職業(yè)秘書(shū)任職資格與工作規(guī)范

前言

　　秘書(shū)是國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一種職位，也是世界范圍內(nèi)最廣泛的社會(huì)職業(yè)之一?，F(xiàn)代秘書(shū)是一個(gè)復(fù)合型的人才，其所從事的工作是領(lǐng)導(dǎo)中樞的一種綜合性工作，在承上啟下、溝通內(nèi)外、輔助管理上起著舉足輕重的作用，秘書(shū)工作的運(yùn)行狀況直接影響著一個(gè)單位的整體工作水平和效率。因而古今中外各類領(lǐng)導(dǎo)無(wú)不把秘書(shū)放在極為重要的位置，而給予高度重視。　　2l世紀(jì)的今天，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊，秘書(shū)工作內(nèi)容不斷拓展，秘書(shū)工作意識(shí)不斷更新，秘書(shū)工作制度不斷完善。訓(xùn)練有素、能力卓越的職業(yè)秘書(shū)在如今的商業(yè)社會(huì)因而顯得非常匱乏，這從近幾年來(lái)秘書(shū)這個(gè)字眼在人才招聘市場(chǎng)中頻頻出現(xiàn)，在招聘排行榜上連續(xù)位居前列即可看出?！　∑髽I(yè)急需能力卓越的職業(yè)秘書(shū)人才，卻難以聘任到，一些從事秘書(shū)工作的職業(yè)人想培養(yǎng)自己成為符合企業(yè)需求的人才，卻找不到評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)予以對(duì)照來(lái)獲得提升。本書(shū)即針對(duì)目前的這種狀況，從職業(yè)秘書(shū)的任職資格考核標(biāo)準(zhǔn)、基本能力要求、必備知識(shí)要求出發(fā)，設(shè)計(jì)一套適合企業(yè)的職業(yè)秘書(shū)任職膏格評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)及體系，并從職業(yè)秘書(shū)工作任務(wù)、工作內(nèi)容著手，提供一份詳盡的標(biāo)準(zhǔn)化的工作規(guī)范?！　”緯?shū)共八章，具體為：　　第一章 職業(yè)秘書(shū)任職資格及考核標(biāo)準(zhǔn)，介紹公司秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)類、助理類秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)秘書(shū)任職資格考證的方法、流程。　　第二章 職業(yè)秘書(shū)基本能力要求，闡述職業(yè)秘書(shū)的基本素養(yǎng)、職業(yè)道德、形象要求、勝任能力、溝通協(xié)調(diào)能力、服務(wù)上司能力、公關(guān)接待能力、商務(wù)活動(dòng)安排能力、分析能力等。并提供自我形象、人際溝通、人際交往及談判能力等的測(cè)試題以供實(shí)際測(cè)評(píng)和自我測(cè)評(píng)之用。　　第三章 職業(yè)秘書(shū)必備知識(shí)要求，重點(diǎn)介紹職業(yè)秘書(shū)的日常應(yīng)對(duì)禮儀、社史禮儀及茶點(diǎn)服務(wù)技巧、必備的消防知識(shí)和初級(jí)救護(hù)知枳。并設(shè)計(jì)一套試題以供資格考評(píng)時(shí)測(cè)試?！　〉谒恼?職業(yè)秘書(shū)綜合事務(wù)處理工作規(guī)范，介紹職業(yè)秘書(shū)在實(shí)際工作中如何提高工作流程效率，如何進(jìn)行自我開(kāi)發(fā)管理、例外事務(wù)處理、例行事務(wù)處理及有效溝通的技巧，有效工作關(guān)系培養(yǎng)和保持良好公司形象的方法、藝術(shù)?！　〉谖逭?職業(yè)秘書(shū)信息管理工作規(guī)范，從職業(yè)秘書(shū)起著信息溝通的橋梁作用出發(fā)，介紹信息收集和處理，信息系統(tǒng)的建立、維護(hù)、利用、保密及電話、郵件應(yīng)用等的工作規(guī)范?！　〉诹?職業(yè)秘書(shū)文檔管理工作規(guī)范，介紹文檔管理的內(nèi)容及分類、存儲(chǔ)、查閱、分裝、銷毀、保密等的工作規(guī)范。　　第七章 職業(yè)秘書(shū)辦公設(shè)備管理工作規(guī)范，介紹辦公設(shè)備管理及費(fèi)用的內(nèi)容，申購(gòu)、領(lǐng)用、日常管理辦公設(shè)備和費(fèi)用報(bào)銷流程及管理規(guī)范?！　〉诎苏?職業(yè)秘書(shū)會(huì)務(wù)管理工作規(guī)范，闡述職業(yè)秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容，及會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)調(diào)、會(huì)后整理的職責(zé)、方法、要求?！　”緯?shū)條理清晰，內(nèi)容全面，并提供了許多自我訓(xùn)練題，操作性極強(qiáng)，既可作為人事部門(mén)或單位領(lǐng)導(dǎo)聘任選拔職業(yè)秘書(shū)的參考，也可作為定期檢查、考評(píng)職業(yè)秘書(shū)工作績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)可作為培訓(xùn)部門(mén)培訓(xùn)秘書(shū)人員和秘書(shū)人員自身修煉提升的教材。

內(nèi)容概要

　　《職業(yè)秘書(shū)任職資格與工作規(guī)范》系統(tǒng)介紹了職業(yè)秘書(shū)的任職資格考核標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)秘書(shū)綜合事務(wù)處理工作規(guī)范、信息管理工作規(guī)范、辦公設(shè)備管理工作規(guī)范、會(huì)務(wù)管理工作規(guī)范等方面的知識(shí)，并設(shè)計(jì)了一套職業(yè)秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定體系，為企業(yè)提供了一份詳盡的標(biāo)準(zhǔn)化的職業(yè)秘書(shū)工作準(zhǔn)則；同時(shí)，為職業(yè)秘書(shū)不斷實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。秘書(shū)廣泛活躍于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人處理日常事務(wù)，并做好服務(wù)，在承上啟下，溝通內(nèi)外、輔助管理等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊，秘書(shū)工作內(nèi)容不斷拓展，工作理念不斷更新，這就要求秘書(shū)不斷提高自己的職業(yè)化和專業(yè)化素質(zhì)。

書(shū)籍目錄

第一章 職業(yè)秘書(shū)任職資格及考試標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié) 秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)第二節(jié) 基礎(chǔ)類秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)第三節(jié) 助理類秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)第四節(jié) 秘書(shū)任職資格考證管理辦法第二章 職業(yè)秘書(shū)基本能力要求第一節(jié) 秘書(shū)基本素養(yǎng)第二節(jié) 秘書(shū)職業(yè)道德第三節(jié) 秘書(shū)形象要求第四節(jié) 秘書(shū)勝任能力第五節(jié) 秘書(shū)溝通協(xié)調(diào)能力第六節(jié) 秘書(shū)服務(wù)上司能力第七節(jié) 秘書(shū)公關(guān)接待能力第八節(jié) 秘書(shū)商務(wù)活動(dòng)安排能力第九節(jié) 秘書(shū)分析能力第十節(jié) 秘書(shū)自我形象測(cè)試第十一節(jié) 秘書(shū)人際溝通能力測(cè)試第十二節(jié) 秘書(shū)人際交往能力測(cè)試第十三節(jié) 秘書(shū)談判能力測(cè)試第三章 職業(yè)秘書(shū)必備知識(shí)要求第一節(jié) 秘書(shū)日常應(yīng)對(duì)禮儀第二節(jié) 秘書(shū)電話禮儀第三節(jié) 秘書(shū)社交禮儀第四節(jié) 秘書(shū)接待工作基本職責(zé)第五節(jié) 秘書(shū)茶點(diǎn)服務(wù)技巧第六節(jié) 秘書(shū)應(yīng)具備的消防知識(shí)第七節(jié) 秘書(shū)應(yīng)具備的初級(jí)救護(hù)知識(shí)第八節(jié) 公司秘書(shū)任職資格必備知識(shí)考題第四章 職業(yè)秘書(shū)綜合事務(wù)處理工作規(guī)范第一節(jié) 提高工作流程效率標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容第二節(jié) 自我開(kāi)發(fā)管理工作規(guī)范第三節(jié) 例行事務(wù)處理工作規(guī)范第四節(jié) 例外事務(wù)處理工作規(guī)范第五節(jié) 時(shí)間管理工作規(guī)范第六節(jié) 有效溝通技巧第七節(jié) 計(jì)劃管理工作規(guī)范第八節(jié) 成本控制意識(shí)培訓(xùn)工作規(guī)范第九節(jié) 遵循職業(yè)健康安全原則第十節(jié) 新老秘書(shū)工作交接規(guī)范第十一節(jié) 有效工作關(guān)系培訓(xùn)規(guī)范第十二節(jié) 工作職責(zé)和工作能力認(rèn)知要求第十三節(jié) 問(wèn)題解決工作規(guī)范第十四節(jié) 保持公司形象工作規(guī)范第五章 職業(yè)秘書(shū)信息管理工作規(guī)范第六章 職業(yè)秘書(shū)文檔管理工作規(guī)范第七章 職業(yè)秘書(shū)辦公設(shè)備管理工作規(guī)范第八章 職業(yè)秘書(shū)會(huì)務(wù)管理工作規(guī)范

章節(jié)摘錄

　　二、儀容、儀表與形象設(shè)計(jì)　　秘書(shū)的工作場(chǎng)合和丁作性質(zhì)，要求你注重外在形象。秘書(shū)的專業(yè)形象總的要求是：整潔、端莊、清秀、成熟、能干?！　?．發(fā)型　　美的發(fā)型，對(duì)于一個(gè)人的形象來(lái)說(shuō)，比化妝和服飾更為重要。　　任何一種發(fā)型都可以是最時(shí)尚的，但要與身份、臉型相符。　　秘書(shū)經(jīng)常會(huì)出席一些正式場(chǎng)合和晚宴的活動(dòng)，適合晚妝的發(fā)型需要很好的修飾?！　?．五官修飾　　在辦公室上班，是不允許濃妝艷抹的，但適當(dāng)?shù)牡瓓y，可以讓你神采奕奕且個(gè)性鮮明。　　3．服飾　　秘書(shū)的形象代表著企業(yè)的形象，因此，塑造一個(gè)恰如其分的職業(yè)形象，不僅能給人留下好感，而且有助于開(kāi)展工作?！　。?）秘書(shū)的服裝應(yīng)該是簡(jiǎn)單線條加上剪裁大方的組合性套裝，既能夠體現(xiàn)你的身份，又能增加別人對(duì)你的信任。強(qiáng)調(diào)多功能和多變化的服裝組合是秘書(shū)服飾設(shè)計(jì)的重點(diǎn)，最好是既表現(xiàn)出你的優(yōu)雅、大方，又顯得利落?！　。?）在辦公室內(nèi)穿著的服裝一般為各式套裝。應(yīng)選擇不易起皺的好質(zhì)地面料。　?。?）在外出公務(wù)的場(chǎng)合里，秘書(shū)需要的服飾特點(diǎn)是讓自己來(lái)去自如，跟得上城市節(jié)奏，不太緊身，也不宜過(guò)分寬松?！　。?）在運(yùn)動(dòng)休閑的場(chǎng)合里，休閑裝扮也是秘書(shū)服飾設(shè)計(jì)的重點(diǎn)。休閑裝扮所需物品有：T恤、休閑套、牛仔系列、寬松棉質(zhì)裙或褲?！　∪?、秘書(shū)的行為規(guī)范　　秘書(shū)的一舉一動(dòng)都反映著企業(yè)的形象，因此，注意儀表舉止是十分重要的。舉止規(guī)范的基本原則就是保持端莊、文靜、溫和的形象，使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生尊重和信賴。舉止得當(dāng)不僅是搞好人際關(guān)系的先決條件，也是修養(yǎng)和魅力的具體表現(xiàn)?！　?．站立規(guī)范　　站要有站姿，站可以站出一種情態(tài)，一種格調(diào)。作為職業(yè)女性，站立時(shí)應(yīng)注意：　　頭部保持挺拔，目光平視，肩平直，胸略挺，不交叉雙0a站立。　　2．行走規(guī)范　　走路同樣要講究?jī)?yōu)雅，走路時(shí)應(yīng)注意：要盡量走成一條直線，步伐穩(wěn)健，步態(tài)輕盈，邁步時(shí)稍稍有些彈性飄逸感。膝蓋內(nèi)側(cè)似乎有些磨擦的感覺(jué)，手輕輕隨步伐前后擺動(dòng)?！　?．會(huì)面規(guī)范　　面帶微笑，對(duì)方向你打招呼，要積極誠(chéng)懇地作出表示，微笑著回應(yīng)，向?qū)Ψ街乱?。　　與對(duì)方目光交流，問(wèn)候與寒暄．這是見(jiàn)面時(shí)少不了的“開(kāi)場(chǎng)白”，它本身并無(wú)特定意義，但能表示一種親切感，譬如說(shuō)些“很高興認(rèn)識(shí)你”之類的客氣話?！　〉谄吖?jié) 秘書(shū)公關(guān)接待能力　　接待工作頭緒多，涉及面廣，稍有不慎就會(huì)貽誤工作或損害公司聲譽(yù)，秘書(shū)應(yīng)該極度重視。那么，怎樣才能做好接待工作，它有哪些基本要求和注意事項(xiàng)呢?　　一、要有服務(wù)至上的精神　　企業(yè)來(lái)賓一般都是商務(wù)上往來(lái)的重要客戶，作為秘書(shū)在承擔(dān)接待工作任務(wù)時(shí)，應(yīng)把服務(wù)至上的精神落實(shí)到每個(gè)細(xì)小的工作環(huán)節(jié)中，體現(xiàn)到每個(gè)具體的接待對(duì)象身上去?！　。?）按公司有關(guān)規(guī)定，協(xié)調(diào)行動(dòng)，統(tǒng)一對(duì)外口徑。　?。?）忠于公司，忠于上司，維護(hù)公司的權(quán)利和利益，維護(hù)企業(yè)形象，絕不損害公司的聲譽(yù)和利益，不做任何不利于公司的事，不說(shuō)任何不利于公司的話。　?。?）在與來(lái)賓處理經(jīng)濟(jì)關(guān)系和友好往來(lái)中，要嚴(yán)格按公司的原則決策辦事。　?。?）要嚴(yán)格技公司規(guī)定做好保密工作，在和來(lái)賓的接觸中，要嚴(yán)防泄密。　?。?）嚴(yán)禁背著公司同來(lái)賓私自交往，不得利用職權(quán)和工作關(guān)系營(yíng)私牟利，不許與來(lái)賓私自互相接受禮品?！　。?）嚴(yán)禁酗酒。在宴請(qǐng)來(lái)賓宴會(huì)上飲酒應(yīng)以禮相待，不得超過(guò)本人酒量，謹(jǐn)防失態(tài)、失禮?！　。?）謙虛謹(jǐn)慎，不卑不亢，講文明、禮貌，注意服飾、儀容?！　《?、細(xì)致周到的工作安排　　無(wú)論來(lái)賓身份如何，都有其自身的工作任務(wù)。秘書(shū)在接待時(shí)，要在接到來(lái)訪通知時(shí)填寫(xiě)報(bào)告卡片；擬定接待方案，直到具體實(shí)施的每個(gè)細(xì)節(jié)上，都要對(duì)來(lái)賓到后的每一項(xiàng)具體的工作，作出周到細(xì)致的設(shè)想和安排，分清各部門(mén)的職責(zé)，下達(dá)任務(wù)要明確具體，責(zé)任到人。在安排布置時(shí)，也要檢查督促，以免顧此失彼，陷于被動(dòng)，貽誤工作。對(duì)來(lái)賓臨時(shí)提出的建議和要求，經(jīng)上司同意后及時(shí)作出妥善的安排或答復(fù)。在接待中，要積極出主意、想辦法，為上司當(dāng)好　　參謀?！　∪袩崆橹艿降慕哟黠L(fēng)　　秘書(shū)要認(rèn)真改善服務(wù)態(tài)度，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。在接待工作中，不論來(lái)賓職位高低，都要平等相待，熱情、主動(dòng)地提供各種必要的服務(wù)，同時(shí)，要按公司規(guī)定的制度辦事，在熱情服務(wù)的同時(shí)，注意禮儀等活動(dòng)要從簡(jiǎn)節(jié)約，舉辦座談會(huì)、參觀、宴會(huì)等，都要精打細(xì)算，不鋪張浪費(fèi)?！　〉诎斯?jié) 秘書(shū)商務(wù)活動(dòng)安排能力　　富有經(jīng)驗(yàn)并且熟悉業(yè)務(wù)的秘書(shū)往往由上司授權(quán)安排他的工作日程和訂約事宜，秘書(shū)根據(jù)所在企業(yè)的工作性質(zhì)、特點(diǎn)及要求分別制定全年、每個(gè)季度、每個(gè)月份、每個(gè)星期、甚至每一天的安排計(jì)劃。做好這些工作能為上司節(jié)省大量精力與時(shí)間，也使工作更有計(jì)劃，更有效率。　　一、合理安排上司的日程　　為上司安排日程，要重點(diǎn)突出，仔細(xì)周到、一絲不茍。　　10．掛電話前的禮貌　　掛電話前為避免錯(cuò)誤，應(yīng)該重復(fù)一次電話中的重要事項(xiàng)，再次明確目的之后，向?qū)Ψ秸f(shuō)一聲：‘·謝謝”、“再見(jiàn)”之類的禮貌浯言。為了能給對(duì)方留下好的印象，千萬(wàn)不要忽略最后的禮貌。另外要等對(duì)方掛下電話后，再放下話筒，放話筒時(shí)，一定要輕輕放下，這既是對(duì)對(duì)方的一種禮貌，也是為了愛(ài)護(hù)電話和不致影響其他人員工作。　　二，怎樣打電話　　打電話之前，應(yīng)確定第一受話人、第二受話人；然后確定電話交談的內(nèi)容，如果內(nèi)容較多，應(yīng)事先打個(gè)腹稿，力求表達(dá)清楚、簡(jiǎn)練。給不熟悉的對(duì)象打電話時(shí)，要給對(duì)方以沉著、思路清晰的感覺(jué)。接通電話并確認(rèn)電話號(hào)碼無(wú)誤時(shí)，應(yīng)立即簡(jiǎn)要報(bào)明自己的身份、姓名及要通話的人名，當(dāng)對(duì)方答應(yīng)你“稍候”時(shí)，應(yīng)握著話筒靜候；假如對(duì)方告訴你“要找的人不在”時(shí)，切不可魯莽地將話筒“喀啦”一下掛斷，應(yīng)道聲“謝謝”?！　∠?qū)Ψ桨l(fā)出邀請(qǐng)或通知對(duì)方的，應(yīng)把話說(shuō)得簡(jiǎn)單明確又符合禮儀規(guī)范。由于話筒傳聲與面談?dòng)兴町?，因此，將話筒貼得太近或離得太遠(yuǎn)都不是好習(xí)慣，一般地說(shuō)，音量以聽(tīng)清對(duì)方聲音為標(biāo)準(zhǔn)，語(yǔ)速相對(duì)平時(shí)說(shuō)話慢些，必要時(shí)可升調(diào)向?qū)Ψ酵度ビ押玫摹拔⑿Α保寣?duì)方感到親切，但切不可裝腔作勢(shì)、拿腔拿調(diào)。不管是叫電話或者接電話，都應(yīng)注意說(shuō)話的節(jié)奏與速度?！　∫话銇?lái)說(shuō)，速度應(yīng)稍慢，吐字力求清楚，重要的詞浯

編輯推薦

　　世界500強(qiáng)企業(yè)精細(xì)化管理經(jīng)驗(yàn)系統(tǒng)總結(jié)，企業(yè)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理最佳參考范本！《職業(yè)秘書(shū)任職資格與工作規(guī)范》條理清晰，內(nèi)容全面，并提供了許多自我訓(xùn)練題，操作性極強(qiáng)，既可作為人事部門(mén)或單位領(lǐng)導(dǎo)聘任選拔職業(yè)秘書(shū)的參考，也可作為定期檢查、考評(píng)職業(yè)秘書(shū)工作績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)可作為培訓(xùn)部門(mén)培訓(xùn)秘書(shū)人員和秘書(shū)人員自身修煉提升的教材。

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