員處理。（二）緊急情況記錄常識(shí)所有的事故、火災(zāi)或者其他緊急情況都要報(bào)告和記錄。即使事故的結(jié)果沒(méi)有發(fā)生傷害或者破壞，也應(yīng)該報(bào)告和記錄。這樣做符合法律要求，能監(jiān)督事故，保證采取措施消除原因和隱患，也是安全教育的案例資料，還可以提供準(zhǔn)確的記錄，以便對(duì)有關(guān)的善后處理提供依據(jù)。事故應(yīng)該立即報(bào)告給上級(jí)或者安全主管，具體要求填寫《事故情況記錄表》和《工傷情況報(bào)告表》，證人和事故涉及的人員有可能也需要完成證人記錄?！妒鹿是闆r記錄表》通常記錄下面的信息：事故日期；事故地點(diǎn)；事故涉及人員；事故的證人；事故過(guò)程的概述和填寫事故記錄表的人員簽名。

編輯推薦

《辦公室事務(wù)管理》是中等職業(yè)教育文秘專業(yè)規(guī)劃教材之一。

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