Office辦公軟件應用標準教程

前言

辦公自動化是綜合運用計算機技術、通信技術和自動化技術來研究如何實現(xiàn)各項辦公業(yè)務自動化的一門新興交叉科學。辦公自動化的產(chǎn)生和發(fā)展是適應社會信息化、管理科學化和決策現(xiàn)代化需求的必然結果。隨著Office辦公軟件在各行各業(yè)的廣泛應用，熟練運用Office辦公軟件已經(jīng)成為辦公人員所必須具備的技能之一。Office 2007是微軟公司最新推出的辦公自動化系列軟件，由Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007、Access 2007、Outlook 2007等多個組件組成。新版本的Office 2007不僅在原有功能的基礎上進行了較大的改進和增強，而且還增加了許多新的功能。其直觀的工作界面使用戶的操作更加簡單，從而為用戶進一步提高工作效率奠定了良好的基礎。本書深入淺出，圖文并茂，以圖析文，直觀生動，并結合大量Office辦公中常用的應用實例幫助讀者理解知識，為讀者使用Office辦公軟件提供捷徑。1．本書主要內(nèi)容本書主要對Office 2007中的各個常用組件進行了詳細的介紹，其內(nèi)容包括Word 2007（文字處理軟件）、Excel 2007（電子表格處理軟件）、PowerPoint 2007（多媒體演示文稿制作軟件）和Outlook 2007（郵件管理軟件）的辦公應用知識。全書共分為13章，各章的內(nèi)容概括如下。第1章講解與辦公自動化相關的基礎知識，介紹辦公自動化的概念、特點和功能，以及辦公系統(tǒng)的基本設備、常用辦公軟件等內(nèi)容。第2章講解Word 2007基本操作，介紹Word 2007中文版的基礎知識，包括Word窗口界面及組成部分、文檔文本的基本操作、文檔視圖方式、查找和替換等內(nèi)容。第3章主要介紹Word文檔格式的設置方法，包括設置字體格式、設置段落格式、編號和項目符號的使用、中文版式，以及樣式的應用等內(nèi)容。第4章介紹如何制作圖文并茂的文檔效果，包括插入圖片和剪貼畫的方法、設置圖片格式、繪制形狀、插入文本框和藝術字，以及創(chuàng)建表格等內(nèi)容。第5章講解Word 2007的排版技術，主要介紹了分頁和分節(jié)、分欄效果的設置，以及設置頁面背景、設置頁面效果和打印輸入文檔等內(nèi)容。第6章介紹Word文檔中的高級操作，包括目錄和索引的使用方法、添加批注和修訂、校對文檔，以及保護文檔等內(nèi)容。第7章講解Excel基礎操作，介紹窗口的界面及組成元素、創(chuàng)建及管理工作簿、輸入及編輯單元格內(nèi)容、設置單元格格式及格式化工作表等內(nèi)容。第8章主要介紹Excel工作表中公式與函數(shù)的應用，包括單元格的引用、公式中的運算符和優(yōu)先級、如何編輯和審核公式，以及常見函數(shù)介紹等內(nèi)容。第9章講解Excel圖表的相關知識，主要包括對圖表類型的介紹、創(chuàng)建圖表的方法、圖表的基本操作，以及數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖等內(nèi)容。第10章講解數(shù)據(jù)分析及安全設置，介紹排序、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)的分類匯總、保護工作簿及工作表等內(nèi)容。第11章講解PowerPoint基礎知識，介紹窗口界面及視圖切換、創(chuàng)建及保存演示文稿、添加文本、插入超鏈接和媒體剪輯、設計幻燈片和使用相冊等內(nèi)容。第12章主要介紹幻燈片的演示和發(fā)布，包括如何為幻燈片中的對象添加動畫效果、設置幻燈片切換效果、設置幻燈片放映方式、錄制旁白和排練計時，以及幻燈片放映過程中的標注等內(nèi)容。第13章講解收發(fā)與管理電子郵件，介紹Outlook的新增功能及窗口簡介，收發(fā)、閱讀、回復、轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件，以及創(chuàng)建郵件規(guī)則和添加后續(xù)標志，使用聯(lián)系人、日歷、日記等內(nèi)容。2．本書特色本書結合辦公用戶的需求，詳細介紹了Office 2007常用辦公軟件的應用知識，具有以下特色?！?豐富實例  本書每章以實例形式演示Office 2007各組件的操作應用知識，便于讀者模仿學習操作，同時方便教師組織授課。· 彩色插圖  本書提供了大量精美的實例，在彩色插圖中讀者可以感受逼真的實例效果，從而迅速掌握Office 2007辦公應用軟件的操作知識?！?思考與練習  擴展練習，測試讀者對本章所介紹內(nèi)容的掌握程度；上機練習理論結合實際，引導學生提高上機操作能力。· 配書光盤  本書精心制作了功能完善的配書光盤。在光盤中完整地提供了本書實例效果和大量全程配音視頻文件，便于讀者學習使用。3．適合讀者對象本書定位于各大中專院校、職業(yè)院校和各類培訓學校講授Office辦公軟件課程的教材，并適用于不同層次的辦公文秘和各行各業(yè)辦公用戶的自學參考書。參與本書編寫的除了封面署名人員之外，還有王海峰、馬玉仲、席宏偉、祁凱、徐愷、王澤波、王磊、張仕禹、夏小軍、趙振江、李振山、李文才、吳越勝、李海慶、王樹興、何永國、李海峰、倪寶童、安征、張巍屹、王詠梅、康顯麗、辛愛軍、王蕾、王曙光、牛小平、賈栓穩(wěn)、王立新、蘇靜、趙元慶、郭磊、何方、徐銘、李大慶等。由于時間倉促，作者水平有限，書中疏漏之處在所難免，敬請讀者朋友批評指正。

內(nèi)容概要

本書全面介紹了Office 2007辦公應用的知識。全書共13章，內(nèi)容涉及Office 2007概述、Word 2007辦公文檔制作、文檔格式設置、使用豐富元素表達文檔內(nèi)容、辦公文檔高級處理技巧，Excel 2007電子表格制作，Excel高級操作，數(shù)據(jù)分析和安全設置，PowerPoint基礎操作，幻燈片的演示和發(fā)布，收發(fā)和管理電子郵件等。配書光盤提供了大容量多媒體語音視頻教程，以及實例素材與效果文件?！　”緯m合作為大專院校和高職高專非計算機專業(yè)的教材，也可供廣大計算機辦公用戶學習參考。

書籍目錄

第1章 辦公自動化的應用  　1.1 辦公自動化系統(tǒng)概述  　　1.1.1 辦公自動化系統(tǒng)的概念及特點  　　1.1.2 辦公自動化的功能  　1.2 辦公系統(tǒng)的基本設備  　　1.2.1 存儲設備  　　1.2.2 打印機  　　1.2.3 復印機  　　1.2.4 掃描儀  　　1.2.5 傳真機  　　1.2.6 多功能一體機  　1.3 辦公軟件概述 　　1.3.1 Word2007 　　1.3.2 Excel2007 　　1.3.3 PowerPoint2007 　　1.3.4 Outlook2007 　1.4 語言功能 　　1.4.1 翻譯文字 　　1.4.2 英語助手 　　1.4.3 簡體與繁體的相互轉(zhuǎn)換  　1.5 使用幫助  　　1.5.1 使用關鍵字  　　1.5.2 使用目錄  第2章 Word 2007基礎操作  　2.1 Word 2007的工作界面  　2.2 文檔視圖方式  　　2.2.1 頁面視圖  　　2.2.2 閱讀版式視圖  　　2.2.3 Web版式視圖  　　2.2.4 大綱視圖  　　2.2.5 普通視圖  　2.3 文檔基本操作  　　2.3.1 新建文檔  　　2.3.2 保存文檔  　　2.3.3 打開和關閉文檔  　2.4 文本操作  　　2.4.1 輸入文本  　　2.4.2 選擇文本  　　2.4.3 文本的插入和改寫  　　2.4.4 復制和移動文本  　　2.4.5 文本操作的撤銷與恢復  　2.5 查找和替換  　　2.5.1 查找和替換文本  　　2.5.2 查找和替換格式  　　2.5.3 文本定位  　2.6 實驗指導：制作書法字帖  　2.7 實驗指導：制作公司邀請函  　2.8 實驗指導：制作請假條  　2.9 思考與練習  第3章 設置文檔格式  　3.1 設置字體格式  　　3.1.1 設置字符基本格式  　　3.1.2 縮放和間距  　　3.1.3 字符邊框和底紋  　3.2 設置段落格式  　　3.2.1 設置段落對齊方式  　　3.2.2 設置段落縮進  　　3.2.3 段間距和行間距  　　3.2.4 首字下沉  　3.3 項目符號與編號  　　3.3.1 使用項目符號  　　3.3.2 使用編號  　　3.3.3 使用多級列表  　3.4 設置中文版式  　　3.4.1 設置縱橫混排  　　3.4.2 合并字符  　　3.4.3 雙行合一  　3.5 使用樣式  　　3.5.1 創(chuàng)建樣式  　　3.5.2 應用和刪除樣式  　　3.5.3 更改樣式  　3.6 實驗指導：制作會議通知  　3.7 實驗指導：制作手抄報  　3.8 實驗指導：制作信封  　3.9 思考與練習  第4章 應用圖文和表格  第5章 Word排版技術  第6章 Word 2007高級操作  第7章 Excel基礎操作  第8章 使用公式與函數(shù)  第9章 Excel數(shù)據(jù)圖表  第10章 Excel數(shù)據(jù)分析和高級操作  第11章 初識PowerPoint  第12章 演示文稿放映和發(fā)布  第13章 收發(fā)電子郵件和管理事務

章節(jié)摘錄

插圖：械和物理等多學科，是信息化社會的產(chǎn)物，是在計算機、通信設備較普遍應用，信息業(yè)務空前繁忙的情況下應運而生的。辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)，是具有信息處理功能的學科一個較完整的辦公自動化系統(tǒng)應包括信息采集、加工、改造、傳遞和存儲等環(huán)節(jié)。其主要任務是向各級辦公人員提供各種所需的信息。因此，人、信息系統(tǒng)、各種設備和輔助工具是辦公自動化系統(tǒng)的3個互相聯(lián)系的基本組成部分。信息是加工的對象，機器是加工的工具，人是加工過程的設計者、指揮者和加工結果的享用者。辦公自動化是對語音、數(shù)據(jù)、圖像和文字等信息一體化的處理過程辦公自動化可以將基于不同技術的辦公設備在網(wǎng)絡上使用，將文字處理、語音處理、數(shù)據(jù)處理和圖像處理等功能組成在一個系統(tǒng)中，實現(xiàn)設備共享，使辦公室具有綜合處理這些信息的功能。辦公自動化的目標是提高辦公效率和質(zhì)量，是產(chǎn)生更高價值信息的輔助手段辦公自動化加速了信息的流通，提高了辦公效率和準確性，提高了辦公人員的決策質(zhì)量，為決策人員提供更多的信息和更多的決策方案。辦公自動化使辦公人員的勞動智能化、辦公工具電子化和機械化、辦公活動無紙化和數(shù)字化，這必將大幅度提高辦公人員的工作效率。辦公自動化的功能辦公自動化系統(tǒng)是通過寄托計算機網(wǎng)絡，圍繞群件管理這個核心，來實現(xiàn)收發(fā)文件以及檔案管理自動化，以提供工作效率，創(chuàng)造無紙化辦公的優(yōu)越環(huán)境的。整個系統(tǒng)涵蓋了收發(fā)文管理、外出人員管理、會議管理、領導活動安排、論壇管理、個人用戶工作臺等多個功能子系統(tǒng)。每個子系統(tǒng)都可以獨立完成某一單項辦公事務，相互之間又有機結合，真正實現(xiàn)了無紙化的辦公自動化。辦公自動化系統(tǒng)具有以下幾個基本功能。1.收發(fā)文管理收發(fā)文管理主要負責公文的擬定、收發(fā)、審批、歸檔、查詢檢索和打印等工作流的全過程。當需要送交一份公文時，先由起草人起草公文，之后通過網(wǎng)絡發(fā)給審批人，審批合格之后進行簽發(fā)。而當收到一份公文時，應先進行收文登記，然后發(fā)送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人之后，公文將自動發(fā)送到批辦、承辦人處，最后由專人將公文歸檔。收發(fā)文管理能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部文檔從擬稿、批閱、簽發(fā)，到最后的整理、歸檔這一流程的自動化控制，達到文檔收發(fā)自動化。2.外出人員管理外出人員管理主要通過電子公告板方式實現(xiàn)對外出人員的登記管理，外出人員利用此公告板公布自己的外出事由、外出時的聯(lián)系方法、外出時間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項，還可以將自己外出的消息通知給有關人員。

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