關(guān)鍵17秒說話術(shù)

內(nèi)容概要

你說話別人能否聽進(jìn)去，開口的17秒就已經(jīng)決定了！同事老是誤解你的意思，造成進(jìn)度的延誤；你的提問或解說，常讓客戶越聽越困惑；上臺報告時，你總發(fā)現(xiàn)臺下心不在焉；你常聽到別人說：「那你到底想說什麼？」…… 說話沒重點是工作的致命傷！為什麼同一件事，有的人能說得如此有條有理，而有的人卻只是在浪費大家的時間？在職場上，表達(dá)能力絕不止是個人的魅力問題，而是攸關(guān)工作的進(jìn)度、接洽提案的順利與否、與部屬和上司間溝通的重大關(guān)鍵。無法完整表達(dá)自己的意思，工作就等於沒有完成！ 17秒，是一個人對話語短期記憶

作者簡介

　　安田正　　Pan-Nations Consulting Group Co., Ltd.董事長。1953年出生於宮城縣；1976~77年留學(xué)英國；1978年畢業(yè)自神奈川大學(xué)。曾任兼松Personal Service國際文化事業(yè)部部長，1990年針對企業(yè)設(shè)立了語學(xué)研習(xí)機(jī)關(guān)Pan-Nations Consulting Group Co., Ltd。他自己也擔(dān)任講師而相當(dāng)活躍。主要著作有《邏輯式溝通》、《邏輯式寫作》（日本實業(yè)出版社）、《會議力》（日本經(jīng)濟(jì)新聞社）、《創(chuàng)新！P.C.G式英文速讀&多讀入門書》（Japan Times）、《商業(yè)最前線的英語進(jìn)步法》（日興企劃）等。上原千友　　任職Pan-Nations Consulting Group Co., Ltd開發(fā)部。夏淑怡　　東吳大學(xué)日語系畢業(yè)，曾任職日本文摘、時報出版、錦繡文化?，F(xiàn)為專職譯者。譯有《免疫革命》、《同棲生活》（麥田出版）、《玩具國物語》（商周出版）、《日日是好日》、《收音機(jī)時光》、《東京喫茶店世代》（一方出版）等多部譯作。

章節(jié)摘錄

　　第二章「傳達(dá)想說的話」有這樣的秘訣　　1俯瞰說話的內(nèi)容，在十七秒內(nèi)表達(dá)　　■俯瞰說話的內(nèi)容　　為了減輕在前一章提到的因語言化導(dǎo)致的訊息劣化，首先說明俯瞰說話內(nèi)容的重要性?！　∧屈N，先比較一下有俯瞰說話內(nèi)容與沒俯瞰說話內(nèi)容，有多大的不同?！　。夹氯藰I(yè)務(wù)訓(xùn)練報告＞　　『關(guān)於新人的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，雖說是新人，但希望他們能盡早獨立，所以不可能花那麼多的訓(xùn)練時間。因此，希望好好地建立計畫，有效率地進(jìn)行。首先在初期階段，主要是讓他們有所體驗與具備商品知識。由於熟練工作也很重要，所以這方面的體驗要多是必要的。此外，也希望能給予他們學(xué)習(xí)工作上的知識的時間。如此訓(xùn)練之後當(dāng)他們能勝任工作後，希望進(jìn)入第二階段，更深入各個項目，並落實於具體的作業(yè)上?！弧　≡捳f得這麼零亂，根本無法預(yù)料會扯到哪裡去。而且，不斷地東拉西扯，使說話內(nèi)容變得冗長。這就是會想到哪裡就說到哪裡的原因?！　∧屈N，俯瞰一下這段內(nèi)容，想想說話的主旨是什麼吧！　　『報告關(guān)於今後的新人業(yè)務(wù)訓(xùn)練計畫?！　檫M(jìn)行有效果的業(yè)務(wù)訓(xùn)練計畫，將要致力的內(nèi)容分為初期階段與第二階段來說明。　　在初期階段，讓新人實際體驗與具備商品知識?！　〉诙A段則是，將要讓新人體驗與學(xué)習(xí)的各項事務(wù)，落實到具體作業(yè)中?！弧　∵@就是說話的主旨。如何呢？經(jīng)過整理、俯瞰說話的內(nèi)容，變成條理分明、容易了解的內(nèi)容。能做到這點之後，再建議具體的技能?！　　鲆迅╊膬?nèi)容，在十七秒內(nèi)表達(dá)　　上述雖已經(jīng)說明了，俯瞰說話可以減輕因語言化導(dǎo)致的訊息劣化的理由，但產(chǎn)生一個問題。那就是即使可以俯瞰說話的內(nèi)容，也不見得能傳達(dá)出讓人容易理解的內(nèi)容。　　這是筆者經(jīng)營十五年以上的研習(xí)課程親身感受到的，總之，為了俯瞰說話內(nèi)容，有必要進(jìn)行訊息整理（此一訊息整理的方法，會在之後的章節(jié)中詳加解說）?？墒牵词挂粯拥赝咨七M(jìn)行訊息整理，一旦到了口頭傳達(dá)時，就會突然出現(xiàn)令人「難以理解」與「容易理解」兩種類型。也就是說，前者是「即使會做訊息整理，但表達(dá)能力不佳者」?！　楹螘l(fā)生這種現(xiàn)象呢？如果詳加分析兩者的不同，就可知道關(guān)鍵在「簡潔性」?！　∠Ｍ蠹冶容^一下下面的說話方式。運用相同的內(nèi)容來說話時，　?。ˋ的情形）　　『這是關(guān)於業(yè)務(wù)會議的通知，有許多變更內(nèi)容、還有要大家攜帶的文件以及應(yīng)注意的要點。請大家確認(rèn)?！　　缸兏鼉?nèi)容是會議時間更改為十點~十二點。還有會議場所改為第二會議室。其次是「請託內(nèi)容」，請攜帶訂貨預(yù)估單。另外，此預(yù)估單請事先交給渡邊部長。最後，請大家共同合作節(jié)省會議室的用電?！弧　。˙的情形）　　『關(guān)於業(yè)務(wù)會議的通知。通知的要點有三點、關(guān)於「變更內(nèi)容」、「請託內(nèi)容」、「注意內(nèi)容」?！　∈紫?，第一點「變更內(nèi)容」是關(guān)於會議時間與場所。會議時間更改為十點~十二點。會議場所改為第二會議室?！　〉诙c「請託內(nèi)容」有兩點，一是請攜帶訂貨預(yù)估單，二是請將此預(yù)估單事先交給渡邊部長?！　〉谌c「注意內(nèi)容」是請大家共同合作節(jié)省會議室的用電?！弧　∧膫€是容易理解的傳達(dá)方式呢？很難分辨不同時，請發(fā)出聲音閱讀一遍?！　是容易理解的傳達(dá)方式。這與兩者皆為可以俯瞰所說的話無關(guān)，在傳達(dá)方式上就產(chǎn)生了優(yōu)劣。特別重要的是粗黑字部分。這是決定是否可以簡潔傳達(dá)的重點開場白。即使可以適當(dāng)?shù)卣碛嵪?，但還是要看傳達(dá)的方式，是活用了或是扼殺了這點?！　∫虼耍蚁胩嶙h的就是「以十七秒來傳達(dá)粗黑字部分！」而「十七秒」的首要根據(jù)就是以「簡潔」為標(biāo)準(zhǔn)。　　儘管說要「簡潔地傳達(dá)」，但在意義上其實是很曖昧的，因為每個人對「簡潔」的定義不同。所以，我們應(yīng)該以十七秒為標(biāo)準(zhǔn)來整理俯瞰過的內(nèi)容。並在說話的開頭傳達(dá)。如此就可以對說話的對象「簡潔地傳達(dá)俯瞰過的內(nèi)容」?！　　甘呙搿沟牧硪粋€根據(jù)，就是要讓對方能夠記憶?！　?. 為何是十七秒？　　■長期記憶與短期記憶　　人的記憶種類，有所謂的「長期記憶」與「短期記憶」兩種?！　∷^的「長期記憶」就是我們一直記著的事。舉例來說，「和某某朋友在池塘邊抓蝦」或是「小學(xué)三年級時，曾被老師狠狠罵過」等兒時的回憶，就是一般所說的具代表性的情節(jié)式記憶?！　∵@類記憶是不論想起多少次「曾發(fā)生過這種事」，都可以長期保持的記憶。所以，當(dāng)想起這類記憶，就會勾起「小時候，在池溏邊一起抓蝦的，的確是……某某！」　　相對地，「短期記憶」是更淺的記憶。舉例來說，人可以瞬間記住備忘錄裡的電話號碼而打電話，但偶而還是會忘記這個電話號碼。或是，出門時鎖上了門，在家門前還記得這件事，但走到車站中途卻不確定地想：「咦？我剛剛有鎖門嗎？」　　■短期記憶的保持時間　　為了深化、保持淺的記憶，有反覆排練的必要。　　而這種記憶的排練，就像我們?yōu)榱藢W(xué)?？荚囁M(jìn)行的記憶學(xué)習(xí)。我們必須不斷複習(xí)在學(xué)校學(xué)到的成語字彙、英語單字、歷史年號等，以因應(yīng)考試。而且一直記到考試為止，但過了一段時間之後，現(xiàn)在就幾乎全忘了。換言之，記憶學(xué)習(xí)尚未達(dá)到之前所描述的隨機(jī)記憶般的長期記憶?！　〗?jīng)過排練，記憶可以保持到某個程度。不過，也有無法靠反覆排練來保持記憶的時候，例如在日常的報告、連絡(luò)、洽商時，就無法如參加考試般靠反覆排練來記住對方所說的內(nèi)容?！　∥艺J(rèn)為，像這樣聽者能不靠排練就記住，而且說話者可以簡潔表達(dá)的關(guān)鍵就是十七秒。即使是布朗-彼得森典範(fàn)（Brown-Peterson paradigm）的短期記憶實驗，也獲得了已記憶的訊息經(jīng)過十五秒~十八秒就會劣化、忘記的結(jié)果。換言之，一旦超過十七秒，我們就會開始忘記一開頭所說的話?！　∈呙胧俏议L年不斷鑽研簡潔說話技巧的學(xué)習(xí)方法，真實感受到的時間長度。聽人說話的時間如果超過二十秒，就會感覺「話說得冗長」「不知想說些什麼？」?！　〔环量纯次覀兩磉叺氖挛?。大部分的手機(jī)留言時間都設(shè)定在二十秒內(nèi)。因為如果超過二十秒，只聽一次是記不住的?！　∧屈N，若將要說的話整理為比十七秒還短的五秒或是十秒，是否就更容易記住呢？的確如此。但現(xiàn)實上很難將想說的話整理成這麼短的時間。所以，十七秒是可以簡潔整理說話內(nèi)容的極限範(fàn)圍?！　〔贿^，其實重要的是十七秒的說話內(nèi)容。為什麼呢？因為人類的記憶系統(tǒng)只會保有、儲存具意義的訊息[即意義記憶（meaningful memory）]。由於我們?nèi)粘Ｉ钪械挠嵪⒍际蔷咭饬x的語言，所以我們可以理解、記憶這些訊息。　　換言之，不管在十七秒以內(nèi)說了些什麼，如果表達(dá)方式太曖昧、很難理解主旨的話，就無法賦予意義而記不住。　　嘗試將下列文字歸納為十七秒以內(nèi)的訊息，希望各位讀者閱讀看看。　　『為了在現(xiàn)代社會與壓力和平相處，以下將說明「壓力的種類」有哪些?！　毫Φ姆N類大致分為兩大類，即「精神的壓力」與「生理的壓力」?！弧　〖词故菍τ洃浟]自信的人，如果是這樣的內(nèi)容，只聽過一次也可以記得住吧！　　另外，將同樣的內(nèi)容亂序排列語順後，就是毫無意義的訊息?！　　簤毫εc　在現(xiàn)代社會　有那些呢　 針對「壓力的種類」　作說明　「生理的壓力」　種類　為了和平相處　「精神的壓力」　可大約分為兩類　　壓力的』?！　∵@樣就無法全部記住吧！所謂難以理解的話，即使不至於如此極端，但有一點是相同的，就是不作為意義記憶留存下來?！　?以十七秒來傳達(dá)的三大優(yōu)點　　■可以明確鎖定對話的要點　　由於要在短短的十七秒內(nèi)傳達(dá)，必然要鎖定對話的要點。因此，一定要掌握內(nèi)容中最重要的部分，或是在上一層就整理好內(nèi)容?！　∪绻屓撕翢o限制、自由地說話，他就會想到什麼就說什麼。其實，如此隨興的說話方式，是對自己輕鬆的說話方式。說話者不具任何痛苦的說話方式，聽者通常都聽得很痛苦。儘管看不見說話的方向，聽者也任由其說下去時，說話者通常不會察覺這樣的狀況而自顧自地說完。　　反之，如果有限制必須在十七秒內(nèi)說完時，對說話者而言，由於不能想到什麼就說什麼，所以很痛苦。可是對聽者而言，說話的內(nèi)容簡潔扼要，所以可以輕鬆地理解?！　∷f的話容不容易讓人理解，取決於是否有想要說些讓對方容易理解的內(nèi)容的意識。而具有這樣的意識時，更重要的是鎖定要點。不過，由於鎖定要點方式，出乎意料地籠統(tǒng)，所以即使自己有意願要鎖定要點，也會發(fā)生聽者不認(rèn)為如此的情況。這時，為了更明確這樣的意識，要將「在十七秒內(nèi)說話」視為目標(biāo)，如此便能減少與聽者的誤差?！　∪绱艘允呙雭韨鬟_(dá)的優(yōu)點之一，就是可以明確地鎖定說話的要點。　　■可以確認(rèn)對方是否理解　　在之前的心智模式章節(jié)中已說明，由於個人具有的知識、經(jīng)驗、價值觀等不同，若要對方完全理解想傳達(dá)的內(nèi)容，幾乎是不可能的。即使覺得對方的反應(yīng)很好、已理解，但仍有不少沒傳達(dá)給對方或遭到誤解的案例。原因就出在前面已描述過的訊息劣化?！　〔贿^，能簡潔地在十七秒傳達(dá)，就可以避免訊息的劣化。為什麼呢？因為簡潔說完之後，可以立刻確認(rèn)對方的理解程度?！　∨e例來說，　　「關(guān)於我們公司今後對個人資訊保護(hù)的課題與政策：第一點、提高各自的意識。第二點、系統(tǒng)的改善。已列出各種具體例子，不知大家是否理解了呢？」　　最好能詢問清楚聽的人是否理解。粗黑字部分是必須在十七秒內(nèi)傳達(dá)的內(nèi)容。如果內(nèi)容如此簡短，對方就能很快很準(zhǔn)確地是否能理解。由於每次都可以確認(rèn)對方的理解程度，所以訊息的劣化就減少了?！　∠鄬Φ?，如果話說得很長會怎樣呢？　　「最近，任何企業(yè)都被要求要針對個人的資訊保護(hù)提出對策。回頭來看看我們公司的對策如何呢？首先，列舉幾個課題。即……，而針對這些的對策，我們公司每個人都一定要提高資訊保護(hù)的意識。換言之，就是各資訊的背後有不同的顧客……另外是關(guān)於系統(tǒng)……不知大家對上述的內(nèi)容是否理解呢？」　　即使最後一句是相同的，還是不清楚在問哪個部分的理解度。聽者八成只聽進(jìn)了最後一段話?！　　敢允呙雮鬟_(dá)內(nèi)容」的第二個優(yōu)點，就是可以減少訊息的劣化、可以立即確認(rèn)對方的理解程度?！　　隹梢源_信對方一定記得　　如同上述般，以十七秒傳達(dá)內(nèi)容的第三個優(yōu)點是對方一定會記住。　　在報告、連絡(luò)、洽商時，彼此往來之間經(jīng)常會發(fā)生「說了」、「根本沒說」的情形。加上彼此之間在理解上的差異，所以絕不能輕忽對方不記得的事實。　　人的記憶，其實是曖昧而且具主觀性的，基本上只記得對自己有利的事。為避免犯下這樣的錯誤，應(yīng)該以書面確認(rèn)，但在報告、連絡(luò)、洽商時，每次都以書面確認(rèn)是不可能的?！　∫虼?，有必要不必重覆太多次，對方就會記住自己說過的話?！　∫獙Ψ揭淮尉陀涀?，一定要有非比尋常的表現(xiàn)。儘管如此，話也不能說得太簡略，使用廣告詞般的用語，是無法明確傳達(dá)真正的意圖。因此，有必要整理好說話的內(nèi)容在十七秒內(nèi)說完?！　〈送?，不僅要讓聽者記住，給第三者的傳話也要對方好好記住。如同之前的描述，由於會引發(fā)訊息傳達(dá)的劣化，所以如果是說給第三者以上的人聽，就要更慎重。　　以十七秒來表達(dá)最大的優(yōu)點，就是對方確實會記憶深刻。

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