秘書的秘密

前言

秘書這一行當(dāng)古已有之。起草公文、整理資料、上傳下達、處理事務(wù)……從古到今，秘書做的并非是多么迥異于常人的工作，秘書的等級也并非多么高高在上，但秘書這個職業(yè)總是讓人覺得非同尋常。的確，作為領(lǐng)導(dǎo)的身邊人，作為領(lǐng)導(dǎo)與員工、領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的橋梁，秘書所處的特殊位置賦予了秘書這個職業(yè)許多特殊的內(nèi)涵，為秘書蒙上了一層頗為神秘的面紗。一、秘書是干什么的？說到秘書職業(yè)、秘書的發(fā)展歷程以及秘書角色的特殊性，作家丁邦文在其暢銷小說（《中國式秘書》一書中做過這樣精彩的論述：秘書這個行當(dāng)，看上去風(fēng)光無限，其實只有身在其中并歷盡甘苦者，才能品其精髓、得其三昧……在古代，一般官府的師爺、幕僚，通常是在當(dāng)?shù)仡H有文名的落第秀才中挑選，若是官居一二品的尚書、總督一類大員，其幕府則可能就是更具才華的舉人、進士。而且，那些幕僚、師爺在官府的地位都很高，吃飯、看戲、接客常常與主人平起平坐，札遇幾可等同于家人……等到進入現(xiàn)代，隨著社會文明程度的提高，秘書隊伍迅速膨脹乃至蔚為大觀，同時又不免有些魚龍混雜。就說眼下，且不論那些為民主事、請命的黨政機關(guān)，但凡是稱得上一級組織、團體者，甚至哪怕只是三兩個人的皮包公司，那些長字號、總字號首腦人物后邊，必有拎皮包、端水杯的秘書隨侍。尤其那些男性官員或老總，如其秘書前邊再加個女字，那就又多了一層曖昧甚至情色的味道。于其中多數(shù)人而言，秘書不過暖身之衣、飽腹飯碗而已。

內(nèi)容概要

無論是政府機關(guān)還是企事業(yè)單位，無論是公務(wù)員還是打工者，秘書工作無疑是最鍛煉人的，也是最要求具有較高智商與情商的。秘書職業(yè)除了有許多眾所周知的顯規(guī)則，肯定還會有若干鮮為人知的潛規(guī)則。比如何時應(yīng)該走在領(lǐng)導(dǎo)前面，何時應(yīng)該走在領(lǐng)導(dǎo)后面；什么話該說，什么話不該說；什么事該問，什么事不該問等常識性的東西，是身為秘書者大多都諳熟的顯規(guī)則。本書以名人秘書、名企秘書之工作實例為引，對秘書工作的要求和技巧有側(cè)重地進行闡述，具有實用性與參考性，同時又不失趣味性和可讀性。除了這些顯規(guī)則之外，本書也涉及一些秘書職業(yè)不為人知的潛規(guī)則，這些潛規(guī)則不但適用于秘書工作，同樣適用于其他行當(dāng)。因此，本書雖然是為秘書而寫，但是書中所說的一些原則、技巧、方法，同樣適用于正處于工作崗位上、有志于使自己的綜合素質(zhì)得到全面提升的廣大讀者。

書籍目錄

第1章  深入了解領(lǐng)導(dǎo)  摸透領(lǐng)導(dǎo)的工作特點——事半功倍  摸透領(lǐng)導(dǎo)的工作能力——有效輔助  摸透領(lǐng)導(dǎo)的個性特點——對癥下藥  摸透領(lǐng)導(dǎo)的興趣愛好——溝通情感  摸透領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系——如魚得水  摸透領(lǐng)導(dǎo)的心理活動——合作默契第2章  密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)(思想篇)  做個不鉆營、不越位的“老實人”  做個不恃寵而驕，不任性賭氣的“貼心人”  做個對領(lǐng)導(dǎo)忠誠的“鐵桿助手”  做個對領(lǐng)導(dǎo)服從的“得力跟班”  做個對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)的“好管家”  做個主動踏實的“耕耘者”第3章  密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)(行動篇)  工作常匯報  任務(wù)多承擔(dān)  問題常詢問  信息多傳達  意見常表達  思想多交流  情感多溝通第4章  巧妙影響領(lǐng)導(dǎo)  依靠責(zé)任影響  依靠道理影響  依靠法規(guī)影響  依靠人格影響  依靠能力影響  依靠情感影響第5章  精于出謀劃策  秘書當(dāng)為“小諸葛”  放眼全局想問題  培養(yǎng)自身洞察力  保持思維的靈活性  開拓思維創(chuàng)造性  提交之前先論證  參謀手法要藝術(shù)第6章  嚴格保守機密  了解保密重要性——秘書當(dāng)能守秘密  了解保密法規(guī)——依法保密  了解保密范圍——當(dāng)保則保  了解泄密渠道——知己知彼，百戰(zhàn)不殆  了解保密措施——兵來將擋，水來土掩第7章  待人謙恭有禮  謙虛而不自傲  寬容而不狹隘  守禮而不失禮  平和而不尖銳  對領(lǐng)導(dǎo)尊重而不逢迎  對同事平易而又熱情  對自己的過錯要多一些反省  對別人的長處要多一些學(xué)習(xí)第8章  辦事面面俱到  秘書要會辦事，辦好事  事無巨細，積極有序  按規(guī)范辦，照指示辦  急事急辦，特事特辦  小事重細節(jié)，大事不糊涂  熟事不大意，生事不輕率  易事不怠慢，難事不推脫第9章  能夠隨機應(yīng)變  注意察言觀色  不要針鋒相對  不斷積累經(jīng)驗  沉著處理緊急事件  靈活應(yīng)對突發(fā)事件  有序處理臨時問題第10章  講究語言藝術(shù)  秘書應(yīng)當(dāng)善說——善說才能優(yōu)秀  能夠把握話題——合適的話題是好的開始  善聽而后善說——會聽才會說  能說但不多說——畫蛇添足要不得  增加語言智慧——有知識又靈活  活用肢體語言——配合表達效果更佳  注意禮貌文明——有禮才稱得上藝術(shù)  注意語言環(huán)境——看準對象、時機、場合  避免用語不當(dāng)——意同未必可換用  對領(lǐng)導(dǎo)嚴用報請語體  對同事多用協(xié)調(diào)語氣  對賓客多用禮貌態(tài)度第11章  擅寫各種公文  要有格式規(guī)范  要有結(jié)構(gòu)層次  要有思想靈魂  要有事實依據(jù)  要有準確表達  要有鮮活血肉  要有領(lǐng)導(dǎo)特色第12章  諳熟辦公禮儀  完善自我——個人形象無可挑剔  管理會務(wù)——前中后面面俱到  處理文書——按流程一絲不茍  安排差旅——準備工作萬無一失  安排宴會——人、物俱周詳  接打電話——有規(guī)范有禮貌有智慧  處理來信——分門別類講條理  參與談判——不卑不亢方可行  組織剪彩——“面子”工程不可疏漏第13章  保持學(xué)習(xí)熱情  不妄自菲薄  行行都能出狀元  在專業(yè)中精通  在廣博中充實  在創(chuàng)造中提高  在與時俱進中飛躍第14章  堅守人格底線  保持高尚的品格  不貪一點小便宜  不以公權(quán)謀私利  不假領(lǐng)導(dǎo)謀私利  不被利欲所誘惑  不參與領(lǐng)導(dǎo)之爭

章節(jié)摘錄

摸透領(lǐng)導(dǎo)的個性特點——對癥下藥一個人的性格決定了他的工作習(xí)慣、工作方法與工作規(guī)律，而秘書既然是要為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供輔助的，那就必須要摸清領(lǐng)導(dǎo)的個性，只有這樣才能更好地根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的個性來為其安排好工作事宜，比如按照其個性來寫講演稿、來擬定相關(guān)工作文件等，從而與領(lǐng)導(dǎo)進行默契的合作。關(guān)相生在1950年至1952年任陶鑄的秘書，他就十分了解陶鑄的個性特點——性情耿直，大公無私，喜歡反映真實情況，敢講真話，敢提出不同意見，討厭唯唯諾諾、表里不一。在廣西剿匪期間，公安部門經(jīng)常送重要匪首案卷請?zhí)砧T審批。因為案卷太多，陶鑄無法詳細過目，便要秘書關(guān)相生認真看后將每個案卷列表摘要刊出，再由他審閱。關(guān)相生在整理案卷材料過程中，發(fā)現(xiàn)經(jīng)陶鑄審批的案件出現(xiàn)了量刑上前后不一的情況，于是向陶鑄提出請考慮統(tǒng)一量刑。陶鑄看后認為應(yīng)該改正，并稱贊秘書這個意見提得好，鼓勵秘書“就要提這樣的意見，這可以使領(lǐng)導(dǎo)少犯錯誤，我最討厭唯唯諾諾的人。每個領(lǐng)導(dǎo)都有自己獨特的個性。有的領(lǐng)導(dǎo)果斷、有魄力、敢于負責(zé)，有的領(lǐng)導(dǎo)則謹慎、細致，甚至有點優(yōu)柔寡斷，有的領(lǐng)導(dǎo)有強烈的競爭意識和進取心，有的領(lǐng)導(dǎo)則不愿冒尖，害怕出漏子，只求平安無事……秘書工作的從屬性要求秘書必須要適應(yīng)并配合領(lǐng)導(dǎo)，所以秘書必須下功夫摸透他所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)的獨特個性特點。因為領(lǐng)導(dǎo)個性不同，所以服務(wù)和對待不同個性領(lǐng)導(dǎo)的秘書的工作方式也是截然不同的。曾為多家外企服務(wù)過的秘書顧丹妮用自己的實際經(jīng)驗說明了解領(lǐng)導(dǎo)個性的必要性：“美國老板不拘小節(jié)，凡事公事公辦，日本老板城府很深，喜怒不行于色，凡事要去用心揣摩。而且日本老板來往的都是日本商社的人，社交方面作風(fēng)低調(diào)，不像美國老板那么明朗化。澳洲老板則比美國老板更坦率，事無大小，他們都會告訴秘書，即使是自己家里的事情也一樣，所以配合他們的工作，不需要拐彎抹角。總之，對老板的個性要好好觀察?！逼鋵嵜割I(lǐng)導(dǎo)的個性對秘書來說是有百利而無一害的。一般而言，摸透領(lǐng)導(dǎo)個性，對秘書有以下幾個方面的好處：（1）摸透領(lǐng)導(dǎo)個性特點，才能與領(lǐng)導(dǎo)達成默契聶榮臻的秘書在回憶為聶榮臻進行文書起草工作時曾說：“聶榮臻性格爽朗，辦事喜歡干脆，喜歡快，寫文章也要求明確簡練。我們就掌握了他的這個特點，秉承他的意旨去做，多年來形成了一種默契，只要他老人家稍加指點，我們一般都能心領(lǐng)神會，這樣做出來的效果就使老人家比較滿意?！比绻櫂s臻的秘書不是摸透了聶榮臻的個性，在文書起草工作中就很難與聶榮臻達成高度的默契，而寫出來的文稿也便很難符合他的要求，適合他的個人風(fēng)格。（2）摸透領(lǐng)導(dǎo)個性特點，才能在工作中少走彎路某縣長的新秘書整日自覺挖空心思、嘔心瀝血為領(lǐng)導(dǎo)寫材料，但幾乎沒一次順利通過，而且每次都是被要求做結(jié)構(gòu)、框架上的大手術(shù)。有一次，這位秘書剛剛完成了一篇近萬字的講話稿。一想到這篇東西又將被縣長的大筆勾畫得一塌糊涂，小秘書就嚇得手腳冰涼。后來他打聽到隔壁辦公室有一位經(jīng)驗豐富的老秘書水平相當(dāng)了得，據(jù)說他寫成的材料從未做過大的改動，總能順利過關(guān)。于是小秘書去找那位老秘書請教。老秘書得知小秘書的來意，認真地把講話稿從頭至尾看了一遍，說：“這材料通不過。”小秘書一聽臉都綠了，忙說：“您一定要為我指點指點?！崩厦貢闷鸸P改了幾下，然后說：“這下能通過了?！毙∶貢屑毧戳丝蠢厦貢倪^的材料，原來的“部署”改成了“布署”，“弘揚”變成了“宏揚”，這樣的“更正”共有十余處。

編輯推薦

《秘書的秘密》：從優(yōu)秀到卓越的所有秘密，告訴你怎樣在工作崗位上游刃有余。深入了解領(lǐng)導(dǎo)，密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)。精干出謀劃策，嚴格保守機密。辦事面面俱到，善于隨機應(yīng)變。對內(nèi)謙虛謹慎，對外有禮有節(jié)。

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