檔案管理現(xiàn)代化

內(nèi)容概要

檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。研究這種趨勢(shì)，設(shè)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理的模式，進(jìn)而更新檔案管理的觀念、手段乃至方法，是檔案管理理論與實(shí)踐部門面臨的共同任務(wù)。從20世紀(jì)80年代開(kāi)始，我國(guó)檔案部門就已開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化研究，檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點(diǎn)”到“線”再到“面”，呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢(shì)。在90年代電子文件管理成為檔案部門的研究熱點(diǎn)之后，檔案管理現(xiàn)代化又進(jìn)一步地被提到發(fā)展日程上來(lái)，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中就提出了檔案信息化帶動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展戰(zhàn)略。因而，研究這一課題，有著深刻的理論意義與實(shí)踐意義。    本書(shū)的寫作，源于1997上作者負(fù)責(zé)承擔(dān)的浙江省“九五”哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃課題——“檔案信息原理與技術(shù)”的研究。當(dāng)時(shí)研究的思路主要是機(jī)關(guān)單位的文檔一體化系統(tǒng)、檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的建立，并沒(méi)有涉及檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸、電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)等問(wèn)題。后來(lái)由于現(xiàn)代化管理實(shí)踐的發(fā)展，新問(wèn)題、新方法、新現(xiàn)象不斷出現(xiàn)，研究的范圍也越來(lái)越廣泛，最后定位于檔案管理現(xiàn)代經(jīng)的整體研究。因而，這本書(shū)寫作的思路由小到大，研究的問(wèn)題少少到多，這也是日新月異的技術(shù)發(fā)展與運(yùn)用的結(jié)果。

作者簡(jiǎn)介

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書(shū)籍目錄

緒論 邁入快速發(fā)展的檔案管理現(xiàn)代化第一編 原理篇  第一章：檔案管理現(xiàn)代化概論    第一節(jié) 檔案管理的結(jié)構(gòu)與檔案管理現(xiàn)代化    第二節(jié) 檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)在機(jī)理    第三節(jié) 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)意義  第二章：檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)    第一節(jié) 檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志    第二節(jié) 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的條件   第三章：檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程    第一節(jié) 檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展階段    第二節(jié) 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀、存在問(wèn)題與對(duì)策第二編 環(huán)境篇  第四章：現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境——硬件設(shè)備的配置    第一節(jié) 計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)    第二節(jié) 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備    第三節(jié) 海量化存儲(chǔ)介質(zhì)    第四節(jié) 計(jì)算機(jī)輸入輸出設(shè)備    第五節(jié) 現(xiàn)代化輔助管理硬件設(shè)備  第五章：現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境——軟件系統(tǒng)的配置與選擇    第一節(jié) 計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)與操作系統(tǒng)    第二節(jié) OA集成軟件    第三節(jié) 數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件    第四節(jié) 網(wǎng)絡(luò)軟件  第六章：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)    第一節(jié) 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)方法    第二節(jié) 檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)分析    第三節(jié) 檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)    第四節(jié) 檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)實(shí)施    第五節(jié) 檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)維護(hù)與評(píng)價(jià)第三編 技術(shù)篇  第七章：檔案信息處理與計(jì)算機(jī)技術(shù)    第一節(jié) 檔案計(jì)算機(jī)著錄與自動(dòng)標(biāo)引    第二節(jié) 檔案計(jì)算機(jī)編目與檢索    第三節(jié) 文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)  第八章：檔案信息存儲(chǔ)與海量存儲(chǔ)技術(shù)    第一節(jié) 數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)    第二節(jié) 縮微技術(shù)與檔案信息縮微存儲(chǔ)    第三節(jié) 光盤存儲(chǔ)技術(shù)——面向未來(lái)的檔案信息存儲(chǔ)  第九章：檔案信息傳遞與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用    第一節(jié) 計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)與檔案信息共享利用    第二節(jié) 國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)與檔案信息遠(yuǎn)程傳遞、利用  第十章：檔案信息多元化管理與多媒體技術(shù)    第一節(jié) 計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)概述    ……第四編 發(fā)展篇  第十一章：電子文件與電子文件管理新問(wèn)題的研究  第十二章：數(shù)字檔案館  第十三章：檔案管理現(xiàn)代化與檔案工作者附錄一附錄二參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

　　第四章現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境——硬件　　設(shè)備的配置　　實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要建立一個(gè)良好的檔案信息處理環(huán)境。這個(gè)環(huán)境是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為核心，以通信系統(tǒng)為支柱，配置各種以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的自動(dòng)化管理設(shè)備，包括各種輸入輸出設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備、各種接口設(shè)備以及各種計(jì)算機(jī)軟件，包括系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、各種程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言、各種辦公信息處理的支撐軟件、各種事務(wù)處理的應(yīng)用軟件等?！　∫虼?，建立現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境，實(shí)質(zhì)上就是從檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)和建設(shè)規(guī)模的大小出發(fā)，合理選配以計(jì)算機(jī)為核心的硬件結(jié)構(gòu)和軟件系統(tǒng)。本章講述的是硬件環(huán)境的建立。與檔案管理現(xiàn)代化最為密切的硬件設(shè)備有計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備、輸人輸出設(shè)備，還有日常的自動(dòng)化辦公設(shè)備?！　〉谝还?jié)　計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)　　一、計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的重要性　　與任何管理行為一樣，檔案管理現(xiàn)代化首先是以信息處理計(jì)算機(jī)化為開(kāi)端的。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的建立與發(fā)展的重要性主要體現(xiàn)在：　　第一，計(jì)算機(jī)是檔案管理現(xiàn)代化賴以建立和發(fā)展的基礎(chǔ)，是檔案管理系統(tǒng)的核心設(shè)備。　　雖然“檔案管理現(xiàn)代化”屬于一個(gè)國(guó)家的整體現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)域，但與其他領(lǐng)域的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程相比，檔案管理現(xiàn)代化卻顯得相對(duì)滯后?！皺n案管理現(xiàn)代化”一詞與計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生有關(guān)，但真正完整意義上的檔案管理現(xiàn)代化在計(jì)算機(jī)普及運(yùn)用后才形成。而且，從已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代化管理功能上看，其他硬件設(shè)備只有與計(jì)算機(jī)相連接，或結(jié)合運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，才能發(fā)揮出更大的功能。　　第二，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的選擇與檔案管理系統(tǒng)的類型和層次密切有關(guān)?！　?0世紀(jì)80年代之前，檔案機(jī)構(gòu)的部分自動(dòng)化管理功能都是借助主機(jī)系統(tǒng)或集中式網(wǎng)絡(luò)形式實(shí)現(xiàn)的，這是一個(gè)與大、中、小型計(jì)算機(jī)與多用戶操作系統(tǒng)發(fā)展密切相關(guān)的時(shí)代。然而，自從20世紀(jì)80年代以來(lái)，由于微機(jī)技術(shù)的成熟、功能的擴(kuò)大，微機(jī)進(jìn)入了廣大的管理與辦公領(lǐng)域，從單項(xiàng)業(yè)務(wù)處理到綜合業(yè)務(wù)處理，都可以借助于微機(jī)實(shí)現(xiàn)。因此檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，無(wú)論是單項(xiàng)業(yè)務(wù)或是綜合業(yè)務(wù)，都可以利用單機(jī)單用戶系統(tǒng)或微機(jī)+局域網(wǎng)形式加以實(shí)現(xiàn)?！　《n案管理現(xiàn)代化與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的選擇　　(一)檔案管理系統(tǒng)對(duì)于計(jì)算機(jī)的要求　　由于檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)主要依托計(jì)算機(jī)而得以建立，因而，檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也提出了較高的要求?！　?．要有高速的運(yùn)算速度和較強(qiáng)的邏輯判斷能力。在檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，最為頻繁的操作是信息的檢索。要在一個(gè)大型的信息庫(kù)中快速地找到所需的信息，也就要求計(jì)算機(jī)有較高的運(yùn)算速度和較強(qiáng)的邏輯判斷能力。　　2．要有大容量的存儲(chǔ)空間。檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的另一特點(diǎn)是信息量大，所以大容量的輔助存儲(chǔ)器和具有一定容量及較高存取速度的主存儲(chǔ)器是必不可少的。信息處理的速度不僅取決于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算能力，而且還和主存儲(chǔ)器的容量有關(guān)。有了巨大的存儲(chǔ)空間，才能使數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)和各類應(yīng)用軟件充分發(fā)揮其作用?！　?．高性能的通信能力。在檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，經(jīng)常需要將分散在不同地理位置的數(shù)據(jù)進(jìn)行分發(fā)、集中、交換和再分配等工作，數(shù)據(jù)隨時(shí)產(chǎn)生、隨時(shí)處理。為了解決信息的傳遞、共享以及協(xié)同處理問(wèn)題，要求計(jì)算機(jī)有高性能的通信能力，以便和其他計(jì)算機(jī)或外部設(shè)備構(gòu)成一個(gè)可相互通信聯(lián)絡(luò)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。　　4．有豐富的軟件、方便的使用方式，使辦公人員只需稍加培訓(xùn)就能掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用操作，這就需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供良好的用戶環(huán)境和豐富的應(yīng)用軟件?！　?．信息能以各種形式表示，計(jì)算機(jī)能和多種外部設(shè)備相連接，如打印機(jī)、顯示器、繪圖儀、微型膠卷顯示裝置等，以各種直觀的形式向用戶提供所需的信息?！　?．計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)具有高度的可靠性、可用性、可維護(hù)性和可保密性?！　?二)檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中配置計(jì)算機(jī)的原則　　目前，我國(guó)的計(jì)算機(jī)種類繁多，市場(chǎng)上國(guó)內(nèi)、國(guó)外的機(jī)型琳瑯滿目，常使用戶眼花繚亂，猶豫不決。在檔案現(xiàn)代化管理環(huán)境的建立時(shí)．應(yīng)該如何選擇計(jì)算機(jī)呢?　　1．要從實(shí)際需要出發(fā)　　計(jì)算機(jī)只是一種先進(jìn)工具，并不能解決一切問(wèn)題。因此在選機(jī)之前，必須把所要解決的問(wèn)題和所要達(dá)到的目標(biāo)加以明確?！　≠?gòu)置計(jì)算機(jī)之前，要對(duì)本單位計(jì)算機(jī)的應(yīng)用進(jìn)行認(rèn)真分析。如應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理哪些類型的檔案信息，辦公室自動(dòng)化或檔案現(xiàn)代化管理要發(fā)展到哪一步等，從實(shí)際需要提出各種具體的計(jì)算機(jī)應(yīng)用項(xiàng)目。更深一步的就要了解如下問(wèn)題：實(shí)際工作中要處理問(wèn)題的信息量有多大?為了處理這類問(wèn)題程序規(guī)模有多大?處理這類問(wèn)題時(shí)真正的計(jì)算量有多大?被處理的問(wèn)題所涉及的數(shù)據(jù)、程序需要保存嗎?要保存多久?在保存過(guò)程中要修改嗎?修改得頻繁嗎?將會(huì)有多少人同時(shí)使用這個(gè)系統(tǒng)?他們要處理的問(wèn)題彼此之間有聯(lián)系嗎?聯(lián)系的深度和廣度有多大?你對(duì)結(jié)果的精確度要求如何?你希望得到什么格式的輸出結(jié)果?你的系統(tǒng)允許出故障嗎?允許在處理過(guò)程中停止嗎?允許停多久?你的系統(tǒng)將安裝在什么地方?周圍的環(huán)境如何?所有這些，都要作為購(gòu)置計(jì)算機(jī)的依據(jù)?！　?．選擇與國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀系列機(jī)兼容、售后服務(wù)好的機(jī)種　　用戶要購(gòu)買計(jì)算機(jī)，應(yīng)選擇國(guó)際上或國(guó)內(nèi)優(yōu)秀系列機(jī)及其兼容機(jī)為宜。國(guó)際上計(jì)算機(jī)型號(hào)很多，但有名的系列不多，應(yīng)選如IBM、AST、DEC、AT&T、HP、COMPAQ等名牌機(jī)型。理由是：(1)這類計(jì)算機(jī)公司一般規(guī)模較大，資金多，信譽(yù)高，技術(shù)力量強(qiáng)，售后服務(wù)好(包括備件供應(yīng)、維護(hù)支持、技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)資料供應(yīng)都較好)。(2)硬件較可靠，系統(tǒng)軟件功能強(qiáng)。(3)用戶較多，設(shè)有用戶協(xié)會(huì)，便于交流。在該機(jī)種上開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件較多，便于選購(gòu)使用。在國(guó)內(nèi)，總結(jié)了計(jì)算機(jī)制造、應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，也制定了計(jì)算機(jī)系列型譜，大、中、小、微型機(jī)都確定了系列。如聯(lián)想系列產(chǎn)品，質(zhì)量已達(dá)到或接近國(guó)外產(chǎn)品水平，并非常重視在國(guó)產(chǎn)系列計(jì)算機(jī)上有組織地開(kāi)發(fā)各種應(yīng)用軟件。所以在同等的條件下還是購(gòu)買國(guó)產(chǎn)機(jī)為好，這樣可以確保配件齊全，雛護(hù)方便，無(wú)后顧之憂?！　?．考慮使用周期、可擴(kuò)充性及配置規(guī)?！　∮?jì)算機(jī)使用周期在國(guó)內(nèi)一般長(zhǎng)達(dá)10年之久，而國(guó)際上計(jì)算機(jī)產(chǎn)品的更新很快，平均每5年就是一次更新周期，可謂“三年一更新，五年一換代”。要建立一個(gè)有效的系統(tǒng)，無(wú)論硬件軟件都應(yīng)充分配置。如果一開(kāi)頭就配備不足，沒(méi)有留有充分的余地，以后再設(shè)法使系統(tǒng)升級(jí)，代價(jià)是很大的，而且困難也要多得多。為了盡可能使自己的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)跟上發(fā)展的步伐，保持較先進(jìn)的水平，滿足不斷擴(kuò)大的應(yīng)用范圍及深度，用戶在購(gòu)置計(jì)算機(jī)時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：　　首先，需要了解新產(chǎn)品與原系列產(chǎn)品兼容程度及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)改進(jìn)之處，盡可能選擇新而成熟的系列產(chǎn)品。另外還要分析該系列產(chǎn)品發(fā)展前景與自己應(yīng)用環(huán)境的適應(yīng)關(guān)系?！　　?/pre>



媒體關(guān)注與評(píng)論
　　緒論　邁入快速發(fā)展的檔案管理現(xiàn)代化　　由于受到高新技術(shù)發(fā)展的影響，“檔案管理現(xiàn)代化”成為一個(gè)非常動(dòng)態(tài)的概念。2l世紀(jì)檔案管理現(xiàn)代化將如何發(fā)展?檔案管理現(xiàn)代化將依托哪些技術(shù)?電子文件歸檔與檔案管理將如何影響檔案管理理論與實(shí)踐?檔案館的未來(lái)發(fā)展方向怎么樣7諸如此類，都將是我們需要深刻研究的問(wèn)題。因而，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化從理論到技術(shù)發(fā)展和運(yùn)用的全方位考察，將是把握檔案管理現(xiàn)代化在新世紀(jì)里整體發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)。　　一、快速發(fā)展的檔案管理現(xiàn)代化　　計(jì)算機(jī)的“摩爾法則”(即計(jì)算機(jī)軟硬件更新?lián)Q代的周期為18個(gè)月)影響著與計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用有關(guān)的一切領(lǐng)域。事實(shí)上，人們?cè)谌魏闻c計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)密切相關(guān)的各種領(lǐng)域的理論和實(shí)踐研究中，都會(huì)發(fā)現(xiàn)科技發(fā)展的“歷史”是那么容易形成：往往人們正在運(yùn)用一種技術(shù)，或研究一種科技現(xiàn)象的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)它們都不知不覺(jué)地成為歷史了，另一種更新的技術(shù)和現(xiàn)象出現(xiàn)了。在這個(gè)技術(shù)革命令人眼花繚亂的時(shí)代，“立足當(dāng)前”這句話可能會(huì)讓入覺(jué)得因循守舊，而“放眼未來(lái)”這句話，則讓人更覺(jué)得意味深長(zhǎng)?！　n案管理現(xiàn)代化的課題研究，也同樣深受計(jì)算機(jī)技術(shù)“摩爾法則”的影響，也一直有種滯后于實(shí)踐發(fā)展的感覺(jué)。因而，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化，我們需要將它放入一種有持續(xù)性和穩(wěn)定性意義的理念與技術(shù)環(huán)境中去考察。不過(guò)，相對(duì)而言，我們可以在基礎(chǔ)性的標(biāo)準(zhǔn)上保持一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài)，而對(duì)于技術(shù)運(yùn)用，我們更需要培養(yǎng)一種發(fā)展的眼光，去觀察新技術(shù)運(yùn)用的狀況、結(jié)果和效應(yīng)?！　?yán)格說(shuō)來(lái)，“現(xiàn)代化”一詞應(yīng)該是一個(gè)涵義相當(dāng)廣泛的概念，也是一種具有歷史色彩的稱呼。當(dāng)然，如果一種事物或一種行為成為某種“化”了的話，那一定意味著這已經(jīng)成為一種現(xiàn)實(shí)的潮流，而不是一種可以預(yù)期的趨勢(shì)。然而，如果我們回顧20世紀(jì)的檔案管理，我們很難說(shuō)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，因?yàn)樗鼪](méi)有出現(xiàn)一種使檔案管理發(fā)生革命性變化的浪潮。在21世紀(jì)，我們實(shí)現(xiàn)的將不只是理論意義或觀念上的檔案管理現(xiàn)代化，更是現(xiàn)實(shí)的、發(fā)揮積極成效的檔案管理現(xiàn)代化?！　￠L(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)于“檔案管理現(xiàn)代化”的認(rèn)識(shí)，是相對(duì)于手工管理的狀態(tài)而言的．因而，檔案管理現(xiàn)代化在某種意義上只是檔案管理自動(dòng)化。當(dāng)然，如果撇開(kāi)管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件，僅僅用20世紀(jì)的技術(shù)觀念來(lái)理解，檔案管理現(xiàn)代化可以被視作檔案管理自動(dòng)化。不過(guò)，在現(xiàn)在看來(lái)，檔案管理自動(dòng)化只是檔案管理現(xiàn)代化一個(gè)非?；镜臈l件而已。　　要全面認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化，首先得確定把檔案管理現(xiàn)代化放在什么意義或哪個(gè)層面上。考證起來(lái)，檔案管理現(xiàn)代化既可以是技術(shù)方法，也可能是管理理念；既可能是一種狀態(tài)，也可能是一種效應(yīng)；既可以是一種管理環(huán)境，也可以是一種管理機(jī)制。長(zhǎng)期從事檔案計(jì)算機(jī)管理研究的孫淑揚(yáng)、邱曉威教授是這樣定義的，“檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效率和社會(huì)效率?！雹俨⑶抑赋?，檔案管理現(xiàn)代化至少包括三個(gè)要素，即檔案管理中使用了現(xiàn)代化的技術(shù)、檔案管理者掌握了現(xiàn)代科技知識(shí)和建立起科學(xué)的管理機(jī)制。當(dāng)然，我們也可以把檔案管理現(xiàn)代化定位于是由先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)支撐的一種管理環(huán)境，它能產(chǎn)生比傳統(tǒng)檔案管理更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。






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