辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用

前言

　　黨的十六大提出要“大力推進(jìn)信息化”、“推行電子政務(wù)”，《關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)的指導(dǎo)意見》中指出，加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)對于應(yīng)對加入世界貿(mào)易組織后的挑戰(zhàn)，加快政府職能轉(zhuǎn)變，提高行政質(zhì)量和效率，增強(qiáng)政府監(jiān)管和服務(wù)能力，促進(jìn)社會監(jiān)督，實現(xiàn)信息化，帶動工業(yè)化的發(fā)展戰(zhàn)略，具有十分重要的意義?！　∧壳?，我國的電子政務(wù)工作正在以前所未有的速度展開，發(fā)展政府的網(wǎng)上辦公事業(yè)需要大量的專業(yè)技術(shù)人員。職業(yè)院校陸續(xù)開設(shè)電子政務(wù)應(yīng)用專業(yè)，急需相應(yīng)的教材，本書就是作為該專業(yè)的主干教材編寫的?！　‰娮诱?wù)應(yīng)用專業(yè)是一個實踐性非常強(qiáng)的綜合應(yīng)用專業(yè)。本書以實際應(yīng)用的辦公自動化軟件為基礎(chǔ)，以模擬政府部門的應(yīng)用案例為主線，從介紹基礎(chǔ)知識開始，全面講解辦公自動化系統(tǒng)及其應(yīng)用與操作。在課程安排上，先講解辦公自動化系統(tǒng)的安裝與配置、管理與維護(hù)及其基本操作，為學(xué)習(xí)后面的內(nèi)容打好基礎(chǔ)。然后講解個人電子辦公和電子信息共享，以提高讀者學(xué)習(xí)興趣。最后講解電子公文管理和電子事務(wù)管理。　　本書的重點是電子郵件管理、收發(fā)文管理、檔案管理、會議管理和信訪管理。學(xué)習(xí)辦公自動化系統(tǒng)貴在應(yīng)用，重在實踐。只有通過上機(jī)實訓(xùn)，才能熟悉辦公自動化系統(tǒng)的基本功能和具體操作方法，加深對電子政務(wù)和辦公自動化業(yè)務(wù)知識的理解，全面掌握辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用技能，并最終成為電子政務(wù)的專業(yè)人員，具備較熟練地運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理國家和企業(yè)行政事務(wù)的綜合能力?！　”緯m合電子政務(wù)應(yīng)用專業(yè)的學(xué)生使用，也可供廣大公務(wù)員及電子政務(wù)研究人員、軟件開發(fā)人員參考。學(xué)習(xí)本課程還需要文化與政治基礎(chǔ)知識、行政管理和公共管理知識、公文寫作和辦公事務(wù)處理基礎(chǔ)知識以及計算機(jī)和電子政務(wù)基礎(chǔ)知識。

內(nèi)容概要

　　《辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用》是教育部推薦教材，是職業(yè)院校電子政務(wù)應(yīng)用專業(yè)的主干教材，以實際應(yīng)用的辦公自動化軟件為基礎(chǔ)，以模擬政府部門的應(yīng)用案例為主線，全面介紹辦公自動化基礎(chǔ)知識，辦公自動化系統(tǒng)軟件、個人電子辦公、電子信息共享、電子公文管理、電子事務(wù)管理。在《辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用》的配套光盤中，附有模擬案例數(shù)據(jù)和流媒體課件?！　　掇k公自動化系統(tǒng)應(yīng)用》除了適合電子政務(wù)應(yīng)用專業(yè)的學(xué)生使用外，也可作為廣大公務(wù)員的培訓(xùn)教材，還可供電子政務(wù)研究人員、軟件開發(fā)人員在工作中參考。

書籍目錄

第1章 辦公自動化基礎(chǔ)知識1．1 電子政務(wù)概述1．1．1 電子政務(wù)的定義1．1．2 電子政務(wù)的工作形式1．1．3 電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的工作模式1．2 辦公事務(wù)管理1．2．1 辦公事務(wù)管理的概念和特點1．2．2 效率和時間管理1．2．3 接待工作1．2．4 會議管理1．2．5 信訪工作管理1．2．6 文件管理1．2．7 檔案管理1．2．8 督查管理1．3 辦公自動化的發(fā)展史1．3．1 辦公自動化的定義1．3．2 辦公自動化的功能1．3．3 辦公自動化的特點1．3．4 辦公自動化的產(chǎn)生和發(fā)展1．3．5 辦公自動化在我國的發(fā)展1．4 辦公自動化系統(tǒng)1．4．1 辦公自動化系統(tǒng)的概述1．4．2 辦公系統(tǒng)模式1．4．3 辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成1．4．4 辦公自動化技術(shù)1．4．5 辦公自動化系統(tǒng)群體平臺小結(jié)習(xí)題第2章 辦公自動化系統(tǒng)軟件2．1 軟件簡介2．2 系統(tǒng)的安裝與配置2．3 軟件的基本操作2．3．1 術(shù)語與約定2．3．2 啟動和退出2．3．3 主界面2．4 系統(tǒng)的管理與維護(hù)2．4．1 部門定義2．4．2 人員定義2．4．3 群組定義2．4．4 操作權(quán)限設(shè)置2．4．5 數(shù)據(jù)字典維護(hù)2．4．6 主題詞維護(hù)2．4．7 自定義界面小結(jié)習(xí)題第3章 個人電子辦公3．1 個人辦公概述3．2 電子郵件3．2．1 郵件功能3．2．2 起草郵件3．2．3 添加附件3．2．4 確定收件人3．2．5 發(fā)送郵件3．2．6 接收郵件3．2．7 管理郵件3．2．8 郵遞選項3．3 日程管理3．4 便箋管理3．5 名片管理3．6 工作計劃3．7 待辦工作3．7．1 待辦機(jī)制3．7．2 未辦事宜3．7．3 在辦事宜3．7．4 已辦事宜3．7．5 閱件3．7．6 外出代辦小結(jié)習(xí)題第4章 電子信息共享4．1 公共信息概述4．2 電子公告4．3 電子論壇4．4 電子刊物4．5 內(nèi)部制度4．6 網(wǎng)上培訓(xùn)4．7 通訊錄小結(jié)習(xí)題第5章 電子公文管理5．1 電子公文概述5．2 公文流程定義5．2．1 應(yīng)用定義5．2．2 角色定義5．2．3 流程定義5．2．4 流向定義5．3 電子發(fā)文管理5．3．1 發(fā)文操作5．3．2 創(chuàng)建發(fā)文5．3．3 發(fā)文草稿5．3．4 辦理發(fā)文5．3．5 正式發(fā)文5．4 發(fā)文流程實例模擬5．4．1 起草5．4．2 審核5．4．3 簽發(fā)5．4．4 定稿、編號5．4．5 簽章、打印5．4．6 分發(fā)、歸檔5．5 電子收文管理5．5．1 收文操作5．5．2 收文登記5．5．3 收文草稿5．5．4 辦理收文5．5．5 正式收文5．6 電子檔案管理5．6．1 基本操作5．6．2 歸檔檔案5．6．3 創(chuàng)建檔案5．6．4 管理閱讀者5．6．5 申請借閱5．6．6 審批借閱5．6．7 閱讀檔案小結(jié)習(xí)題第6章 電子事務(wù)管理6．1 行政事務(wù)概述6．2 會議管理6．2．1 會議室管理6．2．2 登記會議室6．2．3 預(yù)約會議室6．2．4 會議管理6．2．5 會議通知6．2．6 會議紀(jì)要6．3 信訪管理6．3．1 基本操作6．3．2 受理登記6．3．3 呈報提交6．3．4 審核批示6．3．5 調(diào)查處理6．3．6 結(jié)案歸檔6．3．7 匯總打印6．4 人事管理6．5 圖書管理6．6 期刊管理小結(jié)習(xí)題附錄A辦公自動化模擬案例A．1 組織機(jī)構(gòu)A．2 工作人員A．3 人員群組A．4 應(yīng)用角色A．5 工作流程附錄B系統(tǒng)的安裝與配置B．1 安裝1otusR6B．2 配置10tusDominoB．3 配置1otusNotesB．4 安裝OA軟件B．5 配置數(shù)據(jù)庫文件B．6 配置FTP服務(wù)B．7 配置IE瀏覽器B．8 系統(tǒng)初始化參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

　　5．時間　　會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議持續(xù)的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限制?！　〈_定某個會議召開的最佳時間要考慮多種因素。首先是需要，如每周一次的工作例會通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，有利于承上啟下；一年一度的職工代表會議宜于年初召開，既有利于總結(jié)上一年的工作、生產(chǎn)成果，又有利于討論、部署下一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等；有些會議（如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育會議等）本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是安排在每位與會者都能參加的時間，如有些企業(yè)召開各部門的干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是在剛上班的時候。最后是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。會議時間要盡量縮短，會議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計需要的時間，并在會議通知中寫明，以便與會者能有計劃地安排時間。每次會議時間最好不要超過一個小時，如果需要更長時間，則應(yīng)安排中間休息?！　?．地點　　會議地點又稱為“會址”，既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指具體的會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇最佳會址也要考慮多種因素。對于國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市，如上海、武漢、廣州、西安等地召開；對于專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場情況來考慮；對于小型、經(jīng)常性的會議，就安排在單位的會議室。另外，選擇會址時還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素?！　。ㄈ?wù)工作的具體內(nèi)容　　會務(wù)工作是指有關(guān)會議的具體籌備、組織和服務(wù)工作的總稱。應(yīng)遵循“準(zhǔn)備充分、組織嚴(yán)密、服務(wù)周到、確保安全”的原則。　　各種會議的類型不同、內(nèi)容各異、規(guī)模也有差別，因此會務(wù)工作的項目就各不相同，這里重點分析對大中型會議和辦公會議的會務(wù)工作的一般要求。大中型會議的工作內(nèi)容繁多，且視會議議題、規(guī)模的不同而存在差別，但概括起來，基本有六個環(huán)節(jié)：制定會議預(yù)案、準(zhǔn)備會議文件、制作會議通知、會前檢查、會間調(diào)度和會后整理。

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