新編辦公室主任工作實務全書

內(nèi)容概要

　　《新編辦公室主任工作實務全書》結合辦公室主任工作的特點、地位、職責和任務，在內(nèi)容編排上將分為辦公室日常工作管理、承辦工作事務、工作溝通協(xié)調(diào)、當好參謀助手、用人用權六編，分別詳細地闡述了印信管理工作、會議工作、信訪與接待工作、外事工作、工作中的禮儀禮節(jié)、督促檢查工作、工作中的講話語言藝術、收文處理、發(fā)文處理、辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)、與上級溝通協(xié)調(diào)、與同級溝通協(xié)調(diào)、與下級溝通協(xié)調(diào)、與其他人溝通協(xié)調(diào)、參謀和進諫的藝術、與領導相處的藝術、領導指揮藝術、用人藝術、用權藝術等內(nèi)容。
　　《新編辦公室主任工作實務全書》內(nèi)容力求全面實用，語言生動具體，層次清晰。對提高辦公室主任的工作效率，進行辦公室管理工作具有很好的參考和借鑒的作用。

書籍目錄

第一編 辦公室主任工作概述
第一章 辦公室主任工作概述
第一節(jié) 辦公室主任工作概述
一、辦公室主任工作的含義
二、辦公室主任工作的特點
第二節(jié) 辦公室主任自身素質和工作條件要求
一、自身素質要求
二、內(nèi)部和外部工作條件要求
第三節(jié) 辦公室主任的地位、職責和任務
一、辦公室主任的地位
二、辦公室主任的職責
三、辦公室主任的工作任務
第二編 日常工作管理
第二章 日常工作管理
第一節(jié) “上情”與“下情”互相結合
一、一般的典型化
二、普遍的具體化
三、理論的實踐化
第二節(jié) 處理日常工作的技巧
第三節(jié) 日常工作的管理方法
一、抓住“中心環(huán)節(jié)
二、“十指彈鋼琴
三、“反彈琵琶
四、抓“薄弱環(huán)節(jié)
第四節(jié) 匯報工作的方法
一、端正態(tài)度
二、抓住重點
三、匯報工作如何獲得領導滿意
四、應避免的匯報方式
五、講究匯報藝術
六、做好充分準備
第三章 印信管理工作
第一節(jié) 印章的作用與種類
一、印章的作用
二、印章的種類
第二節(jié) 印章的頒發(fā)與管理
一、印章的頒發(fā)與啟用
二、印章的管理
第三節(jié) 印章的制定標準
第四節(jié) 印章的使用與繳銷
一、印章的使用
二、印章的停用與繳銷
第五節(jié) 信證的管理與使用
一、介紹信的管理與使用
二、憑證的管理與使用
第四章 會議工作
第一節(jié) 會議工作概述
一、會議的含義
二、會議的分類
三、會議的特點
第二節(jié) 會前準備工作
一、確定會議名稱
二、確定會議時間
三、確定會議地點
四、確定與會人員
五、會議議題的確定
六、制發(fā)會議通知
七、會議議程、日程與程序的確定
八、組織會議報到
九、擬制編組名單
十、準備會議文件
第三節(jié) 會議管理工作
一、會議管理方法
二、會間組織服務工作
第四節(jié) 會后事項處理工作
一、整理會議記錄
二、印發(fā)會議紀要
三、安排與會人員離會
四、會議文件的立卷歸檔
五、會議決定事項的傳達與催辦
六、會議新聞報道
七、會議財務決算
八、總結會議工作
第五章 信訪與接待工作
第一節(jié) 信訪工作概述
一、信訪工作機構
二、信訪工作的原則、方法
三、信訪工作的任務
四、信訪機構的設置原則
五、信訪工作的素質要求
第二節(jié) 辦理人民群眾來信
一、辦理人民群眾來信的基本要求
二、辦理來信的程序
第三節(jié) 接待群眾來訪
一、接待群眾來訪的原則
二、接待群眾來訪的程序
三、檢查落實來訪問題
第四節(jié) 辦理信訪案件
一、辦理信訪案件的含義和基本要求
二、立案范圍
三、立案程序
四、處理信訪案件的程序
第五節(jié) 特殊問題的處理
一、群眾集體上訪的處理
二、反復上訪的處理
三、重信的處理
四、匿名信的處理
第六章 外事工作
第一節(jié) 外事工作概述
一、外事工作的性質和特點
二、外事工作人員守則
三、外事工作的基本原則
四、外事交往禮儀與服飾要求
五、外事活動儀式
六、外事安全保密工作
第二節(jié) 外事工作操作技巧
一、外事邀請準備
二、外事接待實務
三、外事洽談
四、外事出訪程序
第七章 工作中的禮儀禮節(jié)
第一節(jié) 辦公室禮儀的功能
一、樹立良好的單位形象
二、利于解決復雜事項和突發(fā)寺件
第二節(jié) 書面禮儀要求
一、柬帖的用法
……
第八章 督促檢查工作
第九章 工作中的語言藝術
第三編 承辦工作事務
第十章 收文處理工作
第十一章 發(fā)文處理工作
第四編 工作溝通協(xié)調(diào)
第十二章 辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)工作
第十三章 與上級溝通協(xié)調(diào)工作
第十四章 與同級溝通協(xié)調(diào)工作
第十五章 與下級溝通協(xié)調(diào)工作
第十六章 與其他人溝通協(xié)調(diào)
第五編 當好參謀助手
第十七章 參謀和進諫的藝術
第十八章 與領導相處的藝術
第六編 用人用權
第十九章 辦公室主任領導指揮藝術
第二十章 辦公室主任用人藝術
第二十一章 辦公室主任用權藝術
附：初當辦公室主任一日讀

章節(jié)摘錄

二、內(nèi)部和外部工作條件要求1.干部隊伍素質良好為了適應領導工作和辦公室工作的需要，所有辦公室工作人員，必須具備一定的政策水平和文化知識及業(yè)務能力。此外，還必須政治可靠、作風正派、認真負責、任勞任怨。作為辦公室主任，尤其要具備良好的素質。2.組織合理和程序科學現(xiàn)代化管理強調(diào)機構和人員分工明確，各負其責。因此，要從工作實際需要出發(fā)，合理設置、調(diào)整組織機構，改革過去沿襲的工作程序、方法，以適應新的形勢和任務，切實形成科學化、制度化的工作方法和工作程序。3.信息渠道靈敏暢通辦公室主任的主要職責是為領導工作提供有力的協(xié)助和良好的服務。改革開放以來，各級領導逐步實現(xiàn)決策的科學化、信息化、網(wǎng)絡化，也就要求辦公室主任工作適應新的形勢需要。各級各類辦公室主任應當自覺加強信息網(wǎng)絡建設，建立和健全靈敏暢達的信息接收和傳送渠道，一方面為領導決策提供全面、及時的信息，一方面也為自身工作的推行和反饋、調(diào)控創(chuàng)造有利的條件。4.辦公條件和服務手段不斷改善辦公室主任工作的完成，需要全體辦公室人員的通力協(xié)作，同時也必須有相應的物質條件保證。為了盡快適應對辦公室工作現(xiàn)代化管理的需求，實現(xiàn)辦公手段和服務手段的現(xiàn)代化，在財力、物力許可的情況下，要不斷改善辦公條件和設施；配備良好的交通工具、通信設備等。第三節(jié) 辦公室主任的地位、職責和任務一、辦公室主任的地位從不同角度來看，辦公室主任的地位往往有所不同。首先從其作為同級領導層的一員看，在同級領導層中的地位集中地體現(xiàn)在辦公室主任在同級領導層中的任職情況。目前各地、各級黨政機關的辦公室主任在同級領導層中的任職情況不盡相同。在黨政機關有些系統(tǒng)，有的辦公室主任（正職）擔任同級黨委的常務委員或委員，可以出席同級黨委的常委或委員會議。有的不擔任委員，則可列席會議。就企業(yè)而言，辦公室主任為中層干部。辦公室主任在同級領導層中的地位，具體體現(xiàn)在以下三個方面。（1）從領導的決策職能來看，辦公室主任處在“輔助者”的地位。決策，是各級領導的基本職能，而決策的全過程一般都與辦公室主任密切相關。決策選題，主要領導往往要預先與辦公室主任通氣、協(xié)商；決策論證，辦公室主任要負責組織一些調(diào)查研究，匯集信息，為領導決策提供參考依據(jù)；決策實施，往往需要辦公室主任向有關部門傳達，并給有關部門以幫助，同時，在決策實施過程中，辦公室主任要及時掌握并向領導匯報進展情況，以便領導進行指導、控制。從決策的執(zhí)行情況看，辦公室主任處于“承辦者”的地位。（2）從辦公室主任在本辦公室中的地位看，辦公室主任在本辦公室中處于領導位置，是辦公室日常工作的主持者、組織者和指揮者。（3）從辦公室主任在同級各職能部門中的地位看，辦公室作為綜合辦事機構和樞紐機構，與各職能部門有經(jīng)常性的聯(lián)系。這種聯(lián)系通常在辦公室主任與各職能部門的負責人之間進行。辦公室主任在與同級各職能部門的關系中，占有特殊的地位。在職能部門與領導機關的聯(lián)系上，辦公室主任處于承上啟下的“中介”地位，領導機關要了解各業(yè)務部門的工作情況，向職能部門發(fā)指示、提要求；職能部門向領導機關請示問題、匯報工作，往往都需要辦公室及其主任予以“中轉”。辦公室主任一方面要組織力量把領導的決策、指令下達到各職能部門和基層群眾；另一方面又要把大量的信息、情況上報給領導，確保上下左右之問的聯(lián)系暢通無阻。在承上啟下過程中，辦公室主任起著“總調(diào)度”和“中轉者”的作用。在各職能部門相互之間的聯(lián)系上，辦公室主任處于協(xié)調(diào)各方的重要地位。二、辦公室主任的職責辦公室主任的工作職責，大致包括承辦、參謀、管理、協(xié)調(diào)及指揮五個方面。1.承辦職責辦公室主任的承辦職責是指其對領導決策意見的貫徹、實施，承辦各職能部門乃至下級機關、基層群眾轉辦事項等方面所應有的職能和應盡的責任?！俺修k”的具體形式，主要有“主辦”、“會辦”、“轉辦”、“催辦”等?！爸鬓k”即直接負責具體辦理；“會辦”即會同有關部門和單位聯(lián)合辦理；“轉辦”即轉由有關部門和負責人辦理；“催辦”即轉由其有關部門和負責人辦理，“催辦”作為“會辦”、“轉辦”的有益補充，它是指督促、協(xié)助有關單位、部門和人員從速辦理有關事項。無論是“主辦”、“會辦”，還是“轉辦”、“催辦”，辦公室主任都應嚴肅認真，切不可敷衍搪塞，馬馬虎虎草率了事。而應認認真真、扎扎實實地搞好自己的權屬工作，是當好一名辦公室主任的前提。從辦公室主任承辦的工作內(nèi)容來看，大體有以下三個方面。（1）承辦上一級辦公部門交辦的事項。辦公室主任應對上級領導機關的辦公室向下級機關辦公室交辦的一些事情，牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理。上一級辦公機關及其負責人向下一級辦公機關及其負責人交辦事項的范圍較廣，除了調(diào)研任務之外，還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身建設等具體事宜，都需要下一級承辦者認真辦理。（2）承辦同級領導層的集體決策和領導交辦的事項。領導決策有時是“統(tǒng)一研究，分頭落實”，有時是機關行政領導個人決斷，作為本機關、本單位綜合辦事機構負責人的辦公室主任，對本級領導層的集體決策和領導個人交辦事項負有直接的承辦責任。（3）承辦同級各職能部門和下級單位轉辦的有關事項。為了保持領導機關工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領導機關、領導人匯報、請示時，往往不需直接去找領導本人，而是先找辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機關轉辦的事項。2.參謀職責辦公室主任的參謀職責是指其在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任。決策是領導的基本職能，社會主義現(xiàn)代化建設的新形勢要求各級領導努力實現(xiàn)決策民主化、科學化，這除對領導本身提出了更高、更嚴的要求外，還需要各級辦公室成為卓有成效的“智囊團”、“參謀部”。辦公室主任理所當然地成為“參謀長”，積極、主動地輔助領導決策，認真地履行自己的職責。做到這一點既是領導決策民主化、科學化的迫切需要，又是新時期賦予辦公室主任的一項重要任務。辦公室主任的參謀職責體現(xiàn)在幾個方面。（1）協(xié)助領導制訂好工作計劃，安排好工作布局。黨政機關、企事業(yè)單位工作計劃和工作布局，是整個管理工作的總體部署，具有全局性和指導性。各業(yè)務部門的工作計劃和工作布局，必須與總體計劃、總體布局相一致。（2）協(xié)助領導作出決策。領導決策是領導工作的核心內(nèi)容。為使領導決策科學化，辦公室主任應根據(jù)領導決策的需要，組織有關人員調(diào)查了解各種實際情況，收集有關信息資料，匯總綜合各種數(shù)據(jù)，為領導決策做好各項準備工作。

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《新編辦公室主任工作實務全書》是辦公室主任必備課本。辦公室主任，本單位綜合業(yè)務的管理者，領導的參謀助手，對辦公室的工作起著舉足輕重的作用。辦公室主任既是領導者，又是被領導者，身兼承辦、參謀、管理、協(xié)調(diào)、領導指揮五大職責。如何運用管理手段和方法進行辦公室管理，是每一位辦公室主任必須面對的問題?！缎戮庌k公室主任工作實務全書》對提高辦公室主任的工作效率，進行辦公室管理工作具有很好的參考和借鑒作用。

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