行政部規(guī)范化管理工具箱

內(nèi)容概要

　　《行政部規(guī)范化管理工具箱（第3版）》通過全方位細(xì)化行政部各崗位的工作事項，詳細(xì)介紹了行政部各崗位的具體職責(zé)、制度、表格、流程和方案，內(nèi)容涉及日常接待管理、文書印章事務(wù)管理、資料檔案事務(wù)管理、辦公設(shè)備管理、行政人事管理、安全保密管理、車輛管理、總務(wù)后勤管理、法律公關(guān)事務(wù)管理等多個方面，可以極大地促進(jìn)行政部的運作效率和工作業(yè)績，增強團隊的凝聚力和戰(zhàn)斗力。　　《行政部規(guī)范化管理工具箱（第3版）》適合企業(yè)行政部經(jīng)理、主管、基層行政人員及企業(yè)培訓(xùn)師、咨詢師使用，同時也適合高校相關(guān)專業(yè)師生閱讀參考。

書籍目錄

第一章行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)1 第一節(jié)行政部組織結(jié)構(gòu)1 一、行政部職能1 二、行政部組織結(jié)構(gòu)1 第二節(jié)行政部責(zé)權(quán)3 一、行政部職責(zé)3 二、行政部權(quán)力4 第三節(jié)行政部管理崗位職責(zé)4 一、行政總監(jiān)崗位職責(zé)4 二、行政部經(jīng)理崗位職責(zé)5 第二章日常接待管理7 第一節(jié)日常接待管理崗位職責(zé)7 一、接待主管崗位職責(zé)7 二、接待專員崗位職責(zé)7 第二節(jié)日常接待管理制度8 一、公務(wù)接待制度8 二、來賓參觀管理規(guī)定10 三、前臺接待禮儀規(guī)范11 四、來訪人員接待管理制度14 五、前臺電話接聽管理制度15 第三節(jié)日常接待管理表格18 一、客人來訪登記表18 二、接待工作日記表19 三、前臺來電備忘錄19 四、商務(wù)接待安排表20 五、公司參觀申請表20 六、公關(guān)接待審批表21 第四節(jié)日常工作管理流程22 一、前臺來電轉(zhuǎn)接流程22 二、來訪客人接待流程23 三、重要接待管理流程24 四、參觀接待管理流程25 第五節(jié)日常接待管理方案26 一、客人來訪接待方案26 二、前臺電話禮儀方案28 三、公司商務(wù)接待方案31 第三章文書印章事務(wù)管理39 第一節(jié)文書印章管理崗位職責(zé)39 一、文書印章主管崗位職責(zé)39 二、文書印章專員崗位職責(zé)39 第二節(jié)文書印章事務(wù)管理制度40 一、辦公文書管理制度40 二、往來信件管理制度44 三、收發(fā)文件操作規(guī)范46 四、印章保管使用制度50 第三節(jié)文書印章事務(wù)管理表格54 一、文書會簽單54 二、對外行文單54 三、發(fā)文目錄表54 四、信件領(lǐng)取登記表55 五、信函與快件寄送登記表55 六、信函與快件簽收登記表55 七、印章使用登記表55 第四節(jié)文書印章事務(wù)管理流程56 一、發(fā)文管理流程56 二、收文管理流程57 三、傳真收文流程58 四、收文備簽流程59 五、信函快件寄送流程60 六、信函快件接收流程61 七、往來信件管理流程62 八、印章使用管理流程63 第五節(jié)文書印章事務(wù)管理方案64 一、印章刻制管理方案64 二、辦公文書編制指導(dǎo)方案66 第四章資料檔案事務(wù)管理71 第一節(jié)資料檔案管理崗位職責(zé)71 一、資料檔案主管崗位職責(zé)71 二、資料檔案專員崗位職責(zé)71 第二節(jié)資料檔案事務(wù)管理制度72 一、公司檔案管理制度72 二、圖書資料管理制度75 三、資料檔案借閱管理規(guī)定77 四、資料檔案銷毀管理規(guī)定78 第三節(jié)資料檔案事務(wù)管理表格80 一、檔案借閱審批表80 二、圖書借閱登記表81 三、資料借閱登記表81 四、檔案存放備查表81 五、資料丟失報告表82 第四節(jié)資料檔案事務(wù)管理流程83 一、公司檔案歸檔流程83 二、公司檔案銷毀流程84 三、資料檔案銷毀管理流程85 四、資料檔案借閱管理流程86 第五節(jié)文書印章事務(wù)管理方案87 一、客戶檔案管理方案87 二、資料借閱管理實施方案88 第五章辦公設(shè)備管理91 第一節(jié)辦公設(shè)備管理崗位職責(zé)91 一、辦公設(shè)備主管崗位職責(zé)91 二、辦公設(shè)備專員崗位職責(zé)91 第二節(jié)辦公設(shè)備事務(wù)管理制度92 一、辦公設(shè)備管理制度92 二、辦公用品管理制度94 第三節(jié)辦公設(shè)備事務(wù)管理表格98 一、辦公設(shè)備登記表98 二、辦公用品領(lǐng)用表99 三、辦公用品盤點表99 四、辦公設(shè)備請購單99 第四節(jié)辦公設(shè)備事務(wù)管理流程100 一、辦公設(shè)備購買審批流程100 二、辦公設(shè)備詢價流程101 三、辦公設(shè)備比價流程102 四、辦公設(shè)備采購流程103 五、辦公用品購買流程104 六、辦公用品領(lǐng)用流程105 第五節(jié)辦公設(shè)備事務(wù)管理方案106 一、辦公設(shè)備采購方案106 二、個人電腦配備方案108 第六章行政人事管理111 第一節(jié)行政人事管理崗位職責(zé)111 一、行政人事主管崗位職責(zé)111 二、行政人事專員崗位職責(zé)112 第二節(jié)行政人事管理制度112 一、員工考勤管理制度112 二、員工出差管理制度117 三、公司會議管理制度119 四、公司提案管理制度123 五、日常紀(jì)律管理制度125 第三節(jié)行政人事管理表格128 一、員工考勤登記表128 二、年度考勤匯總表129 三、員工請假申請單129 四、員工加班申請表129 五、員工出差申請表130 六、差旅費報銷清單130 七、公司會議記錄表130 八、提案管理記錄表132 九、員工提案評定表132 十、員工獎懲記錄表133 十一、員工違紀(jì)處理表133 第四節(jié)行政人事管理流程134 一、出差管理流程134 二、會議管理流程136 三、提案管理流程137 第五節(jié)行政人事管理方案138 一、員工出差管理方案138 二、部門經(jīng)理會議方案140 第七章安全保密管理145 第一節(jié)安全保密管理崗位職責(zé)145 一、安全保密主管崗位職責(zé)145 二、安全保密專員崗位職責(zé)145 第二節(jié)安全保密管理制度146 一、公司值班管理制度146 二、員工出入管理制度148 三、車物出入管理制度150 四、安全保衛(wèi)管理制度154 五、消防安全管理制度158 六、公司保密管理制度161 第三節(jié)安全保密管理表格166 一、值班登記日志表166 二、保安執(zhí)勤日志表167 三、外出員工登記表167 四、來賓出入登記表167 五、安全狀況檢查表168 六、防火設(shè)施檢查表169 七、突發(fā)事故報告表169 八、事故統(tǒng)計匯總表170 第四節(jié)安全保密管理流程171 一、人員進(jìn)出管理流程171 二、消防安全管理流程172 三、安全檢查管理流程173 四、技術(shù)保密管理流程174 第五節(jié)安全保密管理方案175 一、治安保衛(wèi)實施方案175 二、突發(fā)事件處理方案176 三、公司安全消防方案177 四、技術(shù)保密合同范本179 第八章車輛管理181 第一節(jié)車輛管理崗位職責(zé)181 一、車輛主管崗位職責(zé)181 二、司機崗位職責(zé)181 第二節(jié)車輛管理制度182 一、公司車輛管理制度182 二、車輛安全管理制度185 三、公司司機管理制度187 第三節(jié)車輛管理表格191 一、車輛登記列表191 二、車輛登記卡191 三、車輛出入登記表191 四、車輛檢查日志192 五、車輛檢點表192 六、車輛請修表193 七、保養(yǎng)記錄表193 八、車輛加油申請表194 九、車輛加油記錄表194 十、用車申請表194 十一、車輛使用申請表195 十二、派車記錄單195 十三、車輛事故現(xiàn)場記錄單196 十四、車輛事故報告單197 十五、司機用車記錄表198 十六、車輛使用日志表198 十七、車輛使用狀況月報表199 十八、車輛費用報銷單200 十九、車輛費用月度統(tǒng)計表200 第四節(jié)車輛管理流程201 一、事故處理流程201 二、車輛使用管理流程203 三、車輛加油管理流程204 四、車輛養(yǎng)護管理流程205 五、車輛年檢管理流程206 第五節(jié)車輛管理方案207 一、車輛肇事處理方案207 二、司機安全責(zé)任方案210 三、車輛費用管理方案212 第九章總務(wù)后勤管理215 第一節(jié)總務(wù)后勤管理崗位職責(zé)215 一、總務(wù)后勤主管崗位職責(zé)215 二、餐廳宿舍管理專員崗位職責(zé)215 三、環(huán)境衛(wèi)生管理專員崗位職責(zé)216 四、物業(yè)管理專員崗位職責(zé)217 第二節(jié)總務(wù)后勤管理制度218 一、員工食堂管理制度218 二、員工宿舍管理制度221 三、清潔衛(wèi)生管理制度223 四、環(huán)境綠化管理制度225 第三節(jié)總務(wù)后勤管理表格231 一、食堂衛(wèi)生檢查表231 二、住宿申請表231 三、住宿人員資料卡232 四、宿舍分配申請表233 五、宿舍檢查登記表233 六、宿舍物品借用卡234 七、衛(wèi)生區(qū)域規(guī)劃表234 八、清潔工作安排表234 九、衛(wèi)生狀況檢查表235 十、清潔衛(wèi)生評分表235 第四節(jié)總務(wù)后勤管理流程236 一、員工住宿管理流程236 二、員工食堂管理流程237 三、環(huán)境衛(wèi)生管理流程238 第五節(jié)總務(wù)后勤管理方案239 一、文明宿舍評比方案239 二、員工食堂管理方案240 三、公司餐卡管理方案242 四、公司綠化養(yǎng)護方案242 第十章法律公關(guān)事務(wù)管理247 第一節(jié)法律公關(guān)事務(wù)管理崗位職責(zé)247 一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責(zé)247 二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責(zé)247 三、法務(wù)主管崗位職責(zé)248 四、法務(wù)專員崗位職責(zé)249 第二節(jié)法律公關(guān)事務(wù)管理制度249 一、公關(guān)管理辦法249 二、對外宣傳制度251 三、案件處理工作規(guī)范253 第三節(jié)法律公關(guān)事務(wù)管理表格255 一、公關(guān)活動策劃表255 二、公關(guān)工作計劃表255 三、公關(guān)活動預(yù)算表256 四、公關(guān)費用申請表256 五、公關(guān)計劃檢查表256 六、公關(guān)危機調(diào)查表257 七、公關(guān)危機分析表257 八、公關(guān)危機預(yù)警對策表258 第四節(jié)法律公關(guān)事務(wù)管理流程259 一、公共關(guān)系管理流程259 二、危機公關(guān)管理流程260 三、法律服務(wù)管理流程261 第五節(jié)法律公關(guān)事務(wù)管理方案262 一、危機公關(guān)處理方案262 二、公司慶典活動方案265 三、公司新聞發(fā)布會方案268

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：   插圖：   二、來電處理的禮儀規(guī)定 （一）來電處理禮儀的總體要求 1.電話鈴聲響起后，接待專員應(yīng)盡快拿起聽筒接聽。 2.電話用語要禮貌、熱情、簡潔、流暢，使對方感到心情舒暢，給對方留下較好的印象。標(biāo)準(zhǔn)用語為：“您好，這里是××公司?！?3.接待專員應(yīng)備有電話記錄本，電話記錄要既簡潔又完備。在接聽、記錄的過程中，接待專員要始終保持謙虛的態(tài)度，如果接待專員沒聽清，要及時請對方復(fù)述。 4.接待專員要熟記公司各部門分機號碼，保證接轉(zhuǎn)電話準(zhǔn)確無誤。 5.在接到責(zé)難或批評性的電話時，接待專員應(yīng)委婉解釋，并向其表示歉意或謝意，不可與客人爭辯，更不可發(fā)生言語沖突。 6.接待專員對對方提出的問題應(yīng)耐心傾聽，讓其適度地暢所欲言，期間接待專員可以通過提問的方式探究對方的需求與問題；如遇到需要查尋數(shù)據(jù)或另行聯(lián)系的事件時，若需要時間較長，最好不要讓對方久候，應(yīng)改用另行回話等方式，并盡早回復(fù)。 （二）接聽電話各環(huán)節(jié)的禮儀規(guī)范 1.電話鈴聲響起時 在電話鈴聲響起三次之內(nèi)，接待專員必須接聽電話，以免引起對方的不滿。即使業(yè)務(wù)繁忙，接待專員也應(yīng)迅速地接聽電話，并優(yōu)先接聽長途電話。 2.電話的轉(zhuǎn)接 （1）電話接通后，接待專員應(yīng)使用以下語句：“您好，這里是××公司！” （2）對于任何找管理者或領(lǐng)導(dǎo)的電話，接待專員必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)人員的秘書或助理那里，這樣可以保證管理者或領(lǐng)導(dǎo)不被某些無關(guān)緊要的電話打擾。 （3）如果來電者能說出要找的人的名字，前臺接待專員必須回答：“請稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)到他的辦公室?！比缓螅瑢㈦娫掁D(zhuǎn)給相關(guān)秘書。 如果秘書的電話占線或找不到秘書，前臺接待專員必須回答：“對不起，王先生電話正占線，您要等一下嗎？”如果對方回答“是”，接待專員可不掛斷來電者的電話，但等到快一分鐘時，必須向來電者確認(rèn)是否還要繼續(xù)等候。接待專員此時必須說：“王先生的電話還在占線，您還要等侯嗎？”如果對方回答“否”，則前臺接待專員要問明其來意或是否需要轉(zhuǎn)告。 （4）如果前臺接待專員知道對方要找的人現(xiàn)在不在辦公室，應(yīng)說：“對不起，張先生暫時不在辦公室，請問有什么事情？我可以轉(zhuǎn)告嗎？”或者說：“對不起，張先生出差了，請問有什么事情？我可以轉(zhuǎn)告嗎？”接待專員千萬不要在不了解對方動機和目的的情況下隨便傳話，更不要在未授權(quán)的情況下說出受話人的行蹤或?qū)⑹茉捜说氖謾C號碼或家庭電話號碼告訴來電者。但是，也不要只說“他不在”就將電話掛斷。 （5）如果來電者不希望或者不確定和具體某個人通話時，前臺接待專員必須說：“有什么可以幫到您嗎？”以此了解來電者的目的。如果是投訴電話，接待專員應(yīng)該仔細(xì)聆聽后。

編輯推薦

行政部是企業(yè)急需規(guī)范化管理的部門。作為企業(yè)行政部經(jīng)理或者主管，您是否經(jīng)常為解決以下問題勞心勞力：?行政工作中經(jīng)常需要編制各種事務(wù)性表格，卻無從下手？?各部門印章格式不統(tǒng)一，使用時雜亂無序？?企業(yè)公文處理效率低下，公文質(zhì)量不合標(biāo)準(zhǔn)，怎么寫公文最規(guī)范？?企業(yè)辦公設(shè)備損耗嚴(yán)重，是修還是換？怎樣做最經(jīng)濟核算。?面對企業(yè)公關(guān)危機，行政部如何出面妥善解決？《行政部規(guī)范化管理工具箱（第3版）》針對企業(yè)行政部工作人員的以上困擾：?設(shè)計了9項企業(yè)行政管理工作中經(jīng)常用到的數(shù)十個表格，可供讀者直接套用；?給出了行政部工作中常用的流程和制度，極大地提升行政部的運作效率?！缎姓恳?guī)范化管理工具箱（第3部）》延續(xù)了《行政部規(guī)范化管理工具箱》第1版和《行政部規(guī)范化管理工具箱（第2版）》實用、權(quán)威的風(fēng)格，重新調(diào)整了全書的整體結(jié)構(gòu)，細(xì)化了各項具體工作，將原書第三章“辦公事務(wù)管理”的內(nèi)容，拆分成“文書印章事務(wù)管理”、“資料檔案事務(wù)管理”、“辦公設(shè)備管理”三個部分。調(diào)整后的行政管理工作事項更加模塊化，工作內(nèi)容更加全面詳細(xì)、更加符合企業(yè)的實際情形。

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