秘書學教程

內(nèi)容概要

　　本教材自2003年出版以來，已經(jīng)四次印刷，是到該進行全面修訂的時候了。近年來，隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深化和政治體制改革的不斷推進，秘書工作在發(fā)展中獲得了許多新的經(jīng)驗，而秘書工作理論也在探索中取得了許多新的成果，因此作為高校秘書學教材理應吸收這些經(jīng)驗和成果，使教材的內(nèi)容更具先進性和前沿性；況且經(jīng)過幾年的使用，教材中的一些不足之處也逐漸地顯現(xiàn)出來，當予修正?！　∵@次修改涉及全書上下兩編幾乎所有章節(jié)，其中重大修改有四處。一是增加了“我國秘書工作的發(fā)展”一節(jié)，并與原有的“我國秘書工作的起源”一節(jié)共同構(gòu)成一章，從而使內(nèi)容和結(jié)構(gòu)都更為完整，畢竟只談起源，不談發(fā)展，總會讓讀者有意猶未盡的感覺；二是刪除了原第九章“秘書的思維”，而將其中有關內(nèi)容作文字精簡后，安排在“秘書的才能”一節(jié)中，原因是思維能力是秘書能力的一個組成部分，獨立成章，影響了結(jié)構(gòu)的合理性；三是刪除原第三章中“管理信息”一節(jié)，將內(nèi)容改寫后，與原“簡報和資料工作”一章合并為第十四章“信息工作”；四是重寫“接待工作”一章。通過修改，應該說比原書有了一定的進步，結(jié)構(gòu)更合理，內(nèi)容更豐富，理論性和操作性都有所加強。

書籍目錄

再版說明上編 理論篇第一章 秘書與秘書學第一節(jié) 秘書的含義第二節(jié) 秘書人員的分類第三節(jié) 秘書學的含義和特征第四節(jié) 學習秘書學的要求練習第二章 我國秘書工作的起源和發(fā)展第一節(jié) 我國秘書工作的起源第二節(jié) 我國秘書工作的發(fā)展練習第三章 秘書機構(gòu)的設置和特點第一節(jié) 秘書機構(gòu)的組織形式第二節(jié) 秘書機構(gòu)的設置程序第三節(jié) 秘書機構(gòu)的設置原則第四節(jié) 秘書機構(gòu)的特點練習第四章 秘書機構(gòu)的職能第一節(jié) 輔助決策第二節(jié) 參與協(xié)調(diào)第三節(jié) 協(xié)助控制第四節(jié) 處理事務練習第五章 秘書工作的特點和要求第一節(jié) 秘書工作的特點第二節(jié) 秘書工作的要求練習第六章 秘書工作的原理和原則第一節(jié) 秘書工作的原理第二節(jié) 秘書工作的原則練習第七章 秘書工作的環(huán)境第一節(jié) 秘書對環(huán)境構(gòu)成的認識．第二節(jié) 秘書對環(huán)境的適應第三節(jié) 秘書對環(huán)境的利用和改造練習第八章 秘書的權力和影響力第一節(jié) 秘書的權力第二節(jié) 秘書的影響力練習第九章 秘書的修養(yǎng)和才能第一節(jié) 秘書的修養(yǎng)第二節(jié) 秘書的才能練習第十章 領導的拉動第一節(jié) 拉動的方式第二節(jié) 拉動的意義第三節(jié) 拉動的原則練習下編 實務篇第十一章 文書工作第一節(jié) 文書的含義及文件的分類第二節(jié) 文件的性質(zhì)和作用第三節(jié) 公文的種類第四節(jié) 公文的格式第五節(jié) 公文的撰寫第六節(jié) 行文規(guī)則第七節(jié) 公文辦理第八節(jié) 公文管理第九節(jié) 文件整理和歸檔練習第十二章 會議工作第一節(jié) 會議的含義及作用第二節(jié) 會議的類型第三節(jié) 會議工作的原則第四節(jié) 會議秘書工作第五節(jié) 會議秘書工作的要求練習第十三章 調(diào)研工作第一節(jié) 調(diào)查研究的含義和意義第二節(jié) 調(diào)查研究的特點和類型第三節(jié) 調(diào)查的方法和要求第四節(jié) 調(diào)查材料的優(yōu)化構(gòu)成第五節(jié) 研究的方法和要求第六節(jié) 調(diào)查研究的流程練習第十四章 信息工作第一節(jié) 信息的含義、特點和意義第二節(jié) 信息工作的流程第三節(jié) 簡報工作第四節(jié) 資料工作練習第十五章 督辦工作第一節(jié) 督辦工作的意義、原則和方法第二節(jié) 督辦工作的程序及常見偏差第三節(jié) 督辦工作的范圍和要求練習第十六章 信訪工作第一節(jié) 信訪工作的意義和作用第二節(jié) 信訪工作的任務和程序第三節(jié) 信訪工作的原則和要求第四節(jié) 信訪問題的分類及處理練習第十七章 保密工作第一節(jié) 保密工作的意義和特點第二節(jié) 保密工作的范圍和要求第三節(jié) 保密工作的管理練習第十八章 接待工作第一節(jié) 接待工作的意義和原則第二節(jié) 接待工作的分類及程序第三節(jié) 接待工作的要求和禮儀練習第十九章 印信管理工作第一節(jié) 印章 的管理第二節(jié) 介紹信的管理練習第一版后記再版說明上編　理論篇　第一章　秘書與秘書學　　第一節(jié)　秘書的含義　　第二節(jié)　秘書人員的分類　　第三節(jié)　秘書學的含義和特征　　第四節(jié)　學習秘書學的要求　　練習　第二章　我國秘書工作的起源和發(fā)展　　第一節(jié)　我國秘書工作的起源　　第二節(jié)　我國秘書工作的發(fā)展　　練習　第三章　秘書機構(gòu)的設置和特點　　第一節(jié)　秘書機構(gòu)的組織形式　　第二節(jié)　秘書機構(gòu)的設置程序　　第三節(jié)　秘書機構(gòu)的設置原則　　第四節(jié)　秘書機構(gòu)的特點　　練習　第四章　秘書機構(gòu)的職能　　第一節(jié)　輔助決策　　第二節(jié)　參與協(xié)調(diào)　　第三節(jié)　協(xié)助控制　　第四節(jié)　處理事務　　練習　第五章　秘書工作的特點和要求　　第一節(jié)　秘書工作的特點　　第二節(jié)　秘書工作的要求　　練習　第六章　秘書工作的原理和原則　　第一節(jié)　秘書工作的原理　　第二節(jié)　秘書工作的原則　　練習　第七章　秘書工作的環(huán)境　　第一節(jié)　秘書對環(huán)境構(gòu)成的認識．　　第二節(jié)　秘書對環(huán)境的適應　　第三節(jié)　秘書對環(huán)境的利用和改造　　練習　第八章　秘書的權力和影響力　　第一節(jié)　秘書的權力　　第二節(jié)　秘書的影響力　　練習　第九章　秘書的修養(yǎng)和才能　　第一節(jié)　秘書的修養(yǎng)　　第二節(jié)　秘書的才能　　練習　第十章　領導的拉動　　第一節(jié)　拉動的方式　　第二節(jié)　拉動的意義　　第三節(jié)　拉動的原則　　練習下編　實務篇　第十一章　文書工作　　第一節(jié)　文書的含義及文件的分類　　第二節(jié)　文件的性質(zhì)和作用　　第三節(jié)　公文的種類　　第四節(jié)　公文的格式　　第五節(jié)　公文的撰寫　　第六節(jié)　行文規(guī)則　　第七節(jié)　公文辦理　　第八節(jié)　公文管理　　第九節(jié)　文件整理和歸檔　　練習　第十二章　會議工作　　第一節(jié)　會議的含義及作用　　第二節(jié)　會議的類型　　第三節(jié)　會議工作的原則　　第四節(jié)　會議秘書工作　　第五節(jié)　會議秘書工作的要求　　練習　第十三章　調(diào)研工作　　第一節(jié)　調(diào)查研究的含義和意義　　第二節(jié)　調(diào)查研究的特點和類型　　第三節(jié)　調(diào)查的方法和要求　　第四節(jié)　調(diào)查材料的優(yōu)化構(gòu)成　　第五節(jié)　研究的方法和要求　　第六節(jié)　調(diào)查研究的流程　　練習　第十四章　信息工作　　第一節(jié)　信息的含義、特點和意義　　第二節(jié)　信息工作的流程　　第三節(jié)　簡報工作　　第四節(jié)　資料工作　　練習　第十五章　督辦工作　　第一節(jié)　督辦工作的意義、原則和方法　　第二節(jié)　督辦工作的程序及常見偏差　　第三節(jié)　督辦工作的范圍和要求　　練習　第十六章　信訪工作　　第一節(jié)　信訪工作的意義和作用　　第二節(jié)　信訪工作的任務和程序　　第三節(jié)　信訪工作的原則和要求　　第四節(jié)　信訪問題的分類及處理　　練習　第十七章　保密工作　　第一節(jié)　保密工作的意義和特點　　第二節(jié)　保密工作的范圍和要求　　第三節(jié)　　保密工作的管理　　練習　第十八章　接待工作　　第一節(jié)　接待工作的意義和原則　　第二節(jié)　接待工作的分類及程序　　第三節(jié)　接待工作的要求和禮儀　　練習　第十九章　印信管理工作　　第一節(jié)　印章　的管理　　第二節(jié)　介紹信的管理　　練習第一版后記

章節(jié)摘錄

第一章　秘書和秘書學第一節(jié) 秘書的含義什么是秘書？這也曾是秘書學界爭論的一個熱點問題，20世紀80年代中期，秘書學界還專門對秘書的定義展開過大討論，但各種觀點之間依然存在著一定的分歧，以至有的學者競把這個問題放到了秘書學理論之“珠峰”的地位。雖是眾說紛紜，但歸納起來，大致可以分為兩大類，一類是傳統(tǒng)的觀點，一類是現(xiàn)代的觀點。傳統(tǒng)的觀點主要是以傳統(tǒng)的秘書工作為依據(jù)，與一般流行的秘書起源認識相聯(lián)系。其最大的特點是把秘書工作同文書工作捆綁在一起，以文書工作作為界定的核心。如1978年版的《辭?！肥沁@樣解釋的：“職務名稱之一，是領導的助手。秘書工作是一項機要性工作，它的任務是收發(fā)文件，辦理文書、檔案和領導交辦事項。”這一注釋明顯地突出了文書工作，旁及的也只是“領導交辦事項”?！掇o海》的解釋代表了20世紀80年代前的觀點。當然，目前也還有少數(shù)學者堅持這種看法?，F(xiàn)代的觀點發(fā)端于20世紀80年代，眾多專家學者發(fā)表了自己的見解，盡管各家說法有所不同，但取向基本一致。他們都關注新時期秘書工作的變化及發(fā)展趨勢，通過綜觀秘書的職能，提出秘書的定義。20世紀90年代初，江澤民同志就指出：“辦公廳處在承上啟下的地位，在黨的工作部門中具有特殊的地位和作用，它工作好不好對黨委乃至全黨的工作影響很大。辦公廳至少有這樣一些任務：一是為領導提供情況（供決策參考）；二是領導決策以后協(xié)助貫徹實施；三是對黨委決策前后出現(xiàn)的一些矛盾協(xié)助領導進行協(xié)調(diào)，還要做好文件把關；四是承擔處理領導機關的一些日常事務。”江澤民同志的這段話明確地指出了秘書機構(gòu)的基本職能，突出了秘書機構(gòu)在管理中的地位和作用。第一項任務是規(guī)定了秘書部門在決策中的作用；第二項任務是規(guī)定了秘書部門在控制中的作用；第三項任務是規(guī)定了秘書部門在協(xié)調(diào)中的作用；第四項任務是規(guī)定了秘書部門在機關事務管理中的作用。其中也講到了文書工作，但只作為第三項任務中的一個方面的內(nèi)容。這顯然同傳統(tǒng)的觀點有著很大的區(qū)別，秘書工作已不再局限于掌制文書和處理機關日常事務了，而從前后排列順序來看，著重強調(diào)了秘書在輔助決策、協(xié)助控制和參與協(xié)調(diào)方面的功能。1992年楊尚昆同志提出了“從偏重于辦文、辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻策，從單純收發(fā)、傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理，從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃印钡摹八膫€轉(zhuǎn)變”。兩位中央領導人的話指出了秘書工作正在發(fā)生的轉(zhuǎn)變和必須發(fā)生的轉(zhuǎn)變。事實上，這種轉(zhuǎn)變并不僅僅局限于中國，也不僅僅局限于黨政機關，美國的《韋氏秘書手冊》的第一章就是“發(fā)展中的秘書職能”，在第一節(jié)的第一自然段中就有這樣一段話：“很清楚，今天的秘書決不再是單純的接待員兼打字員，因為越來越多的經(jīng)理指望自己的秘書成為行政管理的助手，以便使自己有可能從繁瑣的日常事務及專門工作中解脫出來。當然，秘書已經(jīng)成為決策者和執(zhí)行者之間的一座橋梁，但是，隨著經(jīng)理的作用的不斷增強，現(xiàn)在一個精干而可靠的秘書不僅是經(jīng)理和工作人員之間的橋梁，而且還應當是協(xié)助經(jīng)理的左右手?！睆倪@段話可以看到，領導者之所以更加倚重于秘書人員，主要是因為領導者的職責本身在強化。尤其是我國，從計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟，黨政機關的各級領導和企事業(yè)單位的負責人，他們所肩負的責任要比過去大得多，這就要求秘書人員也須相應跟上，把協(xié)助領導決策、指揮、協(xié)調(diào)、控制作為自己的主要職責。秘書的職責發(fā)生了變化，那么秘書的含義也必然有所不同。這也正是目前秘書學界大多數(shù)學者為什么要否定傳統(tǒng)觀點的根本原因。雖然這些學者大多在秘書工作的起源這個問題上依然把文書工作的出現(xiàn)作為先決條件，但由于研究的是當代秘書的含義，而不是古代秘書的含義，因此對秘書工作起源的認識不會影響他們對秘書含義的判斷。在眾多的秘書定義中，翁世榮先生的提法是最好的，他把現(xiàn)代秘書概念定義為：“秘書是輔助領導層或個人實施管理和處理日常事務的人員?！倍x明確而又簡練地揭示了“秘書”的本質(zhì)屬性。第一，定義突出了“輔助”二字，這正是秘書工作的基本特征；第二，在“領導層或個人”前不冠以“黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位”，因為這是多余的；第三，把秘書“參與政務”概括為“輔助領導層或個人實施管理”，而不具體敘述秘書在決策、指揮、協(xié)調(diào)等方面的作用，因為現(xiàn)代管理的內(nèi)容是確定的，無須展開；第四，不提文書工作，原因是公務文書只是管理的一種工具，是秘書輔助領導實施管理過程中的一項工作，不必把工作的一個子項放到定義之中；第五，同時也關照到了秘書“處理日常事務”這一職責，從而全面體現(xiàn)“參與政務、管理事務”的職能。當然，對該定義也還可以再作一些修改。一是，只需提“領導”二字也就行了，因為“領導”既可以指領導層，也可以指領導個人，這樣語言更加簡練。二是，在“管理”前最好加“綜合”二字，有助于突出秘書部門同職能部門工作性質(zhì)上的區(qū)別。這樣，我們就能概括出一個比較理想的定義：秘書是輔助領導實施綜合管理和處理日常事務的人員。此外，也還可以這樣定義：秘書是為輔助領導實施管理而提供綜合性服務的人員。這就突出了秘書工作輔助性、綜合性和服務性的特點。第二節(jié) 秘書人員的分類對秘書進行分類，一方面是為了具體地展示秘書機構(gòu)的職能，使人們更清楚地認識秘書機構(gòu)總體職能的構(gòu)成情況；另一方面是有利于秘書機構(gòu)崗位的設置，根據(jù)不同崗位的不同性質(zhì)和要求，配備相應的秘書工作人員，充分做到“因才施用”；還有一方面是為了讓秘書人員更好地明確自己的職責，努力把工作做好。由于秘書部門是綜合部門，因此秘書部門的內(nèi)部分工是相當豐富的，而且各種工作有著比較明顯的差別。目前已出版的秘書學教材和秘書學專著在秘書分類這個問題上看法不盡相同。例如：董繼超先生的分類是：文字秘書、機要秘書、事務秘書，共三類。陳合宜先生的分類是：文字秘書、機要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務秘書、外文秘書、生活秘書，共七類。翁世榮先生的分類是：行政秘書、機要秘書、生活秘書、專業(yè)秘書，共四類。袁維國先生的分類是：行政秘書、機要秘書、文字秘書，以及科技秘書、外事秘書、教學秘書等。綜合上述四種分類，各有各的特點，但最好是把秘書分為以下這三大類。第一類：政務秘書。主要是參與政務的秘書人員，包括機要秘書、文字秘書、政策秘書、信訪秘書、新聞秘書。第二類：事務秘書。主要是管理機關內(nèi)部事務的秘書人員。第三類：專業(yè)秘書。主要是從事專業(yè)性較強的工作的秘書人員，如科技秘書、教學秘書、外事秘書、經(jīng)濟秘書、財務秘書、公關秘書等等。專業(yè)秘書通常是根據(jù)機關單位的實際需要配備的，不同性質(zhì)的機關單位配備的情況會有很大的差別，這類秘書人員必須具有某一方面的專業(yè)技能。這樣劃分相對來說比較合理，既能反映秘書工作和秘書人員結(jié)構(gòu)的特點，也能完全涵蓋從事各項不同工作的秘書人員。秘書機構(gòu)中需要配備哪幾類秘書應從實際出發(fā)，特別是專業(yè)秘書更是如此?？偟膩碚f，機關級別越高，秘書分工就越細，配備秘書的類型也較多；反之，機關級別越低，秘書分工就越粗，配備秘書的類型相對也較少。有些級別較低的機關或規(guī)模較小的單位，通常是一個秘書人員要干好幾樣活，既要起草公文、管理文件，又要調(diào)查研究、接待來訪和處理事務，可謂身兼多職，被稱之為“通才”，的確很難說他們屬于哪一類秘書。以上是按秘書工作崗位的職責來分類的，這是最基本的、最重要的分類。此外，如按秘書服務對象的性質(zhì)來分類，則可以分為公務秘書和私人秘書兩大類。公務秘書是指由機關單位任用或聘用，并由機關單位支付工資的秘書人員。私人企業(yè)雖然其資本為個人所有，但該企業(yè)的秘書如以企業(yè)的名義聘用，為企業(yè)服務，并由企業(yè)支付工資，那么這些秘書人員仍屬公務秘書的范圍。不能認為企業(yè)為私有制，秘書人員也就是私人秘書。機關單位為高級領導干部或著名的作家、科學家配備的秘書人員，也屬公務秘書。因為在本質(zhì)上這些秘書人員是為機關單位服務的，而且由機關單位支付工資。

后記

本教材上編主要采納司徒允昌的《秘書學綜論》的觀點和材料，而下編則較多地參考和采用了許多專家、學者著作中的內(nèi)容。本教材出版得到了汕頭大學教材出版資助，責任編輯秦建洲先生為本書出版投入了大量的時間和精力，在此一并表示由衷的感謝。本教材的第一至第十五章由司徒允昌執(zhí)筆，第十六至第十九章由陳家楨執(zhí)筆，最后由司徒允昌總成。盡管我們希望本教材在理論闡述方面能夠做到深入、透徹，在操作說明方面能夠做到清晰、具體，但很可能因能力不濟而未達到預期的效果，甚至有可能存在著某些不當之處，敬請各位同人予以批評指正。

編輯推薦

《秘書學教程(修訂本)》為上海人民出版社出版。

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