文秘訓(xùn)練

前言

　　歷史的車輪已隆隆駛?cè)?1世紀(jì)，將我們帶上了信息高速公路的新旅程，帶進(jìn)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新時(shí)代。　　1990年，聯(lián)合國(guó)相關(guān)研究機(jī)構(gòu)提出了“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”（know-1edgeeconomy）的新型經(jīng)濟(jì)的概念。所謂“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”，著名學(xué)者吳季松指出，它是“區(qū)別于以前的，以傳統(tǒng)工業(yè)為產(chǎn)業(yè)支柱，以稀缺自然資源為主要經(jīng)濟(jì)依托的新型經(jīng)濟(jì)，它以高技術(shù)產(chǎn)業(yè)為第一產(chǎn)業(yè)支柱，以智力資源為首要依托。因此是可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)”。換一句話說(shuō)，這種新型經(jīng)濟(jì)，既不同于依賴土地資源的農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)，也不同于依賴礦產(chǎn)資源的工業(yè)經(jīng)濟(jì)，而是直接依托于知識(shí)與信息、依托于高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的智力經(jīng)濟(jì)。各國(guó)政府為發(fā)展知識(shí)經(jīng)濟(jì)展開了激烈的競(jìng)爭(zhēng)。就世界范圍而言，“知識(shí)經(jīng)濟(jì)已初見端倪”，發(fā)達(dá)國(guó)家知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展已大為領(lǐng)先。有關(guān)專家預(yù)計(jì)，人類將在21世紀(jì)中葉全面進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。中國(guó)目前尚處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的起步階段，與主要發(fā)達(dá)國(guó)家相比尚有較大的差距?！皣?guó)運(yùn)興衰，系于教育?！睘橛邮澜缰R(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，黨中央決心實(shí)施科教興國(guó)的戰(zhàn)略，加速培養(yǎng)千千萬(wàn)萬(wàn)新世紀(jì)高素質(zhì)的人才?！　≡鯓勇鋵?shí)科教興國(guó)的戰(zhàn)略？其重要舉措之一是全面實(shí)施素質(zhì)教育工程。1999年6月13日頒布的《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于深化教育改革全面推進(jìn)素質(zhì)教育的決定》強(qiáng)調(diào)指出：“實(shí)施素質(zhì)教育，就是全面貫徹黨的教育方針，以提高國(guó)民素質(zhì)為根本宗旨，以培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力為重點(diǎn)，造就‘有理想、有道德、有文化、有紀(jì)律’的德智體美等全面發(fā)展的社會(huì)主義建設(shè)者和接班人?！边@是具有戰(zhàn)略意義的舉措。素質(zhì)教育強(qiáng)調(diào)教育的本體功能，即人類自身的不斷完善，注重受教育者個(gè)性的發(fā)展，德智體美等全面發(fā)展。學(xué)校教育的根本任務(wù)是要培養(yǎng)年輕一代具備做人的基本素質(zhì)，即首先要教學(xué)生學(xué)會(huì)做人。素質(zhì)的觀念應(yīng)當(dāng)是教育的第一觀念。素質(zhì)教育，在強(qiáng)調(diào)認(rèn)真?zhèn)魇谥R(shí)的同時(shí)，還重視學(xué)生獨(dú)立思考和分析問(wèn)題、解決問(wèn)題能力的培養(yǎng)，注重學(xué)生思想道德素質(zhì)、文化素質(zhì)、科學(xué)素質(zhì)和身心素質(zhì)的全面發(fā)展，因而是完全符合教育規(guī)律的。這樣，就必然會(huì)造就千千萬(wàn)萬(wàn)適應(yīng)于知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的德智體美等全面發(fā)展的富有創(chuàng)新精神的高素質(zhì)人才。　　有鑒于此，武漢大學(xué)信息傳播與現(xiàn)代交際研究中心組織相關(guān)專家學(xué)者，于1999年底編撰、出版了“新世紀(jì)人才素質(zhì)訓(xùn)練叢書”，包括《品德修養(yǎng)》、《心理訓(xùn)練》、《思維訓(xùn)練》、《審美訓(xùn)練》、《口才訓(xùn)練》、《文筆訓(xùn)練》、《禮儀訓(xùn)練）、《創(chuàng)造訓(xùn)練》8種，240萬(wàn)字。該叢書面世后，受到了海內(nèi)外廣大讀者的熱情歡迎，一些大專院校、中專學(xué)校分別作為素質(zhì)教育教材長(zhǎng)期使用，一些企事業(yè)單位辦培訓(xùn)班亦作為培訓(xùn)教材，許多讀者還作為自修的進(jìn)修讀物，叢書問(wèn)世不到半年就印刷了兩次，有的分冊(cè)巳印刷了五次，兩萬(wàn)多冊(cè)。叢書出版后，有關(guān)方面就叢書的使用情況征求了有關(guān)學(xué)校、教師、學(xué)生、學(xué)員及其他讀者的意見，他們希望我們盡快推出第二批書目。

內(nèi)容概要

　　《文秘訓(xùn)練》緊扣文秘工作實(shí)務(wù)，將文秘訓(xùn)練分為上下兩編來(lái)講。上編《文秘實(shí)務(wù)》闡述了兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一個(gè)方面是秘書人員應(yīng)該具備的素質(zhì)，即道德修養(yǎng)（政治修養(yǎng)、道德修養(yǎng)）、智能修養(yǎng)（知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力修養(yǎng)）、交際能力、心理素質(zhì)；第二個(gè)方面是秘書工作，即信息工作、公文辦理、會(huì)務(wù)工作、督查工作、信訪工作、協(xié)調(diào)工作、保密工作、檔案工作、事務(wù)管理。書中既講到這些工作的定義和特征，又講到這些工作的過(guò)程和方法、原則和要求。下編《文秘寫作》闡述了秘書寫作經(jīng)常接觸到的六個(gè)方面的文書寫作：法定行政公文（依據(jù)2000年8月國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》）、公務(wù)常用文（計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、開幕詞、閉幕詞）、經(jīng)濟(jì)文書（經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、審計(jì)報(bào)告）、規(guī)約文書（條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、章程）、訴訟文書（起訴狀、上訴狀、申訴狀、答辯狀、申請(qǐng)書）、信息文書（新聞、簡(jiǎn)報(bào)、產(chǎn)品說(shuō)明書、啟事、聲明、海報(bào)、招投標(biāo)書）。本編既講到這些文書的適用范圍和特點(diǎn)，更講到它們的寫作格式，還精選例文以作示范。

書籍目錄

導(dǎo)語(yǔ) 我勸天公重抖擻 不拘一格降人才上編 文秘實(shí)務(wù)第一章 千磨萬(wàn)擊方堅(jiān)勁 任爾東西南北風(fēng)第二章 一梅放而知春 一葉落而知秋第三章 行文有道 令行禁止第四章 要唱群英會(huì) 須得我搭臺(tái)第五章 清談?wù)`國(guó) 實(shí)干興邦第六章 急人之所急 解人之所困第七章 天時(shí)不如地利 地利不如人和第八章 守口如瓶 防意如城第九章 記憶雖好 怎如筆頭第十章 小事不理 殃及大謀下篇 文秘寫作第十一章 文章乃經(jīng)國(guó)之大業(yè) 不朽之能事第十二章 名不正則言不順 言不順則事不成第十三章 沒有規(guī)矩 不成方圓第十四章 欲打官司 狀紙先行第十五章 動(dòng)筆須用意 一字值千金第十六章 宣則達(dá) 達(dá)則通附錄1 國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知附錄2 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式附錄3 國(guó)務(wù)院公文主題詞表結(jié)語(yǔ) 海闊憑魚躍 天高任鳥飛主要參考書目

章節(jié)摘錄

　?。?）登記。對(duì)收到的公文的有關(guān)信息進(jìn)行一定形式的登錄，主要有收文時(shí)間、來(lái)文單位、公文標(biāo)題、密級(jí)、緩急時(shí)限、發(fā)文字號(hào)、份數(shù)等?！　。?）分辦。文書人員將收到的文件分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門、有關(guān)承辦人員閱讀處理。屬方針政策性的重要文件，應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示；屬日常工作范圍的文書，按業(yè)務(wù)范圍送有關(guān)部門處理；分發(fā)應(yīng)該履行簽收手續(xù)；文件的傳閱應(yīng)該直接與組織傳閱的文書人員發(fā)生聯(lián)系，禁止文件在文書人員以外的傳閱對(duì)象之間橫傳；文件傳閱應(yīng)該分清主次先后，按領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的工作規(guī)律安排閱文順序。　?。?）擬辦。擬辦是指秘書部門或業(yè)務(wù)部門的承辦人對(duì)收文如何處理提出初步的建議，以供領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人決定文件辦理方案時(shí)參考。擬辦建議若切實(shí)可行，就能節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間和精力，加快文書的處理速度。這是秘書部門充當(dāng)參謀和助手的有力體現(xiàn)。秘書在提出擬辦建議時(shí)，應(yīng)該熟悉工作情況，掌握來(lái)文精神；建議的提出應(yīng)該合理可行，表達(dá)簡(jiǎn)潔明確；書面表達(dá)困難時(shí)，還可以面陳?！　。?）批辦。批辦是指領(lǐng)導(dǎo)人就文件應(yīng)如何辦理所作的批示，是文書辦理過(guò)程中一個(gè)具有決策性的程序，也是領(lǐng)導(dǎo)人履行職責(zé)的重要表現(xiàn)。作為秘書，送批的文件應(yīng)該篩選得當(dāng)，并按領(lǐng)導(dǎo)人的職責(zé)分送。作為領(lǐng)導(dǎo)，批辦公文應(yīng)該及時(shí)，意見要明確具體，要限定承辦期限，要指明承辦部門或承辦人，對(duì)牽涉到幾個(gè)部門的事情，要明確牽頭部門；對(duì)要傳閱的文件，應(yīng)指明傳閱范圍；對(duì)已經(jīng)提出擬辦意見的文件應(yīng)表明是否同意和有何修改意見等?！　。?）承辦。承辦就是依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來(lái)文的批辦或有關(guān)部門的擬辦，根據(jù)來(lái)文的內(nèi)容和要求，由承辦部門或承辦人解決來(lái)文所反映的問(wèn)題。這是公文辦理的實(shí)質(zhì)性階段?！　。?）催辦。催辦就是對(duì)文件承辦工作進(jìn)行催促檢查，目的是為了掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處理的情況。確保公文內(nèi)容及時(shí)得到有效辦理。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有規(guī)定：“送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。”　　催辦的方式可因情況的不同而不同。對(duì)內(nèi)催辦時(shí)，可親自上門對(duì)各職能部門進(jìn)行催詢，如果機(jī)關(guān)單位規(guī)模大或辦公地點(diǎn)分散，可通過(guò)電話催詢；對(duì)外催辦時(shí)，可采取電話催詢、信函催詢的形式?！　。?）辦復(fù)。即就公文所涉事項(xiàng)的辦理結(jié)果向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；應(yīng)做到迅速、客觀、全面?！　。?0）立卷、歸檔、銷毀?！　∪?nèi)部文書處理程序　　內(nèi)部文書的流動(dòng)限于一個(gè)機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部，在程序上有所簡(jiǎn)化。其程序大致有：擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、印刷裝訂、登記、分發(fā)、辦理、立卷歸檔銷毀。不再贅述?！　〉谌?jié) 公文運(yùn)行規(guī)則　　一、行文關(guān)系和行文方式　　行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。這種關(guān)系有知下幾種：　?。?）上下級(jí)關(guān)系：即同一系統(tǒng)內(nèi)部的上級(jí)與下級(jí)之間的隸屬關(guān)系，如國(guó)務(wù)院——省政府——市縣政府——鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之間的關(guān)系。　?。?）平級(jí)關(guān)系：即同一系統(tǒng)內(nèi)部的機(jī)關(guān)之間的平級(jí)關(guān)系，如某縣的農(nóng)業(yè)局——工業(yè)局——商業(yè)局——文化局——教育局之間的關(guān)系?！　。?）不相隸屬關(guān)系：即不屬于同一個(gè)系統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位之間的關(guān)系，在發(fā)文者和收文者之間，它們或是同級(jí)別的或是不同級(jí)別的，都是一種平等協(xié)作關(guān)系，不是隸屬關(guān)系，如某行政機(jī)關(guān)——某大學(xué)——某工廠之間的關(guān)系。　　依據(jù)上述行文關(guān)系，可以將公文分為三類：上行文、下行文、平行文?！　《形姆绞絼t是指行文機(jī)關(guān)單位之間在行文秩序上的逐級(jí)或越級(jí)等傳遞方式。它可以分為逐級(jí)行文、越級(jí)行文、多級(jí)行文、直達(dá)行文?！　∠旅?，我們將行文關(guān)系和行文方式結(jié)合起來(lái)，從三個(gè)方面予以詳述：　　（1）上行文：上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向領(lǐng)導(dǎo)管理自己的上級(jí)機(jī)關(guān)所遞交的公文，如報(bào)告、請(qǐng)示等。上行文的行文方式有三種：逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文。　　逐級(jí)行文：這是指下級(jí)機(jī)關(guān)向直屬的上一級(jí)機(jī)關(guān)所行的公文。上行文應(yīng)以逐級(jí)行文為主。下級(jí)機(jī)關(guān)向所直屬的上一級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作，請(qǐng)示問(wèn)題，符合組織原則，有利于維護(hù)正常的組織關(guān)系與管理秩序?！　《嗉?jí)行文：這是指下級(jí)機(jī)關(guān)同時(shí)向直屬上一級(jí)機(jī)關(guān)和更高一級(jí)或幾級(jí)的機(jī)關(guān)所行的公文。只有在上行文涉及到重大問(wèn)題而需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)指示時(shí)，才采用這種方式。　　越級(jí)行文：這是指越過(guò)所直屬的上一級(jí)機(jī)關(guān)而向更高一級(jí)的機(jī)關(guān)所行的公文。這種方式一般不會(huì)隨意見到，可在如下情況下采用：發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)或嚴(yán)重自然災(zāi)害；上級(jí)交辦并指定越級(jí)上報(bào)的問(wèn)題；對(duì)直屬上級(jí)進(jìn)行檢舉或控告的問(wèn)題；經(jīng)多次請(qǐng)示直屬上一級(jí)而沒有得到解決的問(wèn)題；與直屬上一級(jí)有爭(zhēng)議而無(wú)法解決的問(wèn)題；等等。　?。?）下行文：下行文是指某級(jí)機(jī)關(guān)向所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)所頒發(fā)的公文，如命令、決定、通知等。下行文有三種行文方式：逐級(jí)行文、多級(jí)行文、直達(dá)行文?！　≈鸺?jí)行文：這是指某級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)直屑的下級(jí)機(jī)關(guān)的行文。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，一般應(yīng)以逐級(jí)行文為宜。　　多級(jí)行文：這是指某級(jí)機(jī)關(guān)同時(shí)向所屬的幾級(jí)下級(jí)機(jī)關(guān)的行文。如國(guó)務(wù)院某份公文同時(shí)發(fā)至省、地（市）、縣各級(jí)政府。這種行文方式省略了逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)的程序與時(shí)間，使文件精神得以迅速傳達(dá)與貫徹，還可以提高公文的權(quán)威性。當(dāng)然還是要在必要時(shí)采用?！　≈边_(dá)行文：這是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)將公文直接發(fā)至基層組織和廣大群眾。這種方式通過(guò)報(bào)刊、廣播、電視等新聞媒介或張貼公告進(jìn)行傳達(dá)。直達(dá)行文可使基層組織和廣大群眾快捷準(zhǔn)確地了解公文的內(nèi)容，而且可以造成一種聲勢(shì)。通常，國(guó)家重大決策、法律、法令、法規(guī)、重大行政措施的發(fā)布采用這一方式。

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