秘書(shū)信息工作與檔案管理

內(nèi)容概要

　　本書(shū)集秘書(shū)信息工作與檔案管理理論和技能實(shí)訓(xùn)于一體，共分十章。讓學(xué)生走進(jìn)檔案室(館)實(shí)地觀摩，使學(xué)生近距離接觸檔案，了解檔案及收藏環(huán)境，了解檔案工作人員職責(zé)及相關(guān)制度；并訓(xùn)練檔案收集與鑒定、整理、登記與統(tǒng)計(jì)、檢索、開(kāi)發(fā)與利用、編研、人事檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、特殊載體檔案管理等技能。通過(guò)學(xué)習(xí)和實(shí)訓(xùn)，提高學(xué)生現(xiàn)代化檔案管理適應(yīng)能力，提高學(xué)生對(duì)檔案及檔案管理的認(rèn)識(shí)、興趣和能力。

書(shū)籍目錄

第一章  秘書(shū)信息工作和檔案管理概述
  任務(wù)一  認(rèn)識(shí)企業(yè)信息工作和檔案管理工作
  任務(wù)二  進(jìn)入秘書(shū)的信息工作
  任務(wù)三  走進(jìn)秘書(shū)的檔案管理工作
第二章  信息收集與整理
  任務(wù)一  信息收集
  任務(wù)二  信息整理
  任務(wù)三  信息存儲(chǔ)
第三章  信息傳遞與反饋
  任務(wù)一  信息傳遞
  任務(wù)二  信息反饋
第四章  信息開(kāi)發(fā)與利用
  任務(wù)一  信息開(kāi)發(fā)
  任務(wù)二  信息利用
第五章  檔案的收集和鑒定
  任務(wù)一  檔案收集
  任務(wù)二  檔案鑒定
第六章  檔案整理
  任務(wù)一  編制檔案分類(lèi)方案
  任務(wù)二  歸檔文件的整理
第七章  檔案的檢索和編研
  任務(wù)一  檔案的檢索
  任務(wù)二  檔案的編研
第八章  檔案的保管和利用
  任務(wù)一  熟悉檔案保管的物質(zhì)條件
  任務(wù)二  檔案的庫(kù)房管理
  任務(wù)三  檔案的利用
第九章  電子檔案的管理
  任務(wù)一  電子文件歸檔和日常管理
  任務(wù)二  電子檔案鑒定
第十章  特殊載體檔案的管理
  任務(wù)一  錄音、錄像檔案的管理
  任務(wù)二  照片檔案的整理和鑒定
附錄一  中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法
附錄二  企業(yè)檔案管理規(guī)定
附錄三  企業(yè)檔案管理辦法
附錄四  企業(yè)檔案工作規(guī)范
附錄五  國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法
附錄六  企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表
附錄七  有關(guān)檔案管理的登記表
參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁(yè)：插圖：（1）觀察法。觀察法指人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物，獲取所需信息的方法。在信息產(chǎn)生時(shí)，秘書(shū)應(yīng)利用視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)或借助于錄音機(jī)、錄像機(jī)、攝影機(jī)客觀地進(jìn)行記錄，從而獲取第一手資料。觀察法簡(jiǎn)單、靈活，能獲得較為客觀的信息，但獲得的信息量有限，不易收集到深層次的信息。（2）閱讀法。閱讀法指通過(guò)閱讀書(shū)籍、報(bào)紙、雜志、資料而從中獲取信息的方法。閱讀法是收集信息的基本方法。書(shū)籍、報(bào)紙、雜志、資料等公開(kāi)出版物是目前人們運(yùn)用最普遍的信息載體，具有信息量大、信息周轉(zhuǎn)快、閱讀比較方便的特點(diǎn)。但報(bào)紙、書(shū)籍、雜志上的信息可能失真，要注意判斷信息的真實(shí)性。（3）詢(xún)問(wèn)法。詢(xún)問(wèn)法是通過(guò)提問(wèn)請(qǐng)對(duì)方回答以獲取信息的方法。詢(xún)問(wèn)的形式包括人員詢(xún)問(wèn)、電話(huà)詢(xún)問(wèn)和書(shū)面詢(xún)問(wèn)。詢(xún)問(wèn)法靈活、實(shí)用，雙方直接溝通，能獲得語(yǔ)言信息和非語(yǔ)言信息。但詢(xún)問(wèn)法時(shí)間較長(zhǎng)、費(fèi)用較高、范圍較小。（4）問(wèn)卷法。問(wèn)卷法是秘書(shū)運(yùn)用調(diào)查問(wèn)卷向被調(diào)查者了解情況、收集信息的一種方法。問(wèn)卷法的最大優(yōu)點(diǎn)是在大范圍內(nèi)對(duì)眾多對(duì)象進(jìn)行調(diào)查；節(jié)省人力、費(fèi)用和時(shí)間；便于定量處理和分析。但問(wèn)卷法的缺點(diǎn)是只能獲得書(shū)面信息，不能與調(diào)查對(duì)象直接溝通，問(wèn)卷的真實(shí)性受到一定影響，問(wèn)卷回復(fù)率難以保證。（5）網(wǎng)絡(luò)法。網(wǎng)絡(luò)法是利用因特網(wǎng)獲取信息的方法。不受時(shí)間、地域的限制，能收集文字、圖表及聲像信息。但用網(wǎng)絡(luò)法收集的信息有大量是未經(jīng)核實(shí)的，所以需要對(duì)收集的信息的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別。（6）交換法。信息管理網(wǎng)絡(luò)法收集信息迅速、及時(shí)，將自己擁有的信息資料與其他單位的信息資料交換即為交換法。國(guó)內(nèi)許多內(nèi)部報(bào)刊、資料屬于非賣(mài)品，不易獲得，國(guó)外的即使是公開(kāi)出版物有時(shí)也不易獲得，在這種情況下，可以通過(guò)交換方式來(lái)得到信息。交換法能實(shí)現(xiàn)彼此問(wèn)的信息共享，獲得的信息及時(shí)、適用、針對(duì)性強(qiáng)，能節(jié)省時(shí)間。但交換法需建立在自愿的基礎(chǔ)上，交換的信息內(nèi)容范圍較窄，要注意信息的保密性。（7）購(gòu)買(mǎi)法。是通過(guò)購(gòu)買(mǎi)報(bào)刊、圖書(shū)、文獻(xiàn)資料、音像制品等信息載體收集信息的一種方法。購(gòu)買(mǎi)法能獲取大量系統(tǒng)化、專(zhuān)業(yè)化的信息，信息來(lái)源廣；但費(fèi)用高，耗費(fèi)時(shí)間和人力。

編輯推薦

《秘書(shū)信息工作與檔案管理》是高等職業(yè)教育文秘專(zhuān)業(yè)“十二五”規(guī)劃教材,21世紀(jì)高職高專(zhuān)精品教材·現(xiàn)代秘書(shū)系列之一。

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