早上3分鐘，掌控有效會議管理

前言

　　會議是現(xiàn)代企業(yè)管理中經(jīng)常采用的一種團(tuán)隊溝通方式，如果利用得好，會極大地提高企業(yè)的管理效率，可經(jīng)常發(fā)生的情況是，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)整天疲于應(yīng)付各種會議，淹沒于文山會海中，到頭來沒有解決的問題仍然一大堆，會議的效率十分低下，造成了極大的資源浪費(fèi)?！　h管理看似簡單，但要真正把它做好，卻是會議管理者和一些行政辦公人員比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話，叫做： “會而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話讀起來朗朗上口，簡明扼要，還有一些企業(yè)將之張貼在會議室一隅，但是要真正將會議管理做好，絕非一件容易的事。在實(shí)際工作中，要么是會而不議，要么是議而不決，或者決而不行。凡此種種，皆存業(yè)界?！　∪绾芜M(jìn)行有效的會議管理，讓會議所花的時間和成本真正 “物有所值”，甚至“物超所值”？這是比較多地困擾會議負(fù)責(zé)人的問題。　　本書結(jié)合作者的專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，圍繞實(shí)際會議工作中所涉及的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從會議效率、會議準(zhǔn)備、與會者要求以及會議主持等方面及其相互關(guān)系切入，向大家展示一個完整的會議管理流程需要注意的種種問題與要點(diǎn)，同時附有相關(guān)的案例進(jìn)行分析，期望能對我們廣大會議主持人或會議負(fù)責(zé)人提供一些有價值的參考?！　∠Ｍ柚緯闹笇?dǎo)，能幫助大家把純粹浪費(fèi)時間的會議轉(zhuǎn)變成富有成效的會議，通過有效地會議籌備，使會議一直朝著預(yù)定的方向發(fā)展，確保會上所作的決策得以成功實(shí)施?！　”緯驎r間關(guān)系，成書倉促，未免有紕漏。但所寫下來的都是實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)和工具，是來自工作中的大實(shí)話，希望廣大讀者就如何有效地進(jìn)行會議管理進(jìn)行交流，以求共同進(jìn)步。 

內(nèi)容概要

為什么要開會？開會的目的何在？要找哪些人來開會？如何讓會議結(jié)果皆大歡喜？梁子寧所著的《早上3分鐘，掌控有效會議管理》詳細(xì)講解了提高會議效率、掌握開會技巧、選擇正確會議形式等職場必備技能。作者運(yùn)用大量條列式的重點(diǎn)說明，文字層次分明，輕松易懂。
從開會目的出發(fā)，作者帶領(lǐng)我們一窺會議的完整流程，包含會議形式、與會人選等會前議程準(zhǔn)備，接著進(jìn)入會議過程中的時間掌控、議題確定、會議尾聲的決議方式與散會追蹤報告，一覽會議的各項程序，讓讀者有效達(dá)成會議目的。
順應(yīng)信息時代來臨，《早上3分鐘，掌控有效會議管理》將現(xiàn)代會議技術(shù)手段的使用貫穿全書，介紹有關(guān)提高會議效率最實(shí)用的科技工具，包含目前應(yīng)用廣泛的軟件、手段、管理概念。

作者簡介

　　梁子寧
著名管理培訓(xùn)師、財經(jīng)作者，曾任某跨國IT企業(yè)中國公司培訓(xùn)經(jīng)理、市場部經(jīng)理，對企業(yè)內(nèi)部流程的科學(xué)管理控制有著細(xì)致的研究和深入的思考，組織過經(jīng)銷商會議、公司年度會議、新聞發(fā)布會、內(nèi)部培訓(xùn)等大小會議三百多場，有豐富的會議管理實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。

書籍目錄

第一章 從會議的效率開始
 評估會議價值
 明確會議目的
 做會議終結(jié)者
 學(xué)會為會議歸類
 優(yōu)先選擇非正式會議
 盡量壓縮正式會議
 辦好商務(wù)會議
 會議的要素
 關(guān)注革新的方式
 不要離題的控制
 關(guān)注會后的落實(shí)
第二章 會議準(zhǔn)備
 目標(biāo)倒推
 確定角色
 設(shè)計議程
 選擇地點(diǎn)
 邀請參會
 布置會場與安排座位
 人員分工
 準(zhǔn)備用品
 會前檢查
 提前演練
第三章 與會者要求
 積極準(zhǔn)備
 參與討論
 外表形象與肢體語言
 精準(zhǔn)表達(dá)
 認(rèn)真傾聽
 會議記錄及整理
 評估與總結(jié)
第四章 主持會議
 了解職責(zé)
 會場信號識別
 控制會議節(jié)奏
 會議掌控
 維持秩序
 推進(jìn)決議流程
 結(jié)束會議
 主持能力自測
附錄一 通用會議工具
 魚骨圖
 思維導(dǎo)圖
 Office Visio
附錄二 實(shí)操案例
 ××公司會議效果評估
 三星會議的三原則
 ××公司2011年春季新產(chǎn)品發(fā)布會
后記

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：插圖：會議是一種信息傳遞、交流、創(chuàng)造的活動，是一個集思廣益的渠道。通過會議可以使不同的人、不同的想法會聚一堂，相互碰撞，“擦出智慧的火花”，從而產(chǎn)生新的思想和觀念，達(dá)成新的共識。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。人們在會議中聽人發(fā)言、參與討論，從而獲得一些對自己有用的信息，不僅增加了見識、啟迪了智慧，對自己的學(xué)習(xí)、工作、生活等方面都有所助益。然而，當(dāng)我們開始評估一個會議的價值時，矛盾總是伴隨而來。一方面，有的會不得不開：管理層要安排一天的工作，員工反映工作中遇到的問題，公司接到了一個大項目，需要緊急安排，一年的工作需要總結(jié)，最近團(tuán)隊出現(xiàn)的問題需要提出并解決……大家都明白，不開會，這些問題永遠(yuǎn)解決不了。然而，另一番景象又讓我們對會議望而卻步：領(lǐng)導(dǎo)在上面滔滔不絕，員工在底下昏昏欲睡，以安排工作為主的周會往往成為各部門抱怨公司流程的發(fā)泄場，話題從員工出勤聊到了企業(yè)戰(zhàn)略，直到結(jié)束才把話題轉(zhuǎn)到生產(chǎn)調(diào)度的主題上來，會上通過了十二項決議，但半年后發(fā)現(xiàn)一項也沒實(shí)行，同樣的討論在接下來的會議中繼續(xù)上演……大多數(shù)經(jīng)理人員對花費(fèi)在開會上的時間之多感到有壓力。究竟有多少會議能真正解決問題，作為管理者，你必須全面的思考這件事是不是有必要開會解決，不能隨便地把“還是開個會商量一下吧”這種極度口頭禪似的話掛在嘴邊。而對那些由別人組織、需要你出席的會議，同樣需要仔細(xì)甄別參與的必要性。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，絕大多數(shù)會議并沒有出席的必要。然而在現(xiàn)實(shí)中，拒絕參加會議需要極大的勇氣和決心，簡單的一個“不”字，卻幾乎難倒了所有人。當(dāng)需要不需要開會成了一種壓力，立場與見地沒有形成真正的動力，相反怨氣卻不斷積累，成為一種負(fù)面的信息或氛圍的時候，你就不得不先花3分鐘，來評估會議的價值。如果你考慮過會議真正的代價，你安排和出席的會議就會少得多。一、關(guān)于成本即便你做好了心理準(zhǔn)備，但在了解開會究竟占用了我們多少時間后，你仍會感到吃驚。任何會議最大的成本通常是與會者的時間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會議。如果與會者還需長途旅行，這個時間也必須計算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價值，召集會議之前，必須考慮所有這些成本。研究群體協(xié)作的專家邁克爾·多伊爾和大衛(wèi)·斯特勞斯曾合寫過一本《開會的革命》。按照書中所言：如果你是一個普通職員，你一生中用以開會的時間，保守估計也有9000小時(即連軸轉(zhuǎn)逾一年！)以上；如果你是一個中層管理者，每周可能有大約35%的時間用于開會；如果你是高層管理者，更可能超過50%。從財務(wù)數(shù)字來講，大多數(shù)組織“直接”花在開會上的費(fèi)用，占行政預(yù)算的7%~15%，還不包括以會議為名義的其他開銷。在西方國家有個流傳多年的“伍德法”，即會議成員的年薪總額加薪水總額的25%~40%作為其他費(fèi)用，再將費(fèi)用換算到每一分鐘，以一年260個工作日，每天工作8小時，全年就是124800分鐘來計算。會議總費(fèi)用=(會議參加人員的年薪總額A+40%A)÷124800分鐘×?xí)h時長(精確到分鐘)即使不按“伍德法”來算，就我們的日常所見而言，一小時的會議，如果參與者是十個人，那么這場會議的時間成本起碼是十小時，還不包括下發(fā)通知、會場準(zhǔn)備、會后清理等瑣碎工作所耗費(fèi)的時間。這樣一來，我們的每一個會議的成本都是驚人的。二、關(guān)于效率將某一次會議通過的具體事件進(jìn)行列表，并考核其具體落實(shí)情況，即可得出其工作效率情況。當(dāng)然，在評估的時候，要把重復(fù)討論的部分標(biāo)出來，有的問題可能從兩年前的會議起就已經(jīng)開始討論，而且一直沒有間斷，直到近期才真正落實(shí)和改善，其成本也不應(yīng)只計算一次會議。三、回到最初的假設(shè)回到最初的假設(shè)，就很容易檢驗(yàn)會議是否已經(jīng)偏離目標(biāo)。給一個會議過高的期望值與附加值，最終會毀掉一個會議。弗塞斯在《開好會議》一書中提出：“我想斗膽倡導(dǎo)和建議禁止任何與諸如‘每周’這樣的字眼有關(guān)的例會。”他要根據(jù)業(yè)務(wù)的旺季和淡季來調(diào)節(jié)例會的密度：為了應(yīng)付旺季繁多的工作事項，增加召開例會的次數(shù)，而淡季就適當(dāng)降低開會的密度?？傊?，開會是為了真正地解決問題，而不是為了完成任務(wù)、走形式，因此“費(fèi)力而不討好”的會議應(yīng)該盡量避免。

編輯推薦

《早上3分鐘,掌控有效會議管理》：一場會議下來，總是議而不決，決而不行嗎？會議中，每個人發(fā)言的重要性與職位的高低成正比嗎？為了開會，你每周花掉多少時間？因?yàn)殚_會，你耽誤了多少工作？早上三分鐘，你就能掌控“時間減半、效率提升、成果倍增”的會議。人人似乎都不喜歡開會，總是抱怨自己沒有時間開會，是因?yàn)闆]有掌控有效的會議管理手段。

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