現(xiàn)代辦公實(shí)用技能

前言

　　筆者作為專業(yè)技術(shù)人員（副教授）從事行政管理工作已經(jīng)有20多年了，把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于行政管理工作和教學(xué)工作中也有整整10年了。這些年來(lái)，我一直專注于計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公和教學(xué)中的應(yīng)用，并總是在思考：怎樣才能更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提高工作效率和工作效果，怎樣才能不通過(guò)編程而最大程度地發(fā)揮Office辦公軟件的作用，讓沒(méi)有學(xué)過(guò)計(jì)算機(jī)編程的人都能輕松地運(yùn)用office辦公軟件，把自己和同事們從繁重的事務(wù)性工作中解放出來(lái)。這些年來(lái)，我把自己平時(shí)在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面的點(diǎn)滴體會(huì)都記錄了下來(lái)，期望有一天我能有機(jī)會(huì)把這些體會(huì)奉獻(xiàn)給大家，奉獻(xiàn)給社會(huì)，為祖國(guó)的建設(shè)和繁榮富強(qiáng)出一點(diǎn)力。今天，這個(gè)愿望得以實(shí)現(xiàn)，我感到無(wú)比的高興和欣慰！　　記得2002年，我院的一位教學(xué)干事給我說(shuō)，學(xué)院的學(xué)籍管理軟件打印出來(lái)的畢業(yè)生成績(jī)單格式不符合聯(lián)辦院校的要求，對(duì)方不接收，而且要得很急，感到很是郁悶。我當(dāng)時(shí)問(wèn)他：你有沒(méi)有Excel格式的學(xué)生成績(jī)總冊(cè)？他答復(fù)：有！我當(dāng)即就安慰他，不用著急，我晚上加個(gè)班，保證明天你就能打印出符合要求的成績(jī)單！當(dāng)晚，我利用Excel格式的學(xué)生成績(jī)總冊(cè)，編制了一個(gè)成績(jī)模版，應(yīng)用了Excel函數(shù)和郵件合并功能，一次性地生成了全部畢業(yè)生的成績(jī)單。當(dāng)我第二天把做好的電子文件交給這位教學(xué)干事時(shí)，他非常感慨地說(shuō)：“還不知道Excel還有數(shù)據(jù)庫(kù)處理功能呢！”　　還有一次，我到一個(gè)學(xué)校的財(cái)務(wù)處辦事，看見(jiàn)一個(gè)財(cái)務(wù)人員坐在計(jì)算機(jī)旁，一邊看計(jì)算機(jī)上Excel表中的數(shù)據(jù)，一邊用計(jì)算器在計(jì)算數(shù)值，我上前去給他說(shuō)，你不用這么費(fèi)勁，可以利用Excel的數(shù)據(jù)處理功能直接進(jìn)行計(jì)算，非?？?！不到1分鐘就可以搞定！隨后，我在Excel中設(shè)定了公式，用鼠標(biāo)向下一拖，幾百條數(shù)據(jù)就立刻顯現(xiàn)出來(lái)了，所用時(shí)間總共不到10秒鐘！　　最近幾年，我們學(xué)校發(fā)展很快，每年都要招聘新教師和輔導(dǎo)員。前幾年，學(xué)院開展第一次公開招聘新教師的工作時(shí)，當(dāng)?shù)厝耸戮值囊晃煌緦?duì)我院參加招聘工作的人員進(jìn)行記分統(tǒng)分軟件使用培訓(xùn)，當(dāng)時(shí)我也在場(chǎng)。培訓(xùn)結(jié)束后，大家反映操作過(guò)程太繁雜了，每當(dāng)面試或試講一個(gè)人都要復(fù)制粘貼保存一個(gè)文件，稍有不慎就可能出錯(cuò)！最后還要把所有招聘人員的筆試、面試和試講分?jǐn)?shù)按一定比例匯總，太復(fù)雜了！面對(duì)這種情況，我給我院人事處的同志說(shuō)，下次不用這個(gè)軟件了。

內(nèi)容概要

　　《現(xiàn)代辦公實(shí)用技能》不僅可以作為高職高專文秘專業(yè)教材和公共選修課教材，也可以作為從事文秘工作或其他行政管理工作人員的自學(xué)教材、公務(wù)員的培訓(xùn)教材和電腦愛(ài)好者的參考書?！冬F(xiàn)代辦公實(shí)用技能》具有以下特色：　　★講授國(guó)家頒布的公文格式、公文處理辦法和公文錄入技能?！　　锝淌谶\(yùn)用office辦公軟件解決實(shí)際工作常見(jiàn)問(wèn)題的實(shí)用技能?！　　锝榻B傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)／攝像機(jī)、光盤刻錄機(jī)、投影儀等現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和維護(hù)常識(shí)?！　　锔健秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》等公文規(guī)定，方便讀者查閱使用。

書籍目錄

前言緒論第一章 公文制作與處理第一節(jié) 公文的概念、特點(diǎn)與功能一、公文的概念二、公文的特點(diǎn)三、公文的功能第二節(jié) 國(guó)家頒布的公文格式標(biāo)準(zhǔn)第三節(jié) 公文格式詳解一、眉首二、主體三、版記第四節(jié) 公文處理第五節(jié) 公文的種類一、黨的機(jī)關(guān)公文種類二、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文種類第六節(jié) 公文行文規(guī)則第七節(jié) 發(fā)文辦理第八節(jié) 收文辦理第九節(jié) 公文歸檔第十節(jié) 公文管理第十一節(jié) 公文錄入與打印一、公文模板的制作二、公文文字錄入與公文打印練習(xí)題第二章 計(jì)算機(jī)應(yīng)用實(shí)用技能第一節(jié) Word實(shí)用技能一、怎樣創(chuàng)建Word文檔目錄二、怎樣取消頁(yè)眉、頁(yè)腳中的橫線三、怎樣在縱向文檔中插入橫向頁(yè)面四、怎樣避免插入的文字覆蓋其右邊的文字五、怎樣給小冊(cè)子的目錄和正文分別編排頁(yè)碼六、怎樣使頁(yè)眉文字隨著頁(yè)面正文內(nèi)容變化七、怎樣創(chuàng)建跨欄標(biāo)題八、怎樣快速定位到長(zhǎng)文檔的指定頁(yè)面九、怎樣快速修改同一文檔中的多處相同的錯(cuò)誤或格式十、怎樣使同一表格的后續(xù)頁(yè)中顯示同一表頭十一、怎樣為漢字加注漢語(yǔ)拼音十二、怎樣為Word文檔設(shè)置密碼十三、怎樣給表格美容十四、怎樣制作組織結(jié)構(gòu)圖十五、怎樣輸入小寫中文年月日十六、怎樣套打證書和獎(jiǎng)狀十七、怎樣打印會(huì)議用座位牌十八、怎樣打印與紙張同大的文字十九、怎樣為長(zhǎng)文檔建立文檔結(jié)構(gòu)圖二十、怎樣一次性刪除多處空行二十一、怎樣用快捷鍵輸入上下標(biāo)二十二、怎樣快速合并多個(gè)Word文檔二十三、怎樣在同一頁(yè)面中實(shí)現(xiàn)文字的縱橫混合排版二十四、怎樣使多于一行的標(biāo)題文字按一行顯示二十五、怎樣在工具欄上創(chuàng)建“公式編輯器”按鈕二十六、怎樣實(shí)現(xiàn)文本與表格之間的相互轉(zhuǎn)換二十七、怎樣使Word中的多個(gè)姓名按照一列排列二十八、怎樣創(chuàng)建分欄頁(yè)碼二十九、怎樣取消系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)三十、怎樣用快捷鍵實(shí)現(xiàn)英文單詞的首字大寫三十一、怎樣重疊標(biāo)題三十二、怎樣在Word里處理數(shù)據(jù)三十三、怎樣將PDF文檔轉(zhuǎn)變?yōu)閃ord文檔第二節(jié) Excel實(shí)用技能一、怎樣在單元格內(nèi)強(qiáng)行換行和快速調(diào)整行高和列寬二、怎樣實(shí)現(xiàn)窄表格按頁(yè)面寬度排版三、怎樣在單元格內(nèi)輸入數(shù)學(xué)中的分?jǐn)?shù)四、怎樣在單元格內(nèi)輸入能參與運(yùn)算的、前面帶“0”的數(shù)字五、怎樣在某一列單元格中輸入數(shù)字后自動(dòng)顯示數(shù)據(jù)的單位六、怎樣在某一列單元格中輸入數(shù)字后自動(dòng)加上前綴數(shù)字七、怎樣在某一列單元格中輸入文字后自動(dòng)加上相同的后綴文字八、怎樣在某一列單元格中輸入文字后自動(dòng)同時(shí)加上相同的前綴和后綴文字九、怎樣將不同單元格的數(shù)據(jù)(含文字)相加后在同一個(gè)單元格顯示十、怎樣從已知單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)中提取出指定位置的字符十一、怎樣使單元格自動(dòng)識(shí)別某些數(shù)字并用顏色突出顯示十二、怎樣快速錄入時(shí)間段十三、怎樣按需分頁(yè)十四、怎樣輸入圖形特殊字符十五、怎樣用快捷鍵輸入當(dāng)前日期和時(shí)間十六、怎樣實(shí)現(xiàn)即時(shí)查看選中數(shù)據(jù)的最大值、最小值、平均值等信息十七、怎樣制作單元格的下拉菜單十八、怎樣在單元格內(nèi)輸入上下標(biāo)十九、怎樣給工資條增加表頭和空行二十、怎樣在同一個(gè)工作簿內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享二十一、怎樣自行設(shè)置公式進(jìn)行數(shù)據(jù)處理二十二、怎樣使一列數(shù)據(jù)自動(dòng)顯示出每個(gè)數(shù)據(jù)的大小排序二十三、怎樣根據(jù)職工身份證號(hào)碼自動(dòng)提取其性別和出生日期信息二十四、怎樣制作日歷二十五、怎樣實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算職工的實(shí)際收入二十六、怎樣實(shí)現(xiàn)根據(jù)職工年度考核結(jié)論自動(dòng)確定其年終獎(jiǎng)金二十七、怎樣實(shí)現(xiàn)由系統(tǒng)自動(dòng)復(fù)核數(shù)據(jù)的正誤二十八、怎樣隱藏和保護(hù)所設(shè)公式不被他人修改二十九、怎樣隱藏或顯示隱藏的工作表三十、怎樣運(yùn)用函數(shù)快速篩選出符合條件的數(shù)據(jù)三十一、怎樣快速統(tǒng)計(jì)學(xué)歷比例三十二、怎樣根據(jù)已知數(shù)據(jù)生成柱形圖三十三、怎樣利用高級(jí)篩選提取所需數(shù)據(jù)三十四、怎樣運(yùn)用郵件合并實(shí)現(xiàn)批量打印學(xué)生成績(jī)冊(cè)三十五、怎樣運(yùn)用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)補(bǔ)考學(xué)生名單的統(tǒng)計(jì)三十六、在郵件合并時(shí)，怎樣在Word文檔中顯示出Excel單元格中的完整數(shù)據(jù)三十七、怎樣讓單元格不顯示“0”三十八、怎樣使Excel計(jì)算出來(lái)的數(shù)據(jù)與手工計(jì)算的結(jié)果一致三十九、怎樣突破IF函數(shù)的內(nèi)嵌限制第三節(jié) PowerPoint實(shí)用技能一、怎樣創(chuàng)建幻燈片的導(dǎo)航條二、怎樣創(chuàng)建具有鏈接功能的文本三、怎樣使PowerPoint自動(dòng)循環(huán)播放四、怎樣將PowerPoint轉(zhuǎn)換為Word文檔第四節(jié) 網(wǎng)絡(luò)暢游實(shí)用技能一、怎樣快速輸入網(wǎng)址二、怎樣在網(wǎng)上查找所需要的資料三、怎樣下載網(wǎng)上資料四、怎樣將Word文檔中的圖片提取出來(lái)五、怎樣從校外訪問(wèn)校園網(wǎng)六、怎樣才能實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)虛擬校園網(wǎng)與訪問(wèn)外網(wǎng)(Internet)兩不誤第五節(jié) Outlook應(yīng)用實(shí)用技能一、怎樣管理聯(lián)系人信息二、怎樣運(yùn)用“日歷”提前做好工作安排三、怎樣運(yùn)用“日記”自動(dòng)完成備忘錄的工作四、怎樣運(yùn)用“任務(wù)”制訂工作計(jì)劃五、怎樣運(yùn)用“便箋”隨時(shí)提醒你處理緊急事務(wù)六、怎樣運(yùn)用郵件合并群發(fā)郵件練習(xí)題第三章 光盤刻錄機(jī)使用實(shí)用技能第一節(jié) 光盤刻錄機(jī)的使用方法一、驅(qū)動(dòng)程序的安裝二、刻錄軟件的安裝三、光盤刻錄的基本方法四、刻錄光盤時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題第二節(jié) 光盤刻錄機(jī)的維護(hù)方法練習(xí)題第四章 打印機(jī)使用實(shí)用技能第一節(jié) 激光打印機(jī)的使用方法第二節(jié) 激光打印機(jī)的維護(hù)方法第三節(jié) 怎樣使多臺(tái)計(jì)算機(jī)共享使用同一臺(tái)激光打印機(jī)一、主機(jī)設(shè)置二、客戶機(jī)的安裝與配置思考題第五章 傳真機(jī)使用實(shí)用技能第一節(jié) 傳真機(jī)的使用一、傳真機(jī)的連接二、發(fā)送傳真前的準(zhǔn)備三、發(fā)送傳真四、接收傳真五、通話請(qǐng)求六、無(wú)紙化傳真第二節(jié) 傳真機(jī)的維護(hù)思考題第六章 掃描儀使用實(shí)用技能第一節(jié) 掃描儀的使用方法一、掃描儀的安裝方法二、掃描儀的使用方法第二節(jié) 掃描儀的維護(hù)方法一、平時(shí)的清潔維護(hù)二、常見(jiàn)故障的維護(hù)練習(xí)題第七章 復(fù)印機(jī)使用實(shí)用技能第一節(jié) 復(fù)印機(jī)的使用常識(shí)第二節(jié) 復(fù)印機(jī)的日常保養(yǎng)與維護(hù)思考題第八章 投影機(jī)使用實(shí)用技能第一節(jié) 投影機(jī)的使用常識(shí)第二節(jié) 投影機(jī)的保養(yǎng)常識(shí)第三節(jié) 投影機(jī)簡(jiǎn)單故障的處理思考題第九章 數(shù)碼照相機(jī)使用實(shí)用技能第一節(jié) 數(shù)碼相機(jī)的握持方法及拍攝方法一、握持方法二、拍攝方法第二節(jié) 怎樣確定正確的曝光量一、曝光量與快門、光圈的關(guān)系二、快門優(yōu)先三、光圈優(yōu)先四、景深五、光圈優(yōu)先的應(yīng)用六、快門優(yōu)先的應(yīng)用第三節(jié) 怎樣使用好數(shù)碼相機(jī)閃光燈第四節(jié) 攝影構(gòu)圖原則第五節(jié) 數(shù)碼相片的下載第六節(jié) 數(shù)碼相機(jī)的保養(yǎng)第七節(jié) 數(shù)碼相機(jī)的另類應(yīng)用思考題第十章 數(shù)碼攝像機(jī)使用實(shí)用技能第一節(jié) 數(shù)碼攝像機(jī)使用前應(yīng)該注意的問(wèn)題第二節(jié) 數(shù)碼攝像機(jī)使用過(guò)程中應(yīng)該注意的問(wèn)題第三節(jié) 數(shù)碼攝像機(jī)使用后應(yīng)該注意的問(wèn)題第四節(jié) 攝像機(jī)常見(jiàn)故障維護(hù)思考題《現(xiàn)代辦公實(shí)用技能》教學(xué)建議附錄國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》涉及的幾個(gè)具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)國(guó)務(wù)院公文主題詞表參考答案參考文獻(xiàn)后記

章節(jié)摘錄

　　第一章 公文制作與處理　　第一節(jié) 公文的概念、特點(diǎn)與功能　　一、公文的概念　　公文是公務(wù)文書或公務(wù)文件的簡(jiǎn)稱，是國(guó)家機(jī)構(gòu)與其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的規(guī)范文體格式，經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的具有法定效用的書面文字材料，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家政策、方針，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具?！　《?、公文的特點(diǎn)　　公文具有以下四大特點(diǎn)：　?。ㄒ唬┯煞ǘㄗ髡咧瓢l(fā)　　公文的法定作者，指依法成立并能以自己名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的國(guó)家機(jī)構(gòu)與其他社會(huì)組織（以下統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)），公文必須以這些機(jī)關(guān)的名義或其法定代表人的名義制發(fā)。發(fā)文機(jī)關(guān)必須依照法定權(quán)限和職能制發(fā)公文，不能越權(quán)行文、違法違章行文?！　。ǘ┓ǘǖ默F(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用　　執(zhí)行效用指信息對(duì)有關(guān)方面行為的強(qiáng)制性影響。公文直接形成于內(nèi)容所針對(duì)的現(xiàn)實(shí)公務(wù)活動(dòng)中，對(duì)受文者及其他有關(guān)方面的行為將產(chǎn)生為法律法規(guī)所規(guī)定的不同程度的強(qiáng)制性影響，如在規(guī)定的時(shí)間、空間范圍和機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)，強(qiáng)制執(zhí)行內(nèi)容，強(qiáng)制閱讀、辦理，強(qiáng)制復(fù)文等?！　。ㄈ┚哂幸?guī)范的體式　　為了維護(hù)公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性與有效性，方便公文的寫作與處理，國(guó)家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等形式，對(duì)公文的文體、結(jié)構(gòu)、格式進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，公文制發(fā)者必須認(rèn)真遵循這些規(guī)范?！　。ㄋ模┞男蟹ǘǔ绦颉　楸ＷC公文的有效性，國(guó)家有關(guān)機(jī)構(gòu)規(guī)定了各類公文的生成程序，必須履行這些程序，公文才能產(chǎn)生法定效用。

圖書封面

評(píng)論、評(píng)分、閱讀與下載

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